К документам, которые работодатель обязан оформить в предусмотренных законодательством случаях, например, относятся следующие.
- Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Изменять условия трудового договора допускается только по соглашению сторон (кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ), которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
- График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
- Трудовые книжки и книги по их учету.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для него основной.
- Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
- Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Обязательные локальные нормативные акты организации:
а) правила внутреннего трудового распорядка
б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ).
в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ).
д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
- Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.
- Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.
Согласно ст. 20 ТК РФ сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.
- Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:
— правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);
— перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);
— инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).
- График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Следовательно, данный документ является обязательным только в указанном случае.
- Документы, относящиеся к воинскому учету граждан.
- Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.