Прежде всего скажем, что сейчас в большинстве случаев компенсация полагается только при увольнении.
Если же сотрудник продолжает трудиться, то заменить отпуск деньгами он может только в одном случае (исключением здесь являются только некоторые категории работников) — если его ежегодный отпуск, не важно, дополнительный он или основной, превышает 28 календарных дней.
Если сотрудник решил заменить часть отпуска денежной компенсацией, он должен написать заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, принимает администрация организации. Такую компенсацию организация выплатить вправе, но не обязана (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).
Отсчет рабочего года всегда начинается со дня трудоустройства. Например, если сотрудник начал работать 1 апреля 2011 года, его первый рабочий год истечет 31 марта 2012 года. Второй рабочий год — это период с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года и т. д. Иными словами, рабочий год по своей сути это тот стаж работы, за который сотруднику полагается полный отпуск.
Периоды, которые нужно включить в стаж, дающий право на отпуск, перечислены в статье 121 Трудового кодекса РФ. Так, время болезни, а также прошлых оплачиваемых отпусков нужно учесть при расчете отпускного стажа. Кроме того, в стаж включают отпуска за свой счет, не превышающие 14 дней в году.
Кстати, время, проведенное в декрете, входит в общий стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. А вот период, когда работница была в отпуске по уходу за ребенком, из расчета исключается (абз. 9 ст. 121 Трудового кодекса РФ).
Количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:
В итоге расчета зачастую целое число дней не получается. Официальных правил округления здесь нет. Поэтому традиционно подсчитанную итоговую величину берут с двумя знаками после запятой. Если же руководство компании решит округлить количество дней до целых единиц, то делать это нужно в большую сторону. Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 9,33 дня, а за 9 дней нельзя. Если уж округлять, то до 10 дней (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).
Право на отпуск сотрудник получает по истечении первых шести месяцев его непрерывной работы в данной компании. При этом он может сразу отгулять все 28 календарных дней.
Но может случиться так, что работник использовал весь отпуск, а затем уволился, так и не отработав года. Тогда по общему правилу его можно обязать вернуть компании часть полученных отпускных — об этом говорит статья 137 Трудового кодекса РФ. Исключений тут немного. Например, увольнение по сокращению штата.
Столкнувшись с необходимостью вернуть компании отпускные, действовать нужно так. Во-первых, рассчитать, на сколько календарных дней отпуска работник имел право. Во-вторых, определить число дней отпуска, которые предоставлены авансом. И наконец, в-третьих, подсчитать, какая сумма причитается с работника (http://www.glavbukh.ru).