Налоги и Право

Электронные документы в бухгалтерии

6 октября 2012

К основным электронным документам, используемым бухгалтерами и юристами, относятся:
— бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
— налоговые декларации (Приказ ФНС России от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@);
— таможенная декларация (ст. 180 ТК ТС);
— персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»);
— реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).
Также компании могут применять следующие электронные документы:
— первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ);
— книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;
— счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что, приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов (Письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23). Подтверждающими документами могут являться:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведении операции по оплате электронного авиабилета;
— подтверждение оплаты перевозки, оформленное на утвержденном бланке строгой отчетности;
— распечатка электронного документа — электронная маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Заметим, электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога. Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе электронных госуслуг, они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.
Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юрлицо должно:
— назначить доверенное лицо, которое зарегистрируется на портале как физическое лицо и будет подавать от имени юрлица заявления в электронном виде. Данные заявления будут рассматриваться Федеральным агентством связи как заявления от представителя юридического лица;
— направить в Федеральное агентство связи копию доверенности, выданной пользователю для подтверждения его полномочий (Разъяснения Россвязи от 20.01.2011 «О порядке получения государственной услуги по регистрации сертификатов соответствия в электронном виде через единый портал государственных и муниципальных услуг»).
Однако Россвязь не сообщает, что делать, если гендиректор является единственным сотрудником и представителем компании. Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Например, электронный документ может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ (Письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).
Рекомендации по использованию
Рассмотрим, на что обратить внимание при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности и приведем соответствующие примеры из сложившейся судебной практики.
1. В локальном нормативном акте следует установить порядок осуществления электронного документооборота. Законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, но не устанавливается для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций (Постановление ФАС ЦО от 05.11.2008 N А54-221/2008-С18).
2. Заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи.
3. Четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов. В соответствии с п. 6.10 Приказа ФНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается представленной в налоговый орган, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП оператора (Постановление ФАС ЗСО от 24.01.2007 N Ф04-8916/2006(30071-А45-41)).
4. При организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок, в противном случае придется доказывать свою правоту в суде (Постановление ФАС МО от 19.10.2010 N КА-А40/12165-10).
5. Храните документы на бумажном носителе, подтверждающие своевременность передачи документов. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц (Постановление ФАС ПО от 05.05.2009 N А57-15071/08-5).

К основным электронным документам, используемым бухгалтерами и юристами, относятся:- бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);- налоговые декларации (Приказ ФНС России от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@);- таможенная декларация (ст. 180 ТК ТС);- персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»);- реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).Также компании могут применять следующие электронные документы:- первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ);- книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;- счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что, приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов (Письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23). Подтверждающими документами могут являться:- чек контрольно-кассовой техники;- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведении операции по оплате электронного авиабилета;- подтверждение оплаты перевозки, оформленное на утвержденном бланке строгой отчетности;- распечатка электронного документа — электронная маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.Заметим, электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога. Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе электронных госуслуг, они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юрлицо должно:- назначить доверенное лицо, которое зарегистрируется на портале как физическое лицо и будет подавать от имени юрлица заявления в электронном виде. Данные заявления будут рассматриваться Федеральным агентством связи как заявления от представителя юридического лица;- направить в Федеральное агентство связи копию доверенности, выданной пользователю для подтверждения его полномочий (Разъяснения Россвязи от 20.01.2011 «О порядке получения государственной услуги по регистрации сертификатов соответствия в электронном виде через единый портал государственных и муниципальных услуг»).Однако Россвязь не сообщает, что делать, если гендиректор является единственным сотрудником и представителем компании. Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Например, электронный документ может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ (Письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).
Рекомендации по использованию
Рассмотрим, на что обратить внимание при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности и приведем соответствующие примеры из сложившейся судебной практики.1. В локальном нормативном акте следует установить порядок осуществления электронного документооборота. Законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, но не устанавливается для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций (Постановление ФАС ЦО от 05.11.2008 N А54-221/2008-С18).2. Заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи.3. Четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов. В соответствии с п. 6.10 Приказа ФНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается представленной в налоговый орган, если налогоплательщик получил подтверждение, подписанное ЭЦП оператора (Постановление ФАС ЗСО от 24.01.2007 N Ф04-8916/2006(30071-А45-41)).4. При организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок, в противном случае придется доказывать свою правоту в суде (Постановление ФАС МО от 19.10.2010 N КА-А40/12165-10).5. Храните документы на бумажном носителе, подтверждающие своевременность передачи документов. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц (Постановление ФАС ПО от 05.05.2009 N А57-15071/08-5).

Шестакова Е. Электронные документы и факсимиле // ЭЖ-Юрист. 2011. N 25. С. 11.