Компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.
Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже).
Какие документы собрать и оформить
Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.
Важная деталь
Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.
В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.
На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника
| Документ | Что подтверждает | Как влияет на налоги |
|---|---|---|
| Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему | Размер компенсации, сроки выдачи | Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы |
| Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера | Право собственности работника на имущество | |
| Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ | Расходы работника |
Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.
Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины. Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже. — Примеч. ред.).
Как поступить с доплатой, которую компания собирается начислять сотруднику за использование его автомобиля в работе
Что важно учесть при расчете налога на прибыль
В большинстве случаев всю сумму компенсации можно списать в расходы при расчете налога на прибыль.Этого мнения придерживаются чиновники. И вот подтверждение: недавнее письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Исключение — ситуация, когда сотрудник получает деньги за использование в работе личного легкового автомобиля или мотоцикла. В этом случае в налоговые расходы можно включить только ту часть компенсации, которая укладывается в нормативы (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Осторожно!
Если вы платите сотруднику компенсацию за использование личной машины на работе, то списывать в расходы оплату ГСМ опасно.
К слову, лимит за использование работником личного автомобиля равен 1200 руб. (для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. в месяц. А по мотоциклам норматив равен 600 руб. в месяц. Как видите, нормы совсем небольшие, Правительство РФ их утвердило еще в 2002 году. И с тех пор лимиты за использование личного транспорта на службе не менялись.
К сожалению, по мнению чиновников, если компания выдает сотруднику компенсацию за использование автомобиля или мотоцикла, то оплачивать сверх этого еще какие-нибудь расходы на транспорт предприятие не вправе. То есть вы не сможете помимо компенсации включить в расходы, например, оплату ГСМ (glavbukh.ru).