Управление временем продавцов является очень важной составляющей успеха продаж. Например, один продавец проявляет инициативу и обзванивает всех потенциальных клиентов, другой же просто перезаключает те договоры, которые были заключены в прошлом году. Понятно, что для компании более важным качеством является инициатива продавца продавать больше, увеличить количество продаж.
В этой связи целесообразно организовать систему отчетности, позволяющую проанализировать, какие клиенты обратились в компанию, каких клиентов постарался найти менеджер по продажам самостоятельно. Для того, чтобы понять, каким образом использовалось сотрудником рабочее время возможно установить контроль:
— путем подготовки планов и отчетов;
— путем записи телефонных звонков, а также видеозаисей с рабочего места продавца.
Также понять, каким образом продавцы используют рабочее время, возможно путем фотографии рабочего дня.
Благодаря фотографии рабочего дня работодатель может:
— выявить недостатки в организации рабочего процесса;
— выявить работников, неэффективно использующих рабочее время;
— определить основные причины потерь рабочего времени;
— выявить фактические обязанности работников;
— оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт лучших работников;
— снизить монотонность в работе.
При самофотографии работник самостоятельно записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также выдвигает предложения, направленные на предупреждение потерь рабочего времени. Для работника этот метод самый комфортный, но для работодателя — наименее эффективный. Во-первых, сотрудник отвлекается от своей основной работы на записи, во-вторых, он попросту может что-то упустить, слукавить и т.д[1].
Пример 1
Самофотография
| N п/п |
Время перерыва в работе | Причины и виновники перерыва | |
| с | по | ||
| 1 | 11:30 | 12:10 | Производственное совещание |
| 2 | 12:20 | 13.00 | «Холодные звонки клиентам» |
| 3. | 13.00 | 14.00 | Обед |
| 4. | 14.05 | 16.00 | Подготовка проекта договора с ООО «Лекут», ООО «Беркут», ООО «Сегмент» |
| 5. | 16.00 | 18.00 | Рассылка рекламных предложений строительным компаниям |
Вторым вариантом является фотография рабочего времени, произведенная специальным работником. Однако и такой вариант имеет свои минусы, так, компания не может установить контроль за всеми сотрудниками компании, постоянно их контролировать и записывать все виды действий, которые они совершают.
Третьим вариантом контроля за персоналом, осуществляющим продажи, является установление планов и отчетов, которые в обязательном порядке сотрудники должны выполнить. Невыполнение плана должно отражаться на заработной плате сотрудника. Так, специалистам по продажам целесообразно установить сдельную систему оплаты труда, которая будет мотивировать «продажников» самостоятельно проявлять инициативу в работе.
Четвертым вариантом является планирование и четкое отслеживание времени работы продавцов. Планирование с помощью установления плановых нормативов времени, исходя из фотографирования рабочего времени.
В качестве установления норм на группу операций или комплекс работ можно привести следующий пример расчета, разработанного с учетом расчета времени работы и фотографии рабочего времени.
Фактический баланс рабочего времени специалиста по продажам
| Затраты времени | Продолжительность | Индекс | |
| мин. | % | ||
| Подготовительно-заключительная работа |
62 | 13 | ПЗ |
| Оперативная работа | 301 | 62,6 | ОП |
| Обслуживание рабочего места | 30 | 6,2 | ОБС |
| Отдых и личные надобности | 28 | ОТЛ | |
| Потери рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины |
15 | 3,1 | НТД |
| Потери рабочего времени по организационно-техническим причинам |
44 | 9,1 | НТП |
| Итого | 480 | 100 | |
Сравнение фактического и нормативного балансов
рабочего времени
| Индексы | Затраты времени в мин. | Отклонения | ||
| нормативные | фактические | излишек | недостаток | |
| ПЗ | 30 | 62 | 32 | — |
| ОП | 420 | 301 | — | 119 |
| ОБС | 17 | 30 | 13 | — |
| ОТЛ | 13 | 28 | 15 | — |
| ПНД | — | 15 | 15 | — |
| ПНТ | — | 44 | 44 | — |
| Итого | 480 | 480 | 119 | — |
При составлении проектируемого баланса все нерациональные затраты и потери рабочего времени исключаются, и за счет этого увеличивается оперативное время.
Соответственно, воздействовать на работников с целью повышения производительности труда возможно:
— повышая нормы оперативной работы;
— планируя премии за снижение времени отдыха сверх нормативных;
— уменьшая потерю времени по техническим причинам или в связи с нарушением трудовой дисциплины.
Например.
При соблюдении плана работнику выплачивается заработная плата и премия в размере 20% от оклада. Оклад составляет 25 000 рублей. Премия составляет 5000 рублей.
При наличии излишков обслуживания рабочего места, отдыха и личных надобностей, потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины и одновременном недостатке оперативной работы премия не выплачивается.
При наличии значительных излишков оперативной работы при уменьшении времени отдыха и личных надобностей премия удваивается и составляет 10 000 рублей.
Таким образом, возможно эффективно влиять на выполнение работниками производственных заданий[2].
Для того, чтобы рабочее время использовалось эффективно, необходимо прежде всего, обучить работника, каким образом необходимо грамотно использовать рабочее время в данной компании, какие методы продаж используются именно у данной компании, какой подход к продажам наиболее эффективен. Это можно сделать, например, с помощью специализированных семинаров или же с помощью брошюры, которая будет у каждого менеджера по продажам или продавца под рукой.
Пример выдержки из брошюры
Система работы с клиентами[3]
Таким образом, менеджер по продажам и повышает свою заинтересованность и увеличивают продажи.
Однако руководству компании нужно проанализировать также эффективность продаж. Например, менеджер по продажам обошел 100 клиентов и не заключил ни одного договора, а это значит, что его время было израсходовано не эффективно.
Поэтому важно обучить его эффективно тратить свое время, ведь люди делают покупки у продавцов, которые вызывают доверие. Чтобы вам доверяли, потребуется немало времени, пока вы понравитесь потенциальному клиенту, и он будет уважать вас в полной мере, будет в вас уверен настолько, что захочет стать покупателем вашего товара. И возможно вся проблема именно в необходимости повысить доверие покупателя.
Кроме того, важно постоянно анализировать число людей, принимающих решение о покупке. Всегда могут быть сезонные колебания, проблемы спада спроса и предложения в связи с экономическими тенденциями в экономике, появлением конкурентов, эти вопросы нужно постоянно контролировать применительно к каждому менеджеру по продажам, анализируя кривую продаж каждого специалиста в отдельности.
Рекомендации:
- Надеяться на то, что менеджер по продажам самостоятельно будет эффективно использовать рабочее время не приходится, поэтому целесообразно установить в локальном акте порядок контроля за деятельностью продавцов товаров и услуг, а также постоянно проводить контрольные мероприятия.
- Контроль за деятельность «продажников» не должен быть навязчивым и отвлекать их от основной работы.
[1] Карпова Т. Куда уходит время? Фотографируем и анализируем // Кадровик.ру. 2013. N 7. С. 74 — 78.
[2] Шестакова Е.В. Трудовые отношения и заработная плата // СПС КонсультантПлюс. 2013.
[3] Юдицкий С. Ритейл. Управление по KPI. Конверсия // Административное право. 2013. N 2. С. 25 — 31.