В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» Страховщик имеет право: проводить у страхователей проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации, проверки документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц; требовать и получать у плательщиков страховых взносов необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок, за исключением сведений, составляющих коммерческую тайну.

При проведении выездной проверки у организации могут быть истребованы необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 37 Закона N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Перечень запрашиваемых документов установлен в Распоряжении Правления ПФ РФ от 03.02.2011 N 34р «Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов».

В ходе проверки проверяющие затребуют следующие документы:

Учредительные документы:

— устав и (или) учредительный договор, положение.

— Приказы об учетной политике.

— Разрешительные документы:

— лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр.

— Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период.

— Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения.

— Синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период:

— главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.

— Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам:

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

— 50 «Касса»;

— 51 «Расчетные счета»;

— 55 «Специальные счета в банках»;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

— 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»;

— 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, то в ходе выездной проверки необходимо проанализировать следующие счета бухгалтерского учета:

— 41 «Товары»;

— 10 «Материалы»;

— 43 «Готовая продукция»;

— 45 «Товары отгруженные».

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, то в ходе выездной проверки необходимо проанализировать регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы».

— Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к письму Пенсионного фонда Российской Федерации от 26.01.2010 N АД-30-24/691 и Фонда социального страхования Российской Федерации от 14.01.2010 N 02-03-08-56П).

— Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам:

— приказы (в том числе об учетной политике, действующей в проверяемые периоды);

— коллективные договоры;

— трудовые договоры;

— договоры гражданско-правового характера;

— соглашения, заключенные с физическими лицами;

— контракты и другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц.

— Банковские и кассовые документы (выписки банка, платежные поручения (требования), прочие документы).

— Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности (в том числе учетные, расчетные и платежные документы) в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц. К указанным документам могут относиться: ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц.

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).

В перечень документов, проверяемых при осуществлении проверки, такие документы как техническая документация на воздушные суда не входит.