Основным законом, регулирующим бухгалтерский учет, является «Закон о бухгалтерском учете». Закон закрепил структуру системы нормативного урегулирования бухучета в России, сформировавшуюся в последние годы:

1 уровень — законодательное регулирование, включающее законы, указы Президента и постановления Правительства;

2 уровень — положение (стандарты) по бухучету;

3 уровень — другие нормативные акты и методические указания, включая План счетов, различные рекомендации и инструкции по отдельным вопросам по бухучету;

4 уровень — документы, формирующие учетную политику организации.

Закон закрепил основные элементы учетной политики (ст.5, п.3):

— рабочий План счетов бухучета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухучета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

— формы первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым непредусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

— порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

— правило документооборота и технологии обработки учетной информации;

— порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухучета.

Основным документом, регулирующим налоговый учет, является Налоговый кодекс.

Говоря о сроках хранения бухгалтерских и юридических документов, то в бухгалтерском учете срок определен — 5 лет, а в налоговом — 4 года. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет.

В целом, юридические документы, которые должны находиться в бухгалтерии, можно разделить на 5 основных групп:

1. Учредительные документы (заверенная копия или оригиналы)

• Свидетельство о государственной регистрации предприятия
• Свидетельство о постановке на учет в Инспекции МНС России
• Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц
• Письмо Госкомстата
• Устав
• Учредительный договор (если есть)
• Протокол (решение) о создании предприятия
• Свидетельства о регистрации изменений

Это позволит:

— оперативно предъявлять документы по запросу контрагентов;

— предъявлять документы по запросу контролирующих органов.

Кроме того, данные документы следует запрашивать у контрагентов, что будет свидетельствовать о должной осмотрительности компании.

2. Локальные нормативные акты

• Учетная политика предприятия
• Коллективный договор
• Положение об оплате труда
• Положение о премирование
• другие

Учетная политика предприятия является основным документом, в котором определяются основы политики бухгалтерского и налогового учета, особенности учета конкретной отрасли, а также отдельного предприятия с учетом возможных льгот в области налогообложения, выбранного налогового режима.

В иных локальных актах закреплены порядок оплаты труда, премирования, иных поощрений сотрудников, исходя из чего и будет зависеть налогообложение.

3. Доверенности

Доверенности будут также свидетельствовать о должной осмотрительности при проверке контрагентов. Кроме того, при помощи доверенностей можно доказать, что бухгалтерские документы подписаны уполномоченным лицом. В частности, доверенности необходимы:

— при получении пособий из кассы предприятия от имени работника уполномоченным лицом;

— при получении товара от поставщиков и оприходовании его на склад;

— при осуществлении сделок подотчетными лицами;

— при подписании актов, в том числе актов по строительным и монтажным работам КС-2, КС-3 и другое.

4. Первичные документы

Особое внимание бухгалтерии следует уделять бухгалтерским документам, в том числе утвержденным законодательно, а также обязательным реквизитам, содержащимся в первичных документах. Например, печать не является обязательным реквизитом для счета-фактуры, но является обязательным для товарной накладной. Также следует обратить внимания на полномочия лиц, подписывающих документы. Оформление документа — это процедура воспроизведения его реквизитов на материальном носителе в соответствии с правилами документирования с целью придания документам юридической силы.

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:

• строго определенный период времени, отводимый на их подготовку;
  разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов;
• особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы.

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.

В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.

5. Отчетные документы

Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят:

отчет о прибылях и убытках;

• отчет об изменениях капитала;
• отчет о движении денежных средств;
• приложение к бухгалтерскому балансу;
• отчет о целевом использовании полученных средств;
• пояснительная записка;
• аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.

При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:

• об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;
• о движении денежных средств;
• о финансовых результатах деятельности;
• об операциях в иностранной валюте;
• о материально-производственных запасах;
• об основных средствах;
• о доходах и расходах;
• о последствиях событий после отчетной даты;
• о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.

В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация. В ней обычно раскрываются:

• динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;
• планируемое развитие предприятия;
• предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;
• политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;
• деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
• природоохранные мероприятия.

В целом, данная информация также может быть отнесена к разряду юридической, поскольку должна отражать изменения законодательства. Так, в учетной политике предприятия не может быть отражена уплата единого социального налога в связи с его заменой на страховые взносы. Также не следует раскрывать вопросы, не касающиеся деятельности предприятия.