Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Возникнет ли у работника, получившего наличные средства под отчет на хозяйственные нужды, обязанность по уплате НДФЛ, если организация не хранит документы, подтверждающие расходы?

При определении базы по НДФЛ учитывают доходы сотрудника, полученные им в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. При этом согласно п. 5 ст. 346.11 кодекса организации, применяющие УСН, от исполнения обязанностей налоговых агентов не освобождаются.

Тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником товарно-материальных ценностей, в силу применяемого предприятием спецрежима, не подлежит отнесению на расходы, для целей исчисления НДФЛ значения не имеет. Организация — налоговый агент определяет облагаемый доход работника, исчисляет, удерживает и уплачивает НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима.

Финансисты также указали, что на «упрощенные» организации распространяется порядок ведения кассовых операций (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). Он гласит, что подотчетное лицо обязано не позже трех рабочих дней после дня истечения срока, на который ему выданы деньги, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами. Проверка данного отчета, утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (письмо Минфина от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).

Практически одновременно Минфин РФ рассмотрел схожую ситуацию, в которой компания, применяющая УСН с объектом «доходы», направляет работников в командировки (письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Чиновники подчеркнули: такие фирмы обязаны оформлять всю необходимую документацию, подтверждающую направление сотрудников в такие служебные поездки. Кроме того, у организации должны быть правильно составленные авансовые отчеты со всей «первичкой» по затратам, понесенным командированными специалистами (кассовые чеки, квитанции, счета и т.д.).

Каковы же налоговые последствия отсутствия документального подтверждения потраченных сумм? Официальная позиция выражена УФНС РФ по г. Москве в письмах от 27.03.2006 № 28-11/23487 и от 12.10.2007 № 28-11/097861. Чиновники считают, что с неподтвержденных документально подотчетных сумм нужно исчислить НДФЛ. Есть судебные решения, поддерживающие эту позицию. Так, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 установил отсутствие документальных доказательств расходования подотчетных сумм по целевому назначению (был представлен только авансовый отчет). В результате арбитры сочли, что при таких обстоятельствах деньги, взятые под отчет, являются доходом физлиц и подлежат включению в базу по НДФЛ.

Однако есть и иная точка зрения. Например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 01.04.2013 № А55-15647/2012 отметил, что деньги, выданные под отчет, не являются для сотрудника экономической выгодой и не относятся к его доходу. Суд также подчеркнул, что ИФНС не вправе переквалифицировать указанные средства в доходы работников, тем более что срок давности для взыскания сумм в судебном порядке не истек. На основании этого решение инспекции было признано недействительным.

Как мы видим, позиция судов неоднозначна. Значит, при выдаче денег подотчетным лицам «упрощенцам» желательно контролировать их расходование, иметь авансовые отчеты и соответствующие первичные документы. Иначе компанию могут привлечь по ст. 123 НК РФ за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы. Напомним, что такое прегрешение грозит штрафом в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Что касается нарушения порядка ведения кассовых операций. Если у организации нет авансового отчета с соответствующей «первичкой», то считается, что работник за полученные деньги не отчитался. Но тогда выдать ему новые подотчетные суммы нельзя (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А если фирма все же так поступит, инспекторы могут оштрафовать ее по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ от 40 до 50 тыс. рублей, а должностных лиц — от 4 до 5 тыс. рублей (v2b.ru).