В Письмах Минфина России от 1 августа 2013 г. N 03-03-06/1/30978 и от 8 августа 2013 г. N 03-03-06/1/31945 чиновники разъяснили, что делать тем работодателям, которым нужно вызвать дистанционного сотрудника в офис. Но прежде чем изучать документы, стоит напомнить некоторые основополагающие факты, на которые опирались чиновники, создавая тексты Писем.

Вызвать в офис

Начну с того, что по заключению Минтруда на удаленных сотрудников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 ТК РФ). Однако необходимо учитывать нормы, установленные гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Напомню, что новая глава о не трудящихся в офисе работниках появилась в ТК в этом году. Дистанционной работой является выполнение специалистом определенной трудовым договором функции вне места нахождения компании, ее филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности). При этом нужно соблюдать условие: сотрудник должен использовать для выполнения своих обязанностей и для осуществления взаимодействия между ним и фирмой информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. Конечно, речь, прежде всего, идет об Интернете. Новая глава ТК также устанавливает особенности: заключения и прекращения трудовых контрактов и условия изменения их пунктов; организации и охраны труда; режима рабочего времени и периодов отдыха.

Что же делать, если нужно вызвать сотрудника в офис для работы? Ответ прост — оформить командировку.

О том, что собственно такое командировка, сказано в ст. 166 ТК: это «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». А в ст. 312.1 Трудового кодекса дано определение дистанционной работы, из него следует, что местом постоянной занятости удаленного сотрудника является место его нахождения, к таким обычно относятся его дом или квартира. Вот и получается, что вызов фрилансера в связи с производственной необходимостью в офис означает направление его в командировку.

И как бы парадоксально ни звучало это утверждение, именно к такому заключению пришли чиновники в своих Письмах.

Расходы по заданию

В связи с тем что специалист отправляется в служебную поездку, у компании в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса появляются определенные траты. В норме сказано, что специалисту возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные издержки, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок возмещения расходов нужно определить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках).

О налогах

Согласно п. 1 ст. 252 НК компания уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением трат, указанных в ст. 270 Кодекса). В пп. 12 п. 1 ст. 264 сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся издержки на командировки, в частности на: проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно; наем жилого помещения; суточные или полевое довольствие. Поэтому расходы на поездки дистанционного работника бухгалтер вправе учесть в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль. Такой вывод подтверждают и чиновники в своих разъяснениях.

А что делать с НДФЛ? В соответствии с п. 3 ст. 217 НК не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат. Это правило действует в пределах определенных норм. Выплаты в этом случае должны быть связаны, в частности, с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Напомню, что при оплате расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в поездке на территории нашей страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения за границей. Также в такой доход не нужно включать фактически произведенные и документально подтвержденные траты: на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов и проезд к ним или на вокзал, комиссионные сборы, траты на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также траты, связанные с обменом валюты или чека.

Если сотрудник не представит документ, подтверждающий оплату им расходов по найму жилого помещения, суммы такой его траты освобождаются от налогообложения лишь в пределах, о которых сказано выше.

Таким образом, если вызвать своего дистанционного работника в командировку вне места его постоянной работы, указанного в трудовом договоре (то есть в офис), то к суммам возмещения расходов необходимо применять нормы п. 3 ст. 217 НК.

Документальное подтверждение

Унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, в том числе форма N Т-10 «Командировочное удостоверение» и форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», не являются больше обязательными к применению. Это правило действует с 1 января 2013 г. Руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных документов. Об этом сказано в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом такие бумаги должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Как я уже отмечала, правила возмещения расходов, связанных со служебными поездками, необходимо определить коллективным договором или локальным нормативным актом. В связи с этим компании лучше утвердить порядок оформления командировок работников, в том числе дистанционных. Об этом, кстати, в своих разъяснениях сообщает и Минтруд.

Итак, при направлении дистанционного сотрудника в служебную командировку на него распространяются нормы трудового законодательства, предусмотренные для работников, место службы которых совпадает с офисом компании. Об этом не стоит забывать. Если у вас в организации трудятся «удаленные» специалисты, то к ним применяются нормы, закрепленные в гл. 49.1 Трудового кодекса (об особенностях регулирования труда дистанционных работников). Однако если вы отправите такого сотрудника в командировку (в том числе к месту нахождения работодателя или в иные населенные пункты по заданию компании и в связи с производственной необходимостью), то нужно помнить, что ему полагаются все гарантии, которые предусмотрены для обычных сотрудников.