Причина возникновения ошибок

Самая частая причина — «ручной» перевод «бумажных» данных в электронный вид. Поскольку некоторые организации еще осуществляют бумажный документооборот как внутри компании, так и между организациями, многие данные переносятся с бумаги в учетные системы. В результате возникают расхождения в отчетных документах контрагентов. Многочисленные неточности чреваты санкциями ФСРАР: от штрафов до приостановки действия лицензии.

Самые распространенные расхождения

По данным сервиса «Алкосверка.Контур» чаще всего расхождения встречаются в данных продавцов и производителей, а также в информации о товаре.

1. В данных продавцов и производителей:

• ошибка в КПП ритейлера.
• неверный КПП производителя.
• неверное указание лицензии контрагента.
• номера товарно-транспортной накладной у контрагентов указаны в различном формате: в результате автоматическое сопоставление накладных невозможно.

2. В информации о товаре:

• пересортица между близкими видами алкогольной продукции;
• неверное указание объемов у оптового и розничного продавцов.

Какие действия помогут избежать расхождений в документах

До подачи декларации нужно произвести сверку с контрагентами. При этом производить сверку следует не один раз в квартал, а ежемесячно, чтобы разбить весь объем работ на меньшие блоки и не копить аврал на неделю перед сдачей декларации.

Проверяйте КПП контрагентов и производителей, лицензии партнеров, даты их действия и номера.

Следует стремиться к единообразию оформления документов, указывать ровно ту информацию, которую предоставил контрагент. В частности, это касается следующих данных:
— номера товарно-транспортной накладной (например, контрагент указал номер ТТН «22134», а организации в своей декларации выгружает «00022134»);
— коды алкогольной продукции, которые указаны в справочнике товаров (например, поставщик указывает код 401 (Вино виноградное), а розничный магазин декларирует код 403 (Вино виноградное столовое)).

Сверять данные вручную весьма трудоемко. Поэтому рекомендуется использование электронного документооборота, который поможет придерживаться единообразия, а также позволит передавать данные, необходимые для декларирования, от оптовиков ритейлерам. В этом случае декларация формируется с обеих сторон на основании одних и тех же данных, что исключает расхождения (buhonline.ru).