По общему правилу работодатель может, но не обязан удерживать из зарплаты сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137, ст. 423 ТК РФ, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Исключение составляют случаи, когда такое удержание прямо запрещено ТК РФ, например, при ликвидации или смене собственника, при сокращении численности и др. (ч. 2 ст. 137, п. 8 ч. 1 ст. 77, ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
При этом по удерживаемым суммам есть ограничение — удержать можно не более 20 процентов от выплачиваемой работнику суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Причем размер удержаний из зарплаты работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
На практике далеко не всегда сумма окончательного расчета работника покрывает его долг по отпускным. Если долг больше 20 процентов полагающихся выплат при увольнении и работник не согласен погасить его добровольно, работодатель может попытаться взыскать задолженность в судебном порядке (ст. 391 ТК РФ). Но основания для взыскания с работника рассматриваемой суммы в судебном порядке отсутствуют (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ). Поэтому вероятность принятия судом решения в пользу работодателя равна нулю. Это наглядно подтверждает судебная практика (определения ВС РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 № 11-37421/2013).
Однако работодатель может решить этот вопрос по-другому, приняв одно из следующих решений:
- договориться с работником о добровольном погашении долга путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации переплаченной суммы;
- попросить работника подать заявление о согласии на удержание из последней зарплаты большей суммы;
- списать задолженность за неотработанный отпуск как безнадежную по истечении года с момента увольнения работника (ст. 391, ч. 2 ст. 392 ТК РФ);
- заключить с работником соглашение о прощении долга по переплате отпускных, то есть не требовать возврата денег.
В последнем случае работодатель может принять решение простить долг работника за неотработанные дни отпуска и ничего с него не удерживать. При этом необходимо оформить прощение долга документально.
В любом случае, принимая то или иное решение, надо учитывать налоговые последствия и налоговые риски.
Исчисленный и удержанный из доходов работника НДФЛ, приходящийся на сумму отпускных, удерживаемых из зарплаты работника при увольнении, является излишне удержанным налогом. Соответствующая сумма НДФЛ:
1) может уменьшать сумму исчисленного в месяце увольнения налога в порядке, установленном п. 3 ст. 226 НК РФ для исчисления НДФЛ налоговыми агентами. Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанного с них налога в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения в регистре и в справке нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель;
2) может быть возвращена работнику в порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФ, на основании его письменного заявления путем перечисления в безналичной форме на счет работника, открытый в банке и указанный в его заявлении, в течение трех месяцев со дня получения заявления. При этом после того как работодатель принял решение об удержании отпускных, он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ.
Так как отпускные работнику выплачены в сумме большей, чем нужно, то база по страховым взносам была завышена. Однако пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не нужно. Все корректировки необходимо вносить в текущем периоде — в периоде увольнения (письмо Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19). В то же время если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работнику (письмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404).
При прощении работнику переплаты отпускных следует учитывать позицию Минфина РФ (письмо от 17.06.2014 № 03-04-06/28915): у бывшего работника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход в виде суммы не возвращенного им долга. Так как речь идет о бывшем работнике, то удержать соответствующую сумму налога работодатель не сможет. В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ ему необходимо сообщить в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ о сумме налоговой задолженности и невозможности удержать налог.
Что касается страховых взносов, начисленных на сумму отпускных за неотработанный отпуск, то отчетность по ним корректировать не нужно. Такие взносы были начислены на выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Работник не возвращает эти суммы, поэтому оснований для пересчета страховых взносов нет.