Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания. Если работник добровольно не согласен вернуть денежные средства добровольно, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Работник должен отчитаться по полученным средствам в течение трех дней после того, как истек срок, на который были выданы деньги (п.6.3 порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
В случае если работник не отчитался по предоставленным денежным средствам, то неизрасходованная сумма подлежит возврату в кассу организации.
Расходы на такси учитываются только при командировании сотрудников. При этом уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письмо Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223). Расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством (Письмо Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33).
Таким образом, использование денежных средств, выданных на приобретение материальных ценностей, на такси законодательно не предусмотрено.
Согласно статье 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в том числе для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.
В случае невозвращения неизрасходованного аванса, выданного в связи с направлением работника для повышения квалификации, в сроки, установленные работодателем, с работника можно произвести удержание указанных сумм из заработной платы (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ).
На основании ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.
Если сумма денежных средств, подлежащих возврату, не превышает средний месячный заработок, удержание производится по распоряжению работодателя (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).
Вместе с тем, если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).