- Сотрудники компании при ознакомлении с локальными актами, например, Положением о премировании или Правилами внутреннего трудового распорядка ставят соответствующую подпись. Сколько нужно хранить такой журнал, в котором работники ознакомились с локальными актами?
Работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно. Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись.
Порядок ознакомления в данной статье не установлен.
Например, для ознакомления с локальными актами возможно:
- приложить к локальному нормативному акту листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие в данном случае личную подпись работника (его собственную роспись), дату визирования (при необходимости — время) и расшифровку личной подписи работника (два инициала перед фамилией без скобок);
- оформить специальный «журнал ознакомления» работников с локальными нормативными актами (в крупной организации с большим движением кадров может быть оформлено несколько журналов по видам документов);
- составить перечень локальных нормативных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник; довести до сведения работника каждый документ; оформить визы ознакомления под названиями локальных актов
Утвержденной формы такого журнала нет. Работодатель ее определяет самостоятельно. Самостоятельно работодатель определяет и срок хранения журналов ознакомления с локальными актами, поскольку данный срок не установлен законодательно.
Однако в некоторых случаях необходимо установить повышенные сроки хранения журналов ознакомления с локальными актами. Это относится к тем случаям, когда локальные акты имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Вместе с тем, Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» в п. 655 указано, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Такой же срок хранения целесообразно установить для журнала ознакомления с локальными актами о персональных данных.
Постоянный срок хранения установлен для таких локальных актов как Положение о структурных подразделениях, Положение об оплате труда (ст. ст. 55, 411 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Этот же срок должен быть установлен для журнала ознакомления с документами.
Согласно п.626 журналы, книги учета профилактических работ по технике безопасности хранятся 10 лет. Аналогичный срок следует установить и для журнала ознакомления с локальными актами о проведении профилактических работ по технике безопасности.