При расчете с контрагентами после перечисления денежных средств у другой стороны договора возникает обязанность по отгрузке продукции (товаров, работ, услуг) и оформлению документов, которые служат экономическим оправданием и подтверждением совершенных организацией расходов. При этом особое внимание должно уделяться правилам оформления первичных документов.
Рутинная, казалось бы, операция принятия расходных документов к учету может привести к неоднозначным ситуациям.
Несмотря на имеющееся множество инструкций и указаний по заполнению первичных документов, постоянно возникают различные трудности.
Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при заполнении товарной накладной N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Эта накладная является унифицированной формой первичного документа, являющегося основанием для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у сдающей стороны и оприходования ТМЦ у принимающей стороны. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Приказ N 34н).
Указание полных реквизитов
Если адрес грузополучателя и плательщика не совпадает, нередкой ошибкой является указание адреса доставки в обеих графах, тогда как правильным является указание в графе «Плательщик» юридического адреса, а в графе «Грузополучатель» — фактического адреса доставки товара.
Не всегда из-за экономии времени заполняются данные о банковских реквизитах контрагентов.
В п. 13 Приказа N 34н перечислены обязательные реквизиты, которые должны содержать первичные учетные документы. При этом необходимо обратить особое внимание на положение абз. 2 п. 13 данного Приказа, согласно которому первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, и утверждены организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 настоящего пункта.
В НК РФ предусмотрено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, а расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, т.е. затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, составленными по обычаям делового оборота (применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы).
По формальным основаниям при незаполнении каких-либо реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (в частности, ИНН, КПП, банковских реквизитов грузоотправителя и грузополучателя в товарной накладной по форме N ТОРГ-12), документ не будет считаться правильно оформленным.
Как показывает судебная практика (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу N А33-22358/2009, от 24.09.2010 по делу N А19-28836/09), незаполнение банковских реквизитов грузоотправителя и грузополучателя не свидетельствует об отсутствии факта совершения соответствующей операции. Вместе с тем отсутствие указанных реквизитов может стать причиной для судебного спора с налоговыми органами, которые посчитают это достаточным основанием для отказа в возмещении НДС.
Поэтому самый простой способ избежать возможных разногласий с налоговым органом — полное и корректное заполнение всех реквизитов товарной накладной.
Подпись неустановленного лица
Примерами некорректного оформления первичных документов могут служить несоответствие подписи уполномоченного лица расшифровке или отсутствие расшифровки, а также подписание первичных документов неустановленным лицом или использование факсимильной подписи. Это нарушение может выглядеть по-разному, но последствия всегда имеет неприятные.
Одним из обязательных для наличия и заполнения реквизитов, обусловленных законодательством, является наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Требование на первый взгляд всем понятное и простое, но условием его надлежащего исполнения является жесткий контроль за поступающей документацией, так как не все контрагенты добросовестно относятся к заполнению реквизитов первичных документов.
Бывает, что в организациях с большим документооборотом генеральный директор и главный бухгалтер физически не могут подписывать отгрузочные документы и издают приказ (доверенность), по которому право подписи этих документов делегируется другим лицам (кладовщикам, менеджерам и т.п.). Они же, подписывая накладные, не указывают номер доверенности (приказа), дающий полномочия на подписание документов, а также не делают расшифровку своей подписи, зачастую оставляя незаполненным вбитые в печатную форму Ф.И.О. генерального директора и (или) главного бухгалтера. Это и называется подписью неустановленного лица: если расшифровки в документах стоят разные, а подпись одна и та же.
Иногда на накладных вместо оригинальной подписи шариковой ручкой ставят факсимиле генерального директора (главного бухгалтера) и считают документ оформленным. В Определении ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 отмечено, что накладная является первичным учетным документом, который составляется по установленной форме и должен содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственных операций. Рассматривая спор по делу, нижестоящий суд указал, что истцом не представлено письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи. Кроме того, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам в том числе относятся и товарные накладные по форме N ТОРГ-12, поскольку они являются первичной учетной документацией по учету торговых операций (Постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2007 по делу N А09-8896/06-4).
Судебная практика неоднозначна: в некоторых случаях суд подтверждает правомерность принятия сумм по товарной накладной на расходы при отсутствии расшифровки подписи уполномоченного лица, но есть и случаи отказа в налоговом вычете со ссылкой на то, что документ подписан неустановленным лицом. В каждой конкретной ситуации руководитель должен на свой страх и риск принимать решение о включении сумм в расходы по оформленным таким образом накладным. Проще и безопаснее, однако, попросить контрагента поставить расшифровку подписи. Если подписавшее накладную лицо не является руководителем организации, указать документ (доверенность, приказ), по которому право подписи имеет данный сотрудник.
Рассмотрев некоторые аспекты оформления первичных документов и обратив внимание на наиболее распространенные ошибки, приведем простые правила оценки первичного документа на предмет правильности оформления, ведь не всегда «первичку» принимает опытный бухгалтер:
1) проверить соответствие указанных в накладной номенклатуры и количества товара реально полученным;
2) убедиться в наличии печати и подписей — если в расшифровках стоят разные фамилии, а подпись в обоих случаях одна — это, скорее всего, подпись доверенного лица, но без указания приказа или доверенности она может быть рассмотрена как подпись неустановленного лица и накладная будет признана недействительной. Помнить, что не допускаются факсимиле подписей;
3) проверить полноту реквизитов грузополучателя, грузоотправителя, поставщика и плательщика, в том числе банковских. В случае если адрес доставки отличается от адреса плательщика, в графе «Плательщик» должен быть указан юридический адрес организации, а в графе «Грузополучатель» — фактический адрес доставки.
Своевременно и правильно оформленные первичные документы могут существенно снизить риски претензий со стороны налоговой инспекции.
«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2011, N 35