В случае сокращения штата или численности работодатель в случае соответствующего запроса работника, предоставляет уведомление о сокращении штата, приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей, выписку из действующего штатного расписания и вакантных должностей, , приказ об утверждении нового штатного расписания, уведомление профсоюзного органа (при наличии), уведомление службы занятости, подтверждение проверки работодателем наличия преимущественного права на оставление на работе.
Согласно статье 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).
Таким образом, с одной стороны, в Трудовом кодексе отсутствует обязанность предоставлять документы в связи с увольнением сотрудника, в том числе сокращением штата или численности.
Вместе с тем, о сокращении штата работник должен быть уведомлен под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Таким образом, уведомление является обязательным документом.
Издать приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца.
Документом, свидетельствующим о том, что сокращение штата, действительно произошло, является штатное расписание. Выписка из штатного расписания может выдаваться, например, проверяющим органам, при запросе, оформленном надлежащим образом, или работнику после его письменного обращения к работодателю в соответствии со ст. 62 ТК РФ. В случае обращения работника в выписке из штатного расписания должны быть отражены сведения только о его должности и соответствующих выплатах. Размеры окладов иных работников указывать в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.
В соответствии с ч. 1 ст. 180 ТК РФ при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Согласно ч. 3 ст.81 ТК РФ увольнение по указанному основанию допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, в том числе вакантную должность. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Отсутствие или наличие должностей возможно также подтвердить штатным расписанием.
В соответствии с ч. 1 ст. 82 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме сообщить указанному органу о предстоящем сокращении численности или штата работников не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (при массовом увольнении — за три месяца). Таким образом, такое уведомление также является документом, свидетельствующем о сокращении штата.
Работодатель обязан уведомить орган службы занятости в письменной форме о предстоящем увольнении работников в связи с сокращением штата или численности (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).
Сделать это нужно в следующие сроки:
— если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до их начала;
— если предстоящие увольнения не будут носить характер массовых, то не менее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений.
Наличие уведомления свидетельствует о соблюдении работодателем процедуры увольнения.
Подтверждение проверки работодателем наличия преимущественного права на оставление на работе также является необходимым условием для оценки соблюдения требований о преимущественном праве оставления на работе. При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ).
При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы (ч. 2 ст.179 ТК РФ). Таким образом, работодатель должен одновременно подтвердить соблюдение требований о преимущественном праве.