В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. При решении вопроса о нормах расхода бензина следует принимать во внимание нормы, указанные в технической документации к транспортному средству, а также нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, содержащиеся в Методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина РФ от 17.11.2011 N 03-11-11/288).
На основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 Кодекса налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта. При этом указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.
Таким образом, для признания в целях налогообложения прибыли расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличие оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактическое списание топлива служебному транспорту. При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 Кодекса.
Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.
Для организаций, осуществляющих деятельность в соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ), обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
На основании вышеизложенного путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, может являться одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ.
Одновременно сообщается, что в соответствии со ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» организация или предприниматель обязаны проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Для этого необходимо привлечь медицинских работников, например, заключив договоры с организациями здравоохранения. То есть не обязательно принимать на работу медицинского работника. Достаточно оформить договор на обслуживание с соответствующей организацией (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@).
Если расходы не подтверждены документально, то расходы принять в учете нельзя — Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 по делу N А28-7048/2006-250/21.
Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 05.03.2010 по делу N А35-3674/07-С21. Суд указал, что поскольку понесенные заявителем расходы на приобретение запасных частей не подтверждены первичными бухгалтерскими документами, в силу требований ст. 252 НК РФ названные затраты не могли быть включены налогоплательщиком в состав расходов.
В других случаях суд встает на сторону компании.
Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.03.2009 N Ф04-1471/2009(2200-А03-19) по делу N А03-6901/2008 суд принял решение о том, что расходы по приобретению ГСМ и запасных частей к использовавшемуся налогоплательщиком для извлечения дохода автомобилю относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.