Нормы ч. 5, 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ практически уравнивают в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью.
Признание в новом Законе «О бухгалтерском учете» электронного документа, заверенного электронной подписью, равным документу на бумажном носителе стало возможным и необходимым после вступления в силу Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Как сказано в ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
Некоторые первичные документы могут быть составлены по утвержденной форме.
Рассмотрим, те формы первичных документов, которые уже разработаны и утверждены, а также пример их заполнения.
| ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ | |
| Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) | Унифицированная форма N ОС-1 |
| Акт о приеме-передаче здания (сооружения) | Унифицированная форма N ОС-1а |
| Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) | Унифицированная форма N ОС-1б |
| Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств | Унифицированная форма N ОС-2 |
| Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств | Унифицированная форма N ОС-3 |
| Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) | Унифицированная форма N ОС-4 |
| Акт о списании автотранспортных средств | Унифицированная форма N ОС-4а |
| Акт о списании групп объектов основных средств | Унифицированная форма N ОС-4б |
| Инвентарная карточка учета объекта основных средств | Унифицированная форма N ОС-6 |
| Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств | Унифицированная форма N ОС-6а |
| Инвентарная книга учета объектов основных средств | Унифицированная форма N ОС-6б |
| Акт о приеме (поступлении) оборудования | Унифицированная форма N ОС-14 |
| Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж | Унифицированная форма N ОС-15 |
| Акт о выявленных дефектах оборудования | Унифицированная форма N ОС-16 |
| ПО УЧЕТУ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ | |
| Карточка учета нематериальных активов | Типовая межотраслевая форма N НМА-1 |
| ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ | |
| Доверенность | Типовая межотраслевая форма N М-2 |
| Доверенность | Типовая межотраслевая форма N М-2а |
| Приходный ордер | Типовая межотраслевая форма N М-4 |
| Акт о приемке материалов | Типовая межотраслевая форма N М-7 |
| Лимитно-заборная карта | Типовая межотраслевая форма N М-8 |
| Требование-накладная | Типовая межотраслевая форма N М-11 |
| Накладная на отпуск материалов на сторону | Типовая межотраслевая форма N М-15 |
| Карточка учета материалов | Типовая межотраслевая форма N М-17 |
| Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений | Типовая межотраслевая форма N М-35 |
| ПО УЧЕТУ ПРОДУКЦИИ, ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ |
|
| Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение | Унифицированная форма N МХ-1 |
| Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение | Унифицированная форма N МХ-2 |
| Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение | Унифицированная форма N МХ-3 |
| Журнал учета поступающих грузов | Унифицированная форма N МХ-4 |
| Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения | Унифицированная форма N МХ-5 |
| Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | Унифицированная форма N МХ-6 |
| Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения | Унифицированная форма N МХ-7 |
| Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения | Унифицированная форма N МХ-8 |
| Весовая ведомость | Унифицированная форма N МХ-9 |
| Партионная карта | Унифицированная форма N МХ-10 |
| Акт о расходе товаров по партии | Унифицированная форма N МХ-11 |
| Акт о расходе товаров по партиям | Унифицированная форма N МХ-12 |
| Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения | Унифицированная форма N МХ-13 |
| Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения | Унифицированная форма N МХ-14 |
| Акт об уценке товарно-материальных ценностей | Унифицированная форма N МХ-15 |
| Карточка учета овощей и картофеля в буртах | Унифицированная форма N МХ-16 |
| Накладная на передачу готовой продукции в места хранения | Унифицированная форма N МХ-18 |
| Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения | Унифицированная форма N МХ-19 |
| Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения | Унифицированная форма N МХ-20 |
| Отчет о движении товарно-материальных ценностей | Унифицированная форма N МХ-20а |
| Отчет экспедитора | Унифицированная форма N МХ-21 |
| РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ | |
| Инкассовое поручение | |
| Объявление на взнос наличными | |
| Платежный ордер | |
| Платежное поручение | |
| Платежное требование | |
| ПО УЧЕТУ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ | |
| Авансовый отчет | Унифицированная форма N АО-1 |
| Приходный кассовый ордер | Унифицированная форма N КО-1 |
| Расходный кассовый ордер | Унифицированная форма N КО-2 |
| Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов | Унифицированная форма N КО-3 |
| Кассовая книга | Унифицированная форма N КО-4 |
| Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | Унифицированная форма N КО-5 |
| ПО УЧЕТУ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН |
|
| Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины | Унифицированная форма N КМ-1 |
| Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию | Унифицированная форма N КМ-2 |
| Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) | Унифицированная форма N КМ-3 |
| Журнал кассира-операциониста | Унифицированная форма N КМ-4 |
| Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста | Унифицированная форма N КМ-5 |
| Справка-отчет кассира-операциониста | Унифицированная форма N КМ-6 |
| Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации | Унифицированная форма N КМ-7 |
| Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ | Унифицированная форма N КМ-8 |
| Акт о проверке наличных денежных средств кассы | Унифицированная форма N КМ-9 |
| ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ | |
| Акт о приемке товаров | Унифицированная форма N ТОРГ-1 |
| Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей | Унифицированная форма N ТОРГ-2 |
| Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров | Унифицированная форма N ТОРГ-3 |
| Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика | Унифицированная форма N ТОРГ-4 |
| Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика | Унифицированная форма N ТОРГ-5 |
| Акт о завесе тары | Унифицированная форма N ТОРГ-6 |
| Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары | Унифицированная форма N ТОРГ-7 |
| Заказ — отборочный лист | Унифицированная форма N ТОРГ-8 |
| Упаковочный ярлык | Унифицированная форма N ТОРГ-9 |
| Спецификация | Унифицированная форма N ТОРГ-10 |
| Товарный ярлык | Унифицированная форма N ТОРГ-11 |
| Товарная накладная | Унифицированная форма N ТОРГ-12 |
| Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары | Унифицированная форма N ТОРГ-13 |
| Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) | Унифицированная форма N ТОРГ-14 |
| Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей | Унифицированная форма N ТОРГ-15 |
| Акт о списании товаров | Унифицированная форма N ТОРГ-16 |
| Приходный групповой отвес | Унифицированная форма N ТОРГ-17 |
| Журнал учета товаров на складе | Унифицированная форма N ТОРГ-18 |
| Расходный отвес (спецификация) | Унифицированная форма N ТОРГ-19 |
| Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров | Унифицированная форма N ТОРГ-20 |
| Акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции | Унифицированная форма N ТОРГ-21 |
| Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц | Унифицированная форма N ТОРГ-22 |
| Товарный журнал работника мелкорозничной торговли | Унифицированная форма N ТОРГ-23 |
| Журнал учета выполнения заказов покупателей | Унифицированная форма N ТОРГ-27 |
| Товарный отчет | Унифицированная форма N ТОРГ-29 |
| Отчет по таре | Унифицированная форма N ТОРГ-30 |
| ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В КОМИССИОННОЙ ТОРГОВЛЕ | |
| Перечень товаров, принятых на комиссию | Унифицированная форма N КОМИС-1 |
| Перечень принятых на комиссию транспортных средств (автомобилей, мотоциклов) и номерных узлов (агрегатов) | Унифицированная форма N КОМИС-1а |
| Акт об уценке | Унифицированная форма N КОМИС-3 |
| ПО УЧЕТУ ПРОДАЖИ ТОВАРОВ В КРЕДИТ | |
| Справка для покупки товаров в кредит | Унифицированная форма N КР-1 |
| ПО УЧЕТУ ОПЕРАЦИЙ В ОБЩЕСТВЕННОМ ПИТАНИИ | |
| Калькуляционная карточка | Унифицированная форма N ОП-1 |
| План-меню | Унифицированная форма N ОП-2 |
| Накладная на отпуск товара | Унифицированная форма N ОП-4 |
| Закупочный акт | Унифицированная форма N ОП-5 |
| ПО УЧЕТУ РАБОТ В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ | |
| Товарно-транспортная накладная | Типовая межотраслевая форма N 1-Т |
| Путевой лист легкового автомобиля | Типовая межотраслевая форма N 3 |
| Путевой лист грузового автомобиля | Типовая межотраслевая форма N 4-С |
| Журнал учета движения путевых листов | Типовая межотраслевая форма N 8 |
| ПО УЧЕТУ РАБОТ В КАПИТАЛЬНОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ
И РЕМОНТНО-СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ |
|
| Акт о приемке выполненных работ | Унифицированная форма N КС-2 |
| Справка о стоимости выполненных работ и затрат | Унифицированная форма N КС-3 |
| Общий журнал работ | Унифицированная форма N КС-6 |
| Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения | Унифицированная форма N КС-8 |
| ПО УЧЕТУ КАДРОВ, РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ
С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА |
|
| Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу | Унифицированная форма N Т-1 |
| Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу | Унифицированная форма N Т-1а |
| Личная карточка работника | Унифицированная форма N Т-2 |
| Личная карточка государственного (муниципального) служащего | Унифицированная форма N Т-2ГС |
| Штатное расписание | Унифицированная форма N Т-3 |
| График отпусков | Унифицированная форма N Т-7 |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Унифицированная форма N Т-8 |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | Унифицированная форма N Т-9 |
| Командировочное удостоверение | Унифицированная форма N Т-10 |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Унифицированная форма N Т-11 |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Унифицированная форма N Т-12 |
| Табель учета рабочего времени | Унифицированная форма N Т-13 |
| Расчетно-платежная ведомость | Унифицированная форма N Т-49 |
| Расчетная ведомость | Унифицированная форма N Т-51 |
| Платежная ведомость | Унифицированная форма N Т-53 |
| ПО УЧЕТУ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ | |
| Инвентаризационная опись основных средств. Собственные основные средства | Унифицированная форма N ИНВ-1 |
| Инвентаризационная опись основных средств. Арендованные основные средства | Унифицированная форма N ИНВ-1 |
| Инвентаризационная опись нематериальных активов | Унифицированная форма N ИНВ-1а |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Унифицированная форма N ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Унифицированная форма N ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Унифицированная форма N ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | Унифицированная форма N ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | Унифицированная форма N ИНВ-8 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | Унифицированная форма N ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Унифицированная форма N ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | Унифицированная форма N ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Унифицированная форма N ИНВ-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Унифицированная форма N ИНВ-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств. Арендованные основные средства | Унифицированная форма N ИНВ-18 |
| Приказ (постановление, распоряжение) | Унифицированная форма N ИНВ-22 |
| Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей | Унифицированная форма N ИНВ-24 |
| Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации | Унифицированная форма N ИНВ-25 |
| Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией | Унифицированная форма N ИНВ-26 |
С 1 января 2013 г. формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными для применения в целях документального подтверждения расходов. Однако установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов формы документов, используемых в качестве первичных, остаются обязательными для применения (письмо Минфина от 28 февраля 2013 г. N 03-11-06/2/5946).
На основании п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее — Закон N 402-ФЗ), вступившим в силу 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом N 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Таким образом, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.