Этап заключения договора
Во-первых, определить отдел (группу сотрудников), ведущих переговоры с потенциальными контрагентами о заключении договора на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и закрепить их обязанность по запросу у потенциального контрагента определенного перечня документов (исходя из перечня документов, упомянутых выше).
Во-вторых, после получения данных документов закрепить за юридическим отделом компании обязанность по проведению юридического анализа данных документов, результаты которого будут фиксироваться в виде справки/отчета.
В-третьих, параллельно с тем, как юридический департамент будет проводить юридический анализ полученных документов, необходимо провести сбор дополнительной информации о потенциальном контрагенте из общедоступных источников информации либо платных баз данных, которые помогут сформировать представление о контрагенте. По результатам сбора дополнительной информации необходимо сформировать «досье» на потенциального контрагента.
В-четвертых, установить лица, которые ответственны за принятие решение об утверждении потенциального контрагента в качестве контрагента Вашей компании (на основании собранного досье и информации, предоставленной юридическим отделом после проведения юридического анализа документов потенциального контрагента).
Этап заключения договора
После того, как решение о сотрудничестве с данным контрагентом принято вашей компанией, наступает следующий этап — заключение договора.
На данном этапе тоже желательно предусмотреть ряд процедур, которые свидетельствовали бы о том, что ваша компания проявляет «должную осмотрительность».
Во-первых, если возможно, то пригласить уполномоченных представителей контрагента на встречу, для подписания договора. Так у вашей компании появится уверенность в том, что договор подписан уполномоченным на то лицом, и его подпись на документе самая что ни на есть настоящая. Если такой вариант развития событий невозможен в силу ряда причин (например, большое количество контрагентов либо контрагент находится в другом регионе), то риск того, что договор будет подписан неустановленным лицом, возрастает, а вместе с ним и риск налоговых доначислений.
Во-вторых, следует сохранять всю переписку с выбранным контрагентом относительно формулировок условий договора, планируемых сроков поставки товаров (выполнения работ, и т.д.) и других условий взаимодействия с ним. Данная переписка сможет служить для суда доказательством того, что ваша компания рассматривала данного контрагента в качестве серьезного бизнес-партнера.
Итак, мы определились с рядом мер, которые могут помочь вашей компании доказать налоговому органу и суду, что она действовала с «должной осмотрительностью» при выборе контрагентов, и ее налоговая выгода является обоснованной.
Кроме того, целесообразно будет предусмотреть процедуры проверки «добросовестности» контрагентов в период сотрудничества с ними. Например, периодически (раз в полгода или чаще) запрашивать у них документы, подтверждающие исполнение ими своих налоговых обязанностей.
Не стоит упоминать, что вышеизложенные меры должны не только быть формализованы в отдельном внутреннем документе вашей компании, но и постоянно применяться на практике.
Помимо всего вышеизложенного особое внимание следует уделить наличию и качеству документов, фактически подтверждающих проведение соответствующих хозяйственных операций с контрагентами (договоры, счета, счета-фактуры, акты, иные первичные документы), поскольку именно они будут служить основанием для получения вашей компанией обоснованной налоговой выгоды.
Примечание. Источники информации
Для сбора дополнительной информации о потенциальном контрагенте вашей компанией могут быть использованы следующие источники:
— http://egrul.nalog.ru — данные о регистрации потенциального контрагента в качестве юридического лица (т.е. можно убедиться, что соответствующая организация существует, и посмотреть ее адрес, ИНН и т.д.):
— http://search.vestnik-gosreg.ru — данные о том, не принято ли в отношении потенциального контрагента решение об исключении его из ЕГРЮЛ как недействующего:
— http://service.nalog.ru — для проверки потенциального контрагента на предмет его регистрации по адресу «массовой» регистрации:
— http://rnp-gz.fas.gov.ru — реестр недобросовестных контрагентов, который ведется ФАС России:
— http://www.spark.interfax.ru — база данных, содержащая информацию по всем зарегистрированным юридическим лицам России, Украины и Казахстана. Включает в себя данные, предоставляемые федеральными государственными службами, министерствами и ведомствами, ключевыми СМИ и другими источниками:
— http://www.fssprus.ru — реестр должников — организаций и индивидуальных предпринимателей Федеральной службы судебных приставов России:
— http://services.fms.gov.ru/ — информация Федеральной Миграционной Службы России о действительности паспортов.
В заключение следует отметить, что применение на практике вышеизложенного комплекса мер по проверке «добросовестности» контрагентов не может гарантировать вашей компании отсутствие претензий со стороны налогового органа относительно получения необоснованной налоговой выгоды, а является лишь средством снижения рисков в данной области.
Предсказать, какое решение примет суд в том или ином случае, не представляется возможным, поскольку исследование вопроса о проявлении налогоплательщиком «должной осмотрительности» при выборе контрагентов всегда носит субъективный характер.
Однако, несмотря на то, что внедрение и применение на практике процедуры проверки контрагентов потребует от Вашей компании временных, административных и денежных ресурсов, наличие четкой процедуры сможет в ряде случаев избавить Вашу компанию от необоснованных доначислений налогов, пеней и штрафов, а в суде Вы сможете всегда достаточно убедительно доказать проявление «должной осмотрительности» при выборе контрагентов.
- · Минимизация налоговых рисков при выборе контрагентов (И. Панина, «Консультант», N 1, январь 2011 г.)