Проведение инвентаризации должно закончиться до утверждения годовой отчетности акционерами (участниками) и ее сдачи в налоговую инспекцию (до 30 марта).

Записи по исправлению ошибок датируются либо датой окончания инвентаризации, либо 31 декабря отчетного года. Если бухгалтерская отчетность утверждена и сдана, никаких изменений в нее вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки должны быть исправлены в текущем году.

В случае выявления излишек тех или иных ценностей (основных средств, товарно-материальных ценностей), они приходуют и отражают на соответствующих счетах бухгалтерского учета (счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары»). Данное имущество учитывают по рыночной стоимости (с учетом амортизации) на дату проведения инвентаризации.

В бухгалтерском учете данных хозяйственные операции отражаются следующими записями:

Дебет 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы»	Отражено оприходование основного средства (нематериального актива), выявленного в процессе инвентаризации (по рыночной стоимости с учетом амортизации)
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары»	Отражено оприходование излишков материалов (товаров) по рыночным ценам
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

Дебет 50 «Касса»	Отражено оприходование денежной наличности (денежных документов), выявленных в результате инвентаризации
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

В отличие от бухгалтерского учета, налоговый учет предполагает включение выявленных излишек в состав внереализационных доходов (согласно ст. 250 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ)).

Стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 02 «Амортизация основных средств»	Отражено списание амортизации по недостающим основным средствам
Кредит 01 «Основные средства»

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Отражено списание остаточной стоимости недостающих основных средств;
Кредит 01 «Основные средства»

Дебет 05 «Амортизация нематериальных активов	Отражено списание амортизации по недостающим нематериальным активам
Кредит 04 «Нематериальные активы»

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Отражено списание остаточной стоимости нематериальных активов
Кредит 04 «Нематериальные активы»

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Отражена недостача материальных ценностей и товаров
Кредит 10 «Материалы», 41 «Товары»

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Отражена недостача денежных средств в кассе организации
Кредит 50 «Касса»

В случае выявления недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, происходит списание на счета по учету расходов и учитывается при налогообложении прибыли. Если выявлена недостача сверх норм естественной убыли, то результат списывается на виновных лиц, либо в случае, если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Списание недостач в бухгалтерском учете отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу»	Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Списана недостача сверх норм естественной убыли на виновных лиц
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Дебет 91-2 «Прочие расходы»	Списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании с них недостачи отказано судом)
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

В случае выявления задолженности с истекшим сроком исковой давности (три года), данная задолженность списывается с баланса организации. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 91-2 «Прочие расходы»	Списана дебиторская задолженность по сроку исковой давности (если организация не создавала резерв по сомнительным долгам)
Кредит 62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Дебет 63 «Резерв по сомнительным долгам»	Списана дебиторская задолженность по сроку исковой давности (если организация создавала резерв по сомнительным долгам)
Кредит 62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»