- Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?
Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле. При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных.
Копия паспорта относится к персональным данным.
В соответствии со статьей 2 Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О персональных данных» персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством
относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников:
— паспортные данные работника;
— копия страхового Свидетельства государственного пенсионного страхования;
— копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
— анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы (в том числе — автобиография, сведения о семейном положении работника, перемене фамилии, наличии детей и иждивенцев);
— иные документы, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством Российской Федерации должны быть предъявлены работником при заключении трудового договора (Приказ ФФОМС от 19.08.2008 N 180 (ред. от 23.03.2009) «Об утверждении Положения о защите персональных данных работников Федерального фонда обязательного медицинского страхования»)
Согласно статье 6 Закона «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
Таким образом, требуется согласие на обработку персональных данных в случае сообщения этих данных третьей стороне, в том числе для оформления командировки или доверенностей.