Расходы, понесенные иностранной организацией за пределами Российской Федерации, для целей, связанных с деятельностью ее постоянного представительства в Российской Федерации, могут быть приняты при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль российского представительства при соблюдении вышеперечисленных условий.
Согласно ст. 7 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) если международный договор, регулирующий налоговые отношения, содержит положения, отличные от налогового законодательства Российской Федерации, то применяются нормы международного договора.
Состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль иностранных организаций, определяется в том же порядке, что и для организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, на основании ст. ст. 252 — 269 Кодекса.
Согласно п. 5.3 Методических рекомендаций по применению отдельных положений главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, касающихся особенностей налогообложения прибыли (доходов) иностранных организаций, утвержденных Приказом МНС России от 28.03.2003 N БГ-3-23/150, если международным договором Российской Федерации с иностранным государством предусмотрена возможность включения в состав расходов постоянного представительства затрат, в том числе управленческих и общеадминистративных, понесенных иностранной организацией на осуществление деятельности постоянного представительства в Российской Федерации в других государствах, то при соблюдении требований гл. 25 Кодекса эти расходы могут быть приняты при исчислении налоговой базы постоянного представительства.
Необходимость установления методики определения доходов и расходов для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предусмотрена также в ст. 313 Кодекса, в которой указано, что налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета. Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя, и должен быть представлен в налоговые органы в Российской Федерации по месту постановки на учет иностранной организации.
Подтверждение расходов является документально обоснованным, если первичный документ соответствует международным стандартам бухгалтерского учета и не противоречит общим принципам составления первичных документов, применяемым в любых стандартах бухгалтерского учета, а в российском законодательстве — предусмотренным п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ »О бухгалтерском учете» и разд. 2 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Согласно данным нормативным актам документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке; первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
При формировании расходов каждого отчетного (налогового) периода, признаваемых в целях налогообложения, необходимо учитывать, что не включаются в состав расходов представительства расходы на содержание любых подразделений иностранной организации, не находящихся на территории Российской Федерации, включая подразделения головного офиса. Расходы, передаваемые головным офисом представительству, считаются произведенными в том периоде, в котором они были фактически переданы.
При исчислении налоговой базы целесообразно также учитывать решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.04.2012 N 1896/12 о признании расходов, передаваемых иностранной организацией своему представительству в Российской Федерации (Письмо Минфина России от 26.06.2012 N 03-08-13) (subschet.ru).