При приеме на работу многие сотрудники получают доступ к электронной почте, организованной работодателем.
Переписка по электронной почте используется в том числе для получения и отсылки важной корреспонденции.
Каковы права работодателей на доступ к электронной почте сотрудников?
Необходимо отметить, что эти права отличаются в зависимости от законодательства соответствующей страны.
Франция
Во Франции права работодателей в части мониторинга использования сотрудниками электронной почты ограничено определенными правилами:
- информация о системе мониторинга должна быть доведена до сведения сотрудника;
- мониторинг должен производиться с предварительного согласия рабочих советов;
- соответствующее уведомление должно быть отправлено в национальную комиссию, которая занимается защитой баз данных;
- мониторинг должен быть обоснованным и базироваться на законных требованиях профессиональной деятельности (продуктивность, безопасность, защита от вторжения или вирусов и т. д.);
- ограничение прав и свобод работников должно быть пропорционально требованиям профессиональной деятельности;
- мониторинг должен быть адекватным и проводиться в недискриминационной процедуре. Например, определенное частное использование электронной почты сотрудниками считается приемлемым, поэтому общий запрет частного использования электронной почты будет рассматриваться как недопустимый и несоразмерный.
Французские компании, намеревающиеся отслеживать электронную почту, обычно разрабатывают специальную политику в этом отношении.
Если соответствующие правила не соблюдаются, работодатель не может использовать электронные сообщения в качестве подтверждения вины и нарушений сотрудников. Соответственно, дисциплинарные меры (например, увольнение) не могут в этом случае применяться.
При этом следует отметить следующие важные положения. Если сообщения помечены как личные, они не могут подпадать под мониторинг работодателя даже в том случае, если работодатель запрещает использование электронной почты для личного пользования. В противном случае это явится нарушением французских законов о защите частной информации и конфиденциальности переписки. Открыть личные сообщения можно только в случае существования специальных рисков для компании.
Существует также некоторая судебная практика относительно вышеуказанных вопросов:
- пометка файла инициалами физического лица не рассматривается в качестве персональной информации;
- названия файла — «мои документы» — не достаточно, чтобы объявить информацию персональной;
- материалы порнографического характера не рассматриваются в качестве персональной информации.
Великобритания
Как правило, работодатели не могут читать электронные сообщения без согласия обоих — как отправителя, так и получателя.
Если работодатель намеревается отслеживать электронные сообщения, он должен проинформировать об этом сотрудников.
Такое информирование может осуществляться посредством включения соответствующих положений в трудовой контракт или во внутреннюю процедуру по использованию электронной почты.
В политиках об использовании электронной почты должны четко отражаться:
- обстоятельства, при которых работник может использовать рабочую почту для личного пользования;
- то, до какой степени частное использование возможно;
- то, в каком объеме осуществляется мониторинг и какими способами он проводится;
- санкции за невыполнение политик.
Мониторинг электронной почты в том числе разрешается для того, чтобы
- обеспечить соблюдение применимого законодательства;
- обнаружить несанкционированное использование;
- предотвратить уголовно наказуемую деятельность.
В недавнем деле Высший Суд по делу Fairstar Heavy Transport NV v Adkins and another подтвердил общий принцип английских судов, заключающийся в том, что права собственности не существуют в отношении информации, и применил этот принцип в отношении электронных сообщений.
Соответственно, работодатель не имеет права собственности на содержание электронных сообщений своих сотрудников.
США
В США в большинстве случаев работодатели могут отслеживать электронные сообщения сотрудников.
Считается, что компания является собственником электронной почты и поэтому имеет право отслеживать ее содержание.
При этом отслеживаться могут сообщения не только посланные через корпоративную систему электронной связи, но и через личный электронный ящик работника (например, на Google или Yahoo), если это сообщение было послано с рабочего терминала.
Хотя существуют и судебные решения и об обратном. Например, в деле Stengart v. LovingCare Agency, Inc., 2010 WL 1189458 Высший Суд Нью-Джерси признал нарушением чтение личного электронного сообщения, посланного работником со своего личного e-mail на Yahoo, при использовании терминала работодателя, своему юристу.
Суд признал, что в данном деле должны применяться правила конфиденциальности между физическим лицом и юристом даже в том случае, если работодатель придерживается общей политики о том, что сотрудник не имеет частности в корреспонденции, проходящей через оборудование компании.
В деле Holmes v. Petrovich Development Company, LLC суд Калифорнии принял решение, согласно которому электронные сообщения, посланные сотрудником своему юристу с компьютера компании и через рабочую систему электронной почты не подпадают под правила конфиденциальности между физическим лицом и юристом.
Суд отметил, что сотрудник был извещен о том, что компьютеры должны использоваться только в нуждах компании, что компания будет осуществлять мониторинг своей системы, и что сотрудники не имеют права частности переписки.
Австралия
В Австралии работодатель имеет право доступа к электронным сообщениям сотрудников при соблюдении работодателем определенных правовых норм.
Например, в Южном Уэльсе в Австралии действует Акт о наблюдении 2005 года, который устанавливает требование работодателей письменно извещать сотрудников по крайней мере за 14 дней о таком отслеживании электронной почты.
Работодатели могут время от времени просматривать почту сотрудника, особенно если он находится в отпуске, а информация касается бизнес вопросов, если сотрудник покинул компанию.
В любом случае такой доступ должен базироваться на внутренних процедурах компании, разрешающих это.
Причины, по которым работодатель может на законном основании просматривать сообщения сотрудников с рабочих терминалов, могут быть различными: распространение порнографии, совершение мошенничества, нарушение положений о конфиденциальности.
Однако доступ к личным ящикам сотрудников например на Gmail или Google, даже если сотрудник использует при этом оборудование и терминал работодателя, является нарушением частности переписки (http://www.worldbiz.ru).