Учет ГСМ | Налоги и Право

Утверждение норм

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 г. N 03-03-06/4/67 Минфин России разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в составе материальных расходов.

В Письме от 30 января 2013 г. N 03-03-06/2/12 Минфин России сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ, сделав эту бумагу приложением к учетной политике.

Документальное подтверждение

Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.

Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.

Напомню, что в соответствии с новым Законом «О бухгалтерском учете» компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.

Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.

Повышенный размер

К сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем это разрешает делать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:

— в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) — на 5 — 20 процентов;

— на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) — до 20 процентов;

— на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории трассы) — до 30 процентов;

— в городах (в зависимости от количества жителей) — до 25 процентов;

— при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, — до 10 процентов;

— при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д. с пониженной скоростью — до 35 процентов;

— при обкатке новых и вышедших из капремонта автомобилей — до 10 процентов;

— при использовании кондиционера или установке системы «климат-контроль» при движении ТС — до 7 процентов от базовой нормы.

Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.

Если же объемы расхода ГСМ в Распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина России от 14 января 2009 г. N 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина России от 22 июня 2010 г. N 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки «ВАЗ-217030», на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.

В налоговом учете

Компания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.

И в бухгалтерском

В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

— 6018 руб. — выданы денежные средства через кассу подотчетному лицу;

Дебет 10 Кредит 71

— 5100 руб. — принято к учету топливо;

Дебет 19 Кредит 71

— 918 руб. — отражен НДС;

Дебет 68 Кредит 19

— 918 руб. — НДС принят к вычету.

При этом средства будут выдаваться под отчет на основании авансового отчета.

Возьмем для примера уже используемую выше сумму и представим, что топливо оплачивается по безналичному расчету, тогда в бухгалтерском учете будут осуществляться следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

— 6018 руб. — оплачены ГСМ через расчетный счет.

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются расходы на продажу, в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 «Общехозяйственные расходы» учитываются траты на использование ТС для персонала, например если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 «Основное производство» учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например в такси.

Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.

Одни организации устанавливают нормы расхода топлива исходя из Распоряжения Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р, другие — исходя из норм расхода, установленных в ПТС, или на основании фактического расхода. Однако вопрос утверждения и использования норм ГСМ и их учета остается открытым. Екатерина Шестакова, эксперт Аудиторской фирмы «БИЗНЕС-СТУДИО», решила проблему.
Утверждение норм
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 г. N 03-03-06/4/67 Минфин России разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в составе материальных расходов.В Письме от 30 января 2013 г. N 03-03-06/2/12 Минфин России сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ, сделав эту бумагу приложением к учетной политике.
Документальное подтверждение
Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.Напомню, что в соответствии с новым Законом «О бухгалтерском учете» компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.
Повышенный размер
К сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем это разрешает делать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:- в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) — на 5 — 20 процентов;- на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) — до 20 процентов;- на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории трассы) — до 30 процентов;- в городах (в зависимости от количества жителей) — до 25 процентов;- при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, — до 10 процентов;- при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и т.д. с пониженной скоростью — до 35 процентов;- при обкатке новых и вышедших из капремонта автомобилей — до 10 процентов;- при использовании кондиционера или установке системы «климат-контроль» при движении ТС — до 7 процентов от базовой нормы.Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.Если же объемы расхода ГСМ в Распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина России от 14 января 2009 г. N 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина России от 22 июня 2010 г. N 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки «ВАЗ-217030», на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.
В налоговом учете
Компания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.
И в бухгалтерском
В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:Дебет 71 Кредит 50- 6018 руб. — выданы денежные средства через кассу подотчетному лицу;Дебет 10 Кредит 71- 5100 руб. — принято к учету топливо;Дебет 19 Кредит 71- 918 руб. — отражен НДС;Дебет 68 Кредит 19- 918 руб. — НДС принят к вычету.При этом средства будут выдаваться под отчет на основании авансового отчета.Возьмем для примера уже используемую выше сумму и представим, что топливо оплачивается по безналичному расчету, тогда в бухгалтерском учете будут осуществляться следующие проводки:Дебет 60 Кредит 51- 6018 руб. — оплачены ГСМ через расчетный счет.Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются расходы на продажу, в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 «Общехозяйственные расходы» учитываются траты на использование ТС для персонала, например если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 «Основное производство» учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например в такси.Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.

Шестакова Е. Топливный учет // Расчет. 2013. N 5. С. 50 — 51.