Внедрение электронного документооборота не стоит на месте. Компании обмениваются файлами с налоговой, банками, контрагентами. Однако право организации отправлять бумаги на проверку в ИФНС через ТКС до сих пор не реализовано. Все дело в отсутствии цифровых форматов первички.

Споры о необходимости утверждения форматов первичных документов ведутся довольно долго. В соответствии с положениями статей 93 и 93.1 НК, при истребовании налоговыми органами в рамках контрольных мероприятий документов, они могут быть отправлены в инспекцию в электронном виде. Вот только Налоговый кодекс содержит уточнение, что бумаги должны быть сформированы по установленным форматам. Однако для первички таковых разработано не было. И вот проблема начала решаться. С одной стороны, в связи с принятием нового Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года, который вступит в силу с января 2013 года, отменяются унифицированные формы первичных документов. С другой, — налоговая служба приступила к разработке электронных аналогов этих бумаг. Вам кажется, в этом есть некоторое противоречие? Инспекторы так не считают. Давайте попытаемся разобраться в этом ребусе.

Между собой

Уже сегодня многие организации предпочитают отправлять первичные документы своим контрагентам не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Такой способ передачи данных является быстрым и безопасным, так как сторонние пользователи не могут перехватить важные письма. При этом документы считаются легитимными, так как они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая гарантирует, что файл заверен уполномоченным представителем организации и после визирования не менялся. Удобство такому общению с контрагентами добавляет возможность корректировать файл прямо в сети, проверять все данные перед тем, как заверить его ЭЦП. Без компьютерных технологий для исправления ошибок приходится заново везти бумагу контрагенту, ждать, пока она вернется обратно. Это сильно осложняет работу между компаниями из разных городов.
В электронном общении фирмы нашли отличный выход решения насущных задач. Но очевидно, что у каждой организации возникают опасения: не появится ли впоследствии необходимость переводить имеющиеся электронные документы на бумажные носители, если налоговики попросят представить их в рамках налоговой проверки.
В разное время чиновники высказывали различные мнения по этому вопросу. Так в письме от 14 июня 2011 года N 03-02-07/1-190 Минфин пояснил, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, может являться бумагой, подтверждающей расходы налогоплательщика. Данное утверждение верно, если в действующем законодательстве нет прямого запрета на составление того или иного бланка в электронном виде. Однако уже несколько месяцев спустя Минфин России в письме от 26 августа 2011 года N 03-03-06/1/521 подтвердил, что представлять по запросу налоговиков файлы, составленные в электронном виде не по установленным форматам, нужно на бумажном носителе. Для этого их следует распечатать и сделать отметку о том, что документ был подписан цифровой подписью.

Сам себе хозяин

Не так давно налоговики пояснили, с чем связано столь противоречивое прочтение законодательства. В соответствии с положениями статей 93 и 93.1 НК, при истребовании налоговыми органами у компании документов в рамках контрольных мероприятий, они могут быть составлены в электронном виде по установленным форматам.
При этом первичка не имеет цифровых аналогов, и не определено, кто именно должен заняться их разработкой. Поэтому никто не может лишить организацию права самостоятельно установить форматы для электронного обмена. Тем более, что вступающий в силу с 2013 года закон «О бухгалтерском учете» формально отменяет обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов.
Почему же инспекторы не призывают каждого создавать собственные стандарты первички? Сотрудники налоговых органов заявляют, что организации-контрагенты могут отправлять компании первичку в разных форматах, и у фирмы сформируется «разношерстный» архив бумаг. И это уже создает целый ряд сложностей. С одной стороны — бухгалтеру самому будет неудобно ориентироваться в таком «калейдоскопе» бумаг, с другой — налоговые органы реально смогут принимать электронные документы только в том формате, который есть у ИФНС.

Обсуждаем сообща

Понимая, что без единого образца обойтись не удастся, ФНС решило создать некие стандарты первичной документации, которые будут использоваться всеми без исключения компаниями. Но для того, чтобы не ущемить интересы организаций, у которых есть законное право на самостоятельную разработку форматов, инспекторы решили привлечь к обсуждению проектов специалистов самих фирм. Все желающие могут ознакомиться с разработками чиновников и высказать свои пожелания на форуме Налоговой службы (forum.nalog.ru). Причем фискалы, призывая специалистов оставить свои отзывы, заботятся не о доброжелательных отношениях с налогоплательщиками. Задумка публичного обсуждения в другом: если проекты ФНС будут содержать неудобные для организаций шаблоны, ведомству придется довольно долго исправлять возникающие при заполнении этих бланков ошибки или дорабатывать форматы. Фискалы пытаются исключить эти сложности. Формированием первички занимаются сотрудники организаций: именно они знают, какие графы нужны для того, чтобы вся необходимая информация была отражена в документах.

Первые ласточки

Сегодня для обсуждения предлагается два формата документов. Это ТОРГ12 и акт приемки-сдачи работ (оказания услуг). По статистическим выборкам налоговых органов именно эти бумаги наиболее часто запрашиваются инспекциями при камеральных проверках (после счетов-фактур).
При создании первых шаблонов требовалось учесть некоторые ограничители к бланкам электронной первички — это стандарты бумажных версий этих же бумаг. Так при разработке формата ТОРГ12 нужно взять в расчет, что в настоящее время действует унифицированный документ, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132. Поэтому предложенный инспекторами стандарт файла содержит все утвержденные этим актом реквизиты, а также поля «дополнительные сведения», в них налогоплательщик может вписать любую информацию, которой он считает целесообразным обмениваться с контрагентом.
Утвержденной формы Акта приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому при разработке электронного формата за основу были взяты требования статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики постарались включить в документ те детали, которые могут понадобиться компаниям. В частности, акт может формироваться по нескольким видам работ (услуг), содержать информацию о претензиях и необходимых доработках. То есть все проблемы, которые возникают у фирм при подписании этой бумаги, учтены в цифровом варианте.
В дальнейшем специалисты ФНС будут представлять на обсуждение все новые разработки первичных учетных документов, в зависимости от частоты их использования организациями. Создание электронных стандартов только начинается, и, скорее всего, это будет довольно длительная работа. Но результат стоит потраченных усилий. ФНС делает ставку на удаленное общение с организациями: количество камеральных проверок в несколько раз больше, чем выездных. И обсуждаемые сегодня вопросы помогут сократить время и силы бухгалтера, которому предстоит отправить документы в инспекцию.

• · Электронная первичка (И. Голова, «Расчет», N 3, март 2012 г.)