Если ошибка независимо от ее вида привела к недоплате сумм пособия в пользу работника, то обязательно нужно сделать доплату за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму пособия.

Обратите внимание: пособия по временной нетрудоспособности выплачивают из двух источников — средств работодателя и средств ФСС России. Сумму пособия, подлежащую доплате, также нужно распределить между этими источниками его финансирования.
Но это еще не все. При неполной выплате заработной платы и других денежных сумм, причитающихся работнику, работодатель несет материальную ответственность в виде уплаты процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Период начисления данной компенсации охватывает время начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Причем обязанность выплаты денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя, то есть причины возникновения допущенной ошибки в данном случае значения не имеют. Они могут повлиять лишь на решение работодателем вопроса о привлечении к ответственности сотрудников, по вине которых данная ошибка была допущена.

Составляем бухгалтерскую справку

Норма закона. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Об этом сказано в пункте 3 статьи 10 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Выполнить требование нормативного акта можно, составив бухгалтерскую справку. Она будет служить основанием для внесения исправлений в бухгалтерский, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).
Оформление документа. Форма бухгалтерской справки для коммерческих организаций не установлена. Бухгалтеры могут воспользоваться формой, которая предусмотрена для бюджетных организаций и приведена в приказе Минфина России от 10.02.2006 N 25н, либо самостоятельно разработать бланк бухгалтерской справки и утвердить ее форму в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). При этом документ должен содержать все необходимые реквизиты, перечень которых приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ.
В самой справке (образец приведен на с. 76) следует:
— описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;
— дать правильный вариант расчета пособия и зафиксировать дату осуществления пересчета;
— обозначить сумму пособия, которую необходимо доначислить и доплатить;
— сделать бухгалтерские проводки по доначислению и выплате суммы пособия, а также удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц (если речь идет о пособии по временной нетрудоспособности);
— произвести расчет пеней за несвоевременную уплату НДФЛ*(1) и бухгалтерские проводки по их начислению и перечислению;
— предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.

Образец бухгалтерской справки

ЗАО «Стейнвей»

Бухгалтерская справка N 37

от 25 мая 2011 года

Содержание хозяйственной операции: исправление ошибки, допущенной при расчете пособия по временной нетрудоспособности.

При расчете пособия по временной нетрудоспособности за период с 11 по 21 января 2011 года пианисту В.А. Блютнеру не были учтены премии, выплаченные в январе 2009 и октябре 2010 года в размере 5800 руб. и 7500 руб. соответственно.
В результате неправильного расчета сумма пособия составила 12 306,47 руб. (816 700 руб. : 730 х 100% х 11 календ. дн.) вместо 12 506,89 руб. (830 000 руб. : 730 х 100% х 11 календ. дн.).
Сумма пособия, подлежащая доначислению, равна 200,42 руб. (11 369,86 руб. — 11 187,67 руб.).
Кроме того, в результате неправильного расчета пособия возникла недоимка по НДФЛ в размере 26 руб. (12 506,89 руб. х 13% — 12 306,47 руб. х 13%), которая подлежит удержанию и перечислению в бюджет 25 мая 2011 года вместе с пени за просрочку платежа за 110 календарных дней в сумме 0,76 руб. (26 руб. х 7,75% х 1/300 х 23 календ. дн. + 26 руб. х 8% х 1/300 х 64 календ. дн. + 26 руб. х 8,25% х 1/300 х 23 календ. дн.).
Доначисление, удержание и перечисление налога в бюджет отражается в карточке налогового учета НДФЛ за 2011 год.

В бухгалтерском учете начисление суммы пособия было отражено проводками, приведенными ниже.
4 февраля 2011 года
Дебет 26 Кредит 70
— 3356,31 руб. (1118,77 руб. х 3 календ. дн.) — начислено пособие за первые три календарных дня временной нетрудоспособности за счет средств организации;
Дебет 69-1 Кредит 70
— 8950,16 руб. (12 306,47 руб. — 3356,31 руб.) — начислено пособие за оставшиеся семь дней временной нетрудоспособности за счет средств ФСС России;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1600 руб. (12 306,48 руб. х 13%) — удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 70 Кредит 50
— 10 706,47 руб. (12 306,47 руб. — 1600 руб.) — выплачено пособие по временной нетрудоспособности за минусом удержанного НДФЛ.
Ошибка обнаружена 25 мая 2011 года. Для ее исправления в бухгалтерском учете сделаны записи, приведенные ниже.
25 мая 2011 года
Дебет 26 Кредит 70
— 54,66 руб. (1136,99 руб. х 3 календ. дн. — 3356,31 руб.) — доначислено пособие за первые три календарных дня временной нетрудоспособности за счет средств организации;
Дебет 69-1 Кредит 70
— 145,76 руб. (12 506,89 руб. — 8950,16 руб. — 3356,31 руб. — 54,66 руб.) — доначислено пособие за оставшиеся семь дней временной нетрудоспособности за счет средств ФСС России;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 26 руб. (12 506,89 руб. х 13% — 1600 руб.) — удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 0,76 руб. (26 руб. х 7,75% х 1/300 х 23 календ дн. + 2 руб. х 8% х 1/300 х 64 календ. дн. + 26 руб. х 8,25% х 1/300 х 23 календ. дн.) — начислены пени за просрочку уплаты НДФЛ;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
— 26 руб. — сумма доначисленного НДФЛ перечислена в бюджет;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
— 0,76 руб. — перечислены с расчетного счета пени за просрочку уплаты НДФЛ.
6 июня 2011 года
Дебет 70 Кредит 50
— 174,42 руб. (12 506,89 руб. — 10 706,47 руб. — 1600 руб. — 26 руб.) — выплачено пособие по временной нетрудоспособности за минусом удержанного НДФЛ.

Главный бухгалтер ЗАО «Стейнвей» Абель А.М. Абель

Обратите внимание! В этом материале мы говорим об исправлении ошибки. Однако пересчет пособий не всегда связан с ошибкой бухгалтера или недобросовестными действиями работника.
Например, сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. В этом случае пособие необходимо пересчитать и произвести доплату, если она необходима. О порядке оформления документов в этом и подобных случаях мы расскажем в ближайших номерах.

Приказ

Бухгалтер вправе произвести выплату недостающей суммы пособия на основании приказа директора. Этот документ оформляется в произвольном виде.

Образец приказа

ЗАО «Стейнвей»

Приказ N 145

г. Москва 25 мая 2011 года

В связи с выявлением ошибки в расчете пособия по временной нетрудоспособности приказываю главному бухгалтеру А.М. Абелю:
1. Произвести доплату пособия по временной нетрудоспособности пианисту В.А. Блютнеру в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.
2. Перечислить в бюджет НДФЛ с суммы доплаты и пени в срок не позднее 25 мая 2011 года.

Генеральный директор
ЗАО «Стейнвей» Бехштейн К.А. Бехштейн

С приказом ознакомлен Абель 25.05.2011

Сроки начисления и выплаты недоплаченного пособия

Недостающая сумма пособия должна быть выплачена работнику. Специальных положений относительно конкретных сроков ее выплаты законодательство о социальном страховании не содержит.
В Законе N 255-ФЗ установлены лишь общие нормы:
— страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами;
— выплату производит в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
В этой ситуации предлагаем следующее. Поскольку недостающая сумма пособия по временной нетрудоспособности известна (она отражена в бухгалтерской справке), доплата пособия может быть произведена в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Отражение суммы доплаты пособия в форме 4-ФСС РФ

Расходы на доплату неправильно выплаченных пособий следует отразить в разделе I формы 4-ФСС РФ (утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н) в том отчетном периоде, в котором будет произведена доплата.
Обратите внимание: такой подход применяется в отношении сумм недоплаченных пособий, начисленных как в текущем году, так и в отчетных периодах прошлых лет.

Если пособие излишне выплачено

Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.

Взыскание на законном основании

Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:
— он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т.п.);
— при расчете пособия была допущена счетная ошибка.
Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона N 255-ФЗ, части 2 статьи 19 Федерального закона от 19.05.95 N 81-ФЗ (далее — Закон N 81-ФЗ) и пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее — Порядок).
Напомним также, что сотрудники — получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).

Взыскание на добровольной основе

Можно, правда, попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы, но соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (письмо ФСС России от 20.08.2007 N 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо (если виновное лицо не найдено) списана в расходы за счет чистой прибыли организации.

Взысканию не подлежит

Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.
Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, — работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).

Порядок взыскания сумм переплаты

Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.

Бухгалтерская справка

Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.

Уведомление сотрудника

О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.
В уведомлении можно предложить:
— зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
— сообщить об удержании переплаты из заработной платы сотрудника.
Образец уведомления об удержании из заработной платы излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности приведен ниже.

Образец уведомления

Закрытое акционерное общество

«Стейнвей» 115432, г. Москва, ул. Трофимова, д. 9 тел. (495) 973-89-54, факс (495) 973-89-60

Исх. N 22/05 Пианисту
17 мая 2011 года Аллегрову Е.И.

Уведомление

Уважаемый Евгений Иванович!

Уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой бухгалтера Вам излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 4 по 15 апреля 2011 года в размере 189 руб. 25 коп. (сто восемьдесят девять руб. 25 коп.).
В соответствии с частью 4 статьи 15 Закона N 255-ФЗ и частью 2 статьи 19 Закона N 81-ФЗ сумма пособия, излишне выплаченная в результате счетной ошибки, будет взыскана из Вашей заработной платы за май 2011 года.

Главный бухгалтер
ЗАО «Стейнвей» Абель А.М. Абель

Ознакомлен
17 мая 2011 года Аллегров Е.И. Аллегров

Если удержание производится из заработной платы

Согласно части 3 статьи 137 ТК РФ удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.
Обратите внимание: при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона N 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Бухгалтерские проводки

Исправительные проводки делают в месяце обнаружения ошибки.
Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, бухгалтер сделает проводки:
Дебет 26 Кредит 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;
Дебет 69-1 Кредит 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС России;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.
Обратите внимание: запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.
Пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:
Дебет 69-1 Кредит 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия.

• · Если пособие было рассчитано неправильно (Ю.А. Никерова, «Зарплата», N 6, июнь 2011 г.)