Хранение и уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Об этом сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Согласно п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ). Сумма штрафа может быть установлена в размере от 20 до 30 МРОТ.

Сроки хранения документов следующие:

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (статья 29 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В налоговом учете срок хранения документов составляет 4 года.

Пример

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Платежное поручение и товарная накладная по форме N ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г[1].

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета), временное хранение, описываются. Описи должны утверждаться руководителем организации. При отборе документов, являющихся источником комплектования государственного, муниципального архива, экспертная комиссия руководствуется нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Документы, срок хранения которых истек, следует уничтожить.

Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, отбирает документы для уничтожения. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Приведем пример приказа о создании комиссии для уничтожения документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Вареник»

г. Москва 15 июля 2013 г.

Приказ N 27

Для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли,

Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:

— председатель: заместитель генерального директора М.В. Свирин;

— члены комиссии: помощник бухгалтера А.Р. Попова, секретарь В.Д. Чернова.

Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить М.В. Свирина.

Соколов

Генеральный директор ООО «Вареник» ———— А.М. Соколов

С приказом ознакомлены:

Свирин 15 июля 2013

——- /зам. генерального директора М.В. Свирин/ «—» ——— г.

Попова 15 июля 2013

——- /помощник бухгалтера А.Р. Попова/ «—» ——— г.

Чернова 15 июля 2013

——- /секретарь В.Д. Чернова/ «—» ——— г.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле[2].


[1] Никитин А. Документация: сроки хранения и передача в архив // Новая бухгалтерия. 2012. N 11. С. 16 — 27.

[2] Аудиторские ведомости, 2006, N 7