Представительские расходы — это затраты индивидуального предпринимателя по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества.
К представительским расходам относятся:
— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Вместе с тем необходимо отметить, что у индивидуальных предпринимателей может возникнуть множество вопросов о том, что можно, а что нельзя относить к представительским расходам.
Минфин России в письме от 12.05.2010 г. N 03-03-06/1/327 сообщил, что расходы на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и такие расходы не могут быть включены в состав представительских расходов. Поэтому приобретение кофе, чая, печенья не соответствует понятию представительских расходов. Также Минфин полагает, что расходы на приобретение сувениров нормой налогового законодательства не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов. Это подтверждает и Минфин (письмо от 16.08.2006 г. N 03-03-04/4/136).
Судебная практика. Суды по данному вопросу имеют другую позицию. Например, в части затрат на покупку цветов суды считают, что список представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК РФ) не является закрытым (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 01.02.2005 г. N А57-1209/04-16, Московского округа от 09.08.2006 г. N КА-А40/7454-06, Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 г. N Ф04-2610/2006 (22165-А46-40).
В отношении затрат на алкоголь Минфин заявил, что их можно относить к представительским расходам безотносительно к обычаям делового оборота (письмо Минфина России от 16.08.2006 г. N 03-03-04/4/136).
Налогообложение представительских расходов
Предприниматель вправе воспользоваться таким правом и уменьшить налоговую базу на затраты по проведению деловых встреч. Естественно, для этого должно соблюдаться общее правило признания расходов: как документальное их подтверждение, так и экономическая обоснованность (ст. 252 НК РФ). В налоговом учете сумма представительских расходов включается в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ).
Однако для упрощенной системы налогообложения в состав расходов представительские расходы не входят, что может служить дополнительными рисками для индивидуального предпринимателя.
Кроме того, налоговые риски могут возникнуть при проведении неофициальной встречи, например, если индивидуальный предприниматель во время командировки встретился в ресторане с контрагентом, то затраты на ресторанное обслуживание нельзя будет учесть в составе расходов.
Признание представительских расходов
Документами, которые призваны служить для подтверждения представительских расходов, являются:
— приказ об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы;
— акт об осуществлении представительских расходов, подписанный индивидуальным предпринимателем, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
— отчет о представительских расходах.
Спорным вопросом является приложение списка приглашенных лиц. Судебная практика дает основания полагать, что данный список не обязателен (постановление ФАС Уральского округа от 07.09.2005 г. N Ф09-3872/05-С7).
Мнение
Ирина Штукмастер, старший юрист компании «Пепеляев Групп»:
Суды также не признают правомерными требования инспекции о предоставлении дополнительных документов, в частности программы мероприятий, списка состава делегаций с указанием должностей приглашенной стороны, исполнительной сметы на каждую встречу как не основанными на законодательстве (Определение ВАС РФ от 20.02.2008 г. N 16343/07).
В отчете о представительских расходах должны быть определены:
— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
— дата и место проведения;
— программа мероприятий;
— состав приглашенной делегации;
— участники принимающей стороны;
— сумма расходов на представительские цели.
Мнения
Ирина Штукмастер, старший юрист компании «Пепеляев Групп»:
Отметим, что для предпринимателей, уплачивающих НДС, несмотря на то, что расходы на рекламу являются нормируемыми, суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по таким расходам, не нормируются и могут быть приняты к вычету в полном объеме. Такой вывод следует из постановления Президиума ВАС РФ от 06.07.2010 г. N 2604/10. Суд указал, что системное толкование п. 7 ст. 171 НК РФ в его взаимосвязи с главой 25 НК РФ позволяет считать, что в рассматриваемом положении речь идет только о нормировании вычетов сумм НДС, уплаченных по расходам на командировку и представительским расходам. Таким образом, к вычетам по иным нормируемым расходам ограничение на вычет НДС не применимо.
- · Нормируемые расходы (Е. Шестакова, «Арсенал предпринимателя», N 1, январь 2011 г.)