Срок хранения документов на электронных носителях должен соответствовать срокам хранения документов на бумажных носителях. При этом существует различная позиция в отношении сроков хранения документов для целей налогового учета (4 года) и для целей бухгалтерского учета (5 лет).
Для установления срока хранения электронных кадровых документов возможно воспользоваться приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В данном приказе установлены сроки хранения различных видов документов в зависимости от назначения документа, а не от того, создается ли он на бумажном или электронном носителе.
Данный перечень документов и соответственно, сроки хранения признаны действительными на основании решения ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11.
Равнозначность электронного и бумажного документов установлена законодательно. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п.1 ст.6 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об электронной подписи»).
При этом электронный документ должен быть оформлен по правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003) имел обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Вместе с тем, рекомендуется хранить электронные документы не менее 5 лет.
Все дело в том, что в налоговом и бухгалтерском учете установлены разные сроки хранения документов.
В налоговом законодательстве предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Таким образом, сроки для налогового и бухгалтерского учета не совпадают. В этой связи рекомендуется хранить документы не менее 5 лет.