Девяносто два дня лета… Долгожданный сезон отпусков… Работники выбирают между Турцией, курортами Краснодарского края или шестью сотками в Подмосковье и стоят в очереди за билетами. Для бухгалтеров же чужой отдых — дополнительная нагрузка. Тем более что правила расчета отпускных, долгое время остававшиеся неизменными, в этом году несколько скорректированы.

Расчет отпускных — одна из самых популярных операций у бухгалтеров по расчету заработной платы. Отпускные уверенно занимают второе место, уступая лишь непосредственно самой зарплате. Долгое время правила расчета отпускных оставались неизменными. Но все поменялось в апреле 2014 года. Теперь средний заработок определяют исходя из 29,3 дней, а не 29,4. О том, как правильно считать и отражать в учете отпускные, и пойдет речь.

Начнем с того, кто имеет право на отпуск. Это все люди, которые работают в компании по трудовому договору. В том числе отпуска положены дистанционным работникам, совместителям, надомникам и сотрудникам, нанятым для сезонных работ.

Право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск возникает, если человек отработал минимум полгода (ст. 122 ТК РФ). При этом по согласованию с руководством фирмы отпуск можно предоставить и раньше — то есть авансом.

А вот отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. Все зависит от графика отпусков, установленного у данного работодателя. Хотя, конечно, человек может пойти в отпуск и не по графику. Правда, отпускать сотрудника в отпуск не по графику начальство не обязано.

Общие правила расчета отпускных

Отпуск надо оплачивать исходя из среднедневного заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е число соответствующего месяца включительно (в феврале– по 28-е или 29-е число включительно).

Чтобы посчитать средний дневной заработок, надо поделить начисленную заработную плату на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Будьте внимательны: именно 29,3 дня надо брать в расчет со 2 апреля 2014 года. Раньше было 29,4 дня. Соответствующие поправки внесены в статью 139 Трудового кодекса Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ.

Самый простой расчет будет, если отпускник отработал расчетный период полностью. То есть все 12 месяцев перед отпуском ни разу не ходил в отпуск, не болел и не ездил в командировку. Других исключаемых периодов у него тоже не было. Кстати, что это за периоды, можно узнать из пункта 5 Положения об особенностях расчета среднего заработка (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).

Итак, в идеале среднее число дней в расчетном периоде будет 351,6 дней (29,3 дн. x 12 мес.). А вот до начала апреля среднее число дней было 352,8 (29,4 дн. х 12 мес.). Так что теперь суммы отпускных будут немного, но больше. Поясним на простом примере.

Человек, получающий оклад 35 000 рублей, идет в отпуск со 2 по 11 июня. Расчетный период сотрудник отработал полностью и иных выплат, кроме оклада, он за июнь 2013 года — май 2014 года не получал. Сумма отпускных составит 11 945,39 рублей (35 000 руб. x 12 мес. : 351,6 дн. x 10 дн.). А вот по недавним правилам вышла бы иная сумма — 11 904,76 рублей (35 000 руб. x 12 мес. : 352,8 дн. x 10 дн.).
Но чаще всего расчетный период отработан не полностью. Тогда количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время в расчетном периоде, считают по формуле:

К = 29,3дн. × М + (29,3дн. : Кдн1 × Котр1 + 29,4дн. : Кдн2… × Котр2…),

где К — количество календарных дней;

М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1, Кдн2… — количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1, Котр2… — количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Обратите внимание: количество дней всегда получается дробное. Причем правила округления в законодательстве не прописаны. Считаем, что наиболее корректно будет округлять число дней по правилам арифметики до четырех знаков после запятой. Конечно, можно округлять и до двух знаков или даже вообще до целых чисел. Но всегда округление должно быть в пользу работника. Ведь если округлить в меньшую сторону, фирма нарушит права сотрудника. А это чревато не только спорами с работником, но и штрафами трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ).
Выяснив количество дней, рассчитывают саму сумму отпускных. Формула такая:

О = ЗП : К × Д,

где О — сумма отпускных;

ЗП — сумма начислений работнику за расчетный период;

К — количество календарных дней;

Д — количество календарных дней отпуска.

Пример 1

Сотруднику ООО «Омерта» Заботину А.Н. установлен оклад в размере 28 000 рублей в месяц. С 16 июня 2014 года он идет в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период — с июня 2013 года по май 2014 года включительно.

При этом работник в период с 8 по 21 июля 2013 года включительно был в отпуске (всего 14 календарных дней), отработал в этом месяце 13 дней (на них приходится 17 календарных дней), а заработок составил 15 826,09 рублей. Остальные 11 месяцев расчетного периода Заботин отработал полностью.

Количество дней, которые необходимо принять в расчет, составило 338,3677 дней (11 мес. × 29,3 дн. + (29,3 дн.: 31 дн. × 17 дн.)).

Сумма отпускных — 13 398,34 рублей ((28 000 руб. × 11 мес. + 15 826,09 руб.) : 338,3677 дн. × 14 дн.).

Оформляемые документы

С отпускными связано три основных документа. Во-первых, это график отпусков (типовая форма № Т-7). Во-вторых, приказ о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-6). В-третьих, записка-расчет о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-60).

Форма № Т-60 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. На основании записки-расчета бухгалтер должен начислить и выплатить сотруднику отпускные. Как правильно заполнить записку-расчет, вам расскажет Бератор. Установить Бератор для Windows бесплатно

Компания может использовать эти типовые формы либо самостоятельно разработанные бланки. Принятое решение следует закрепить в учетной политике. А если фирма предпочитает не формы Госкомстата, а свои наработки — обязательно привести образцы документов в приложении к учетной политике.

Также обязательно уведомлять сотрудника о начале отпуска. Сделать это нужно письменно под подпись и минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ). Только вот про формы и способы информирования персонала в законе ни слова. Так что допускаются отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и прочее (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Как вариант, оформляют уведомление в произвольной форме (см. образец 1 ниже) либо заранее (за две недели до начала отпуска) составляют приказ об отпуске. Оба способа являются правомерными.

Образец 1

Мастеру производственного цеха Заботину А. Н. УВЕДОМЛЕНИЕ Настоящим уведомляем Вас о дате начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Согласно графику отпусков от 16.12.2013 № 1 дата начала Вашего отпуска — 16.06.2014. Руководитель отдела кадров Громова Е.Э. Громова 30.05.2014 С уведомлением ознакомлен Заботин А.Н. Заботин 30.05.2014

Что касается заявления на отпуск, то оно не обязательно, если человек отдыхает по графику. Но допустим, человек хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска. Либо в отпуск идет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика. В таких случаях работник пишет заявление в свободной форме (образец 2 смотрите ниже). Добавим, что будет проще и удобнее, если все сотрудники станут писать заявление на отпуск. Дело в том, что в график часто вносятся изменения. А при наличии заявления легче контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.

Образец 2

Генеральному директору ООО «Омерта» Полякову П. А. от мастера производственного цеха Заботина А.Н. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 16 июня 2014 года на 14 календарных дней. 26.05.2014 Заботин А.Н. Заботин

Расчет отпускных, если были премии

Порядок учета премий при расчете отпускных описан в пункте 15 упомянутого Положения № 922. Принимают во внимание только премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной за одни и те же показатели. Иными словами, премию учитывают даже если она выплачена за период, который полностью или частично выпал из расчетного. Главное, чтобы момент начисления премии попал в расчетный период.

Пример 2

Работнику предоставляется отпуск с 16 июня 2014 года. Расчетный период (июнь 2013 — май 2014) сотрудник отработал полностью. За этот период ему начислено четыре квартальные премии, и одна из них в июне 2013 года — за I квартал 2013 года. В этом случае при расчете отпускных должны быть учтены все квартальные премии. Ведь они начислены в пределах расчетного периода. И неважно, что одна из премий выплачена за I квартал 2013 года, который полностью не вошел в расчетный период.

А если премия начислена за тот период, который частично или полностью попал в расчетный? При этом сам месяц ее начисления оказался за пределами расчетного периода. Такая премия при расчете отпускных не учитывается. Например, человек идет в отпуск в июле. А в этом месяце ему выдали премию по итогам работы за II квартал. Премию в расчет принимать не нужно.

Особая ситуация с годовыми премиями. Неважно, когда была начислена премия, выплаченная за предшествующий календарный год. Ее нужно учесть при расчете отпускных в текущем году. Причем учитывают только премию, начисленную за предшествующий календарный год. Проще говоря, в 2014 году можно учесть только премию, выплаченную за 2013 год.

Теперь предположим, что за один из кварталов расчетного периода выдана премия. Этот квартал сотрудник отработал целиком. Однако в других кварталах расчетного периода были и не полностью отработанные месяцы (скажем, работник был в отпуске или болел). И все равно премию за полностью отработанный квартал можно учесть при расчете отпускных целиком.

Другая ситуация: премия выдана за не полностью отработанный период, целиком попадающий в расчетный. Например, работник получил квартальную премию. Но в квартале, за который начислили премию, человек болел. Если премия начислена с учетом фактически отработанного времени, ее можно учесть целиком. Не играет никакой роли, отработаны полностью или нет другие месяцы (кварталы) расчетного периода. Если же премию выплатили без привязки к реально отработанным дням, целиком ее не учитывайте — премию нужно распределять пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

И еще один пример — премия выплачена за периоды, не вошедшие в расчетный. При этом расчетный период отработан не полностью. Тогда чтобы учесть премию целиком, она должна быть начислена только за те месяцы, которые попадают в расчетный период. Поясним на примере годовой премии. Работник идет в отпуск в июне 2014 года, а в феврале ему была начислена премия по итогам работы в 2013 году. Расчетный период (с июня 2013 года по май 2014 года) отработан не полностью и при этом не совпадает с периодом, за который начислена премия (2013 год). Годовую премию учитывают пропорционально отработанному времени.

Расчет отпускных при повышении или понижении зарплаты

Корректировке отпускных при росте заработной платы посвящен пункт 16 Положения № 922. Базовое правило: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по предприятию, филиалу либо структурному подразделению. Если, скажем, зарплата выросла только у главного бухгалтера, новый оклад берется с момента повышения. Пересчет прежних выплат делать не нужно. А вот когда приказом по организации увеличены оклады всем сотрудникам бухгалтерии, отпускные подлежат корректировке.

Возможно, повышение окладов происходит в разных отделах постепенно. То есть работникам одних отделов подняли зарплату с 1 февраля, а другим — с 1 апреля. Такое повышение нужно учесть при расчете среднего заработка, то есть рассчитать коэффициент индексации.

Иная ситуация, если оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например, начальнику отдела и его заместителю повысили оклады с 1 февраля, а остальным сотрудникам — с 1 апреля. В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо.

Обратите внимание: корректировать нужно также те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом (зависят от него). Если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно. А вот когда она установлена в процентах к окладу, тогда она также подлежит корректировке. Причем процент, на который повысился оклад, должен быть фиксированным, а не плавающим.

Чтобы правильно сделать пересчет, бухгалтер должен рассчитать специальный коэффициент. Причем иногда он зависит не только от того, насколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты. Например, всем сотрудникам фирмы повысили оклады, но одновременно изменили систему премирования. Оклад одного из работников возрос с 20 000 рублей до 25 000 рублей, но одновременно с этим отменена ежемесячная премия в сумме 5000 рублей. Коэффициент индексации считаем так: новый оклад сотрудника делится на старую величину плюс премия. Получается 1 (25 000 руб. : (20 000 руб. + 5000 руб.)), выплаты не индексируют.

Опять же официальных требований, до какого знака округлять полученный коэффициент, нет. Наиболее точный расчет будет, если округлять до четвертого знака.

Пример 3

Бухгалтер ООО «Омерта» в июне 2014 года идет в отпуск на 14 календарных дней. В расчетный период вошло время с июня 2013 года по май 2014 года. При этом с 1 августа 2013 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад работницы вырос с 25 000 рублей до 28 000 рублей. Коэффициент пересчета составил 1,12 (28 000 руб. : 25 000 руб.).

При этом в течение расчетного периода сотрудница уже была в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 августа 2013 года включительно. За отработанное в этом месяце время ей начислили 15 272,73 рубля (на них приходится 17 календарных дней).

Количество дней, которые необходимо принять в расчет, составило 338,3677 дней (11 мес. × 29,3 дн. + (29,3 дн.: 31 дн. × 17 дн.).

Сумма отпускных — 13 375,44 рублей ((25 000 руб. × 2 мес. × 1,12 + 28 000 руб. × 9 мес. + 15 272,73 руб.) : 338,3677 дн. × 14 дн.).

Предположим, в течение расчетного периода было не одно, а два повышения. При таком раскладе все выплаты сотруднику по заработной плате, произведенные до каждого повышения, также необходимо скорректировать на коэффициент повышения. Раз оклады повышались дважды, коэффициент надо рассчитать два раза.

А если повышение произошло в месяце, когда работник в отпуске? Тут важно, когда именно произошло повышение. Если до того дня, когда работник уходит в отпуск, также повышается весь средний заработок.

Когда же повышение произошло во время отпуска, корректируется часть отпускных, приходящаяся на дни действия новых ставок. Простой пример: человек идет в отпуск в конце мая, а выйдет из отпуска уже в июне. При этом с июня оклад всего отдела, где трудится сотрудник, повышают. Тогда надо пересчитать часть отпускных, приходящуюся на июнь.

Допустим, оклады были уменьшены. Но одновременно с этим введены ежемесячные премии в процентах от оклада. В результате суммарно заработок увеличился. Однако индексировать зарплату сотрудников при расчете отпускных в таком случае не нужно.

И еще одна ситуация. После повышения зарплату понизили. В данных обстоятельствах следует брать тот оклад, который был установлен после последнего повышения. Новый пониженный оклад для коэффициента индексации не важен. Предположим, сотрудник идет в отпуск с 9 июня 2014 года. С 1 августа 2013 года его оклад увеличили с 30 000 рублей до 35 000 рублей. А с марта 2014 года оклад уменьшили до 33 000 рублей. Но в итоге повышающий коэффициент для выплат с июня по июль 2013 года включительно будет равен 1,1667 (35 000 руб. : 30 000 руб.).

Бухучет, налоги и взносы

В бухгалтерском учете все отпускные нужно списывать за счет специального резерва, формируемого на отдельном субсчете счета 96. Данный резерв (оценочное обязательство) должны формировать все организации. Исключение — малые предприятия, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг. Таковы требования ПБУ 8/2010.

Величина оценочного обязательства в бухучете должна быть равна общей сумме отпускных всем работникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на отпускные (п. 15 ПБУ 8/2010). Значит, на размер резерва повлияют не только отпускные, но и взносы на обязательные виды страхования. Ведь отпускные облагаются взносами (в том числе на травматизм) в полном объеме.

При этом конкретная методика определения величины отпускного резерва законодательно не предусмотрена. Ее следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Оценивать предполагаемую сумму расходов, которая понадобится для выплаты отпускных, нужно как минимум ежеквартально. То есть перед составлением отчетности для учредителей. Собственникам бухотчетность нужна раз в квартал хотя бы для того, чтобы знать размер прибыли и распределять дивиденды. Впрочем, никто не запрещает делать отчисления в резерв ежемесячно. Если величина резерва на оплату отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 1/2008).

Поскольку у фирмы есть резерв под отпускные, именно за счет него и следует списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года в бухучете отражаются только расходы в виде отчислений в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). Сами же отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включают. То же самое касается истраховых взносов, начисленных с таких отпускных.

Подчеркнем, что для начисления отпускных используют строго те суммы, которые зарезервированы на счете 96. А если суммы резерва не хватит для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных? Тогда разницу нужно отнести на затраты в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).

В налоговом учете действуют иные правила. Начисленные отпускные являются разновидностью расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Причем фирмы, применяющие метод начисления, отражают такие затраты ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).

И тут возникает спорная ситуация, связанная с тем, что человек идет в отпуск в одном месяце, а выходит уже в следующем. Если компания платит налог на прибыль ежеквартально и отпуск приходится на месяцы внутри квартала (например, май-июнь), проблем нет. А вот когда отпуск приходится на июнь-июль или фирма считает налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли (отчетный период — месяц), расходы надо распределять. Делать это нужно пропорционально дням отдыха. Именно так традиционно требуют поступать чиновники (см., например, письма Минфина от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42, от 23.07.2012 № 03-03-06/1/356). При этом судьи считают иначе: по их мнению, отпускные надо списывать целиком в том отчетном периоде, когда они начислены (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.12.2011 по делу № А27-6004/2011).

Конечно, данной проблемы нет при кассовом методе — в таком случае отпускные списывают в том периоде, когда их фактически выплачивают. Кстати, аналогичное правило действует для «упрощенцев», которые выбрали объект «доходы минус расходы» (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Что касается резерва на оплату отпусков, то в налоговом учете он не является обязательным. Такой резерв могут формировать только организации, применяющие метод начисления. Правила формирования отпускного резерва прописаны в статье 324.1 Налогового кодекса.

Теперь про НДФЛ и страховые взносы. Поскольку отпускные не являются зарплатой, доход у человека возникает в момент фактической выплаты. Именно в этот день и нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы надо перечислить по итогам месяца, в котором они начислены. Так, крайний срок для уплаты взносов от несчастных случаев и профзаболеваний — день выплаты зарплаты или ее перечисления на карточки работников по итогам месяца (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). А вот взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством надо перечислить не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Если указанный срок уплаты ежемесячного обязательного платежа приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок уплаты взносов переносится на ближайший рабочий день.

Практическая бухгалтерия