Как выявить ошибки в кассовых операциях?

При проверке правильности ведения кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18.

При этом, прежде всего, рекомендуется проверить правильность оформления первичных документов и регистров бухгалтерского учета: отчетов кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, корешков чеков использованных чековых книжек. Расходные и приходные кассовые номера должны иметь раздельную нумерацию, выписываться бухгалтерией в момент совершения операции и регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Все кассовые документы должны быть четко заполнены. В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» исправления (подчистки) в кассовых документах не допускаются.
Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее — индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей (указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (зарегистрировано в Минюсте РФ 5 июля 2007 г. N 9757).
Необходимо проверить, соблюдается ли кассовая дисциплина, а именно не превышают ли остатки наличных денег в кассе установленного лимита по согласованию с обслуживающим Банком, используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм. Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности — не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, — не более пяти дней.
Организациям иметь счета в разных банках и сколько угодно никто не запрещает. Тогда лимит остатка кассы устанавливает один из банков. В другие банки достаточно представить копию такого решения.
Если вы не согласовали с банком сумму лимита остатка кассы, он считается равным нулю. В этом случае вы обязаны в конце каждого дня сдавать в банк всю денежную наличность Бухгалтер должен отражать в кассовой книге операции за каждый день, а не суммарно за какой-либо период времени.
Кроме того, теперь это ограничение распространено и на предпринимателей, что подтверждается письмом Минфина от 29 сентября 2011 г. N 03-01-15/6-115. Согласно п. 3 Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Согласно ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных и юридических лиц.
При этом превысить лимит в 100 000 рублей нельзя ни по договорам предпринимателей между собой, ни по договорам между предпринимателем и организацией. Как бухгалтеру сделать так, чтобы заплатить более 100 000 руб. и при этом не нарушить законодательство — читайте в главе «Порядок исправления ошибок, допущенных по кассовым операциям и операциям».
Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек проверяющие могут расценить как неоприходование наличности.
Необходимо проверить, использованы ли денежные средства, полученные из банка, по целевому назначению, а также своевременность и полноту возврата неиспользованных денежных средств. Для этого нужно сопоставить данные о суммах наличных денежных средств, полученных в банке (по банковским выпискам, корешкам чековых книжек, приходным кассовым ордерам, записям в кассовой книге), с данными об их расходовании (расходными кассовыми ордерами, записями в кассовой книге).
В бухгалтерском учете суммы, которые организация платит банку за расчетно-кассовое обслуживание, должны отражаться в выписке банка отдельной строкой (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации») в составе прочих расходов.
В бухгалтерском учете расходы на инкассацию, так же как и услуги по расчетно-кассовому обслуживанию, должны быть учтены в составе прочих расходов как затраты, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В налоговом же учете расходы, производимые организацией на оплату инкассаторских услуг, а также услуг банка за расчетно-кассовое обслуживание для целей налогообложения прибыли включаются в состав внереализационных расходов на основании подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ.

7.2. Основные ошибки по ведению кассовых операций

Пример 1. После сдачи выручки кассиром организации инкассатору банком была обнаружена фальшивая купюра, при этом бухгалтерией организации был нарушен порядок учета кассовых операций по отражению недостач.
Согласно п. 10.3 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ, на купюры, поставленные под сомнение сотрудником банка, должны быть составлены акт и мемориальный ордер. Если подтверждается, что заявленная купюра фальшивая, банк должен выдать копию акта экспертизы, который будет являться основанием для отражения недостачи в бухгалтерском учете организации.
Пример 2. Организация является участником выставки и осуществляет эпизодическую продажу выставочных экспонатов со стенда или с рабочего места (стол и стул) на выставке, проходящей в выставочном комплексе. Продажа осуществляется без применения контрольно-кассовой техники.
Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Это правило общее и должно применяться во всех случаях за исключением тех, которые оговорены в п. 3 ст. 2 Федерального закона, где перечислены виды деятельности, при осуществлении которых организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, в частности, при торговле на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.
Обращаем внимание, что указанный порядок торговли касается как рыночных, так и ярмарочных и выставочных помещений.
При организации выставочно-ярмарочного мероприятия экспонентам предоставляют в аренду экспозиционные площади и обеспечивают соответствующим стендовым оборудованием, а также комплексом выставочных услуг (сервис, охрана, связь и др.).
Аналогично обустроенным торговым местом в целях применения контрольно-кассовой техники следует признать такое, на котором в силу его конструктивных особенностей обеспечивается показ и сохранность товара, т.е. с витрин (стеллажей) товар на ночь не убирается, а само торговое место защищено от неблагоприятных климатических воздействий (температуры, осадков и т.п.), что делает возможным применение контрольно-кассовой техники.
Осуществление розничной торговли промышленными товарами со стола, выставленного в выставочном помещении и стоящего возле выставочного стенда не может считаться как торговля «с лотка», при которой необязательно применение контрольно-кассовой техники.
Стол, стоящий у выставочного стенда в выставочном помещении, передвижным средством развозной или разносной торговли не является.
При таких обстоятельствах выставочный стенд в выставочном помещении и стоящий рядом стол, который служит прилавком при эпизодической продаже товаров, необходимо рассматривать как единое, стационарно обустроенное торговое место, и при осуществлении торговли в силу абз. 7 п. 3 ст. 2 Федерального закона должна применяться контрольно-кассовая техника (письмо Минфина России от 11 июня 2008 г. N 03-01-15/7-228).

Пример 3. Наличные деньги, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц, расходуются организацией на хозяйственные и другие нужды организации путем выдачи из кассы организации.
ЦБ РФ указанием от 28 апреля 2008 г. N 2003-У, зарегистрированного в Минюсте России 19 мая 2008 г. внес дополнения в свое указание от 20 июня 2007 г. N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные работы и оказанные услуги, а также страховые премии на определенные цели:
— заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
— стипендии;
— командировочные расходы;
— оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
— выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
— выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Согласно же внесенным дополнениям наличные деньги, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц, не могут расходоваться на перечисленные цели и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

Пример 4. Нецелевое использование наличных денег, снятых с расчетного счета организации.
Банки должны тщательно отслеживать расходование денежных средств, снимаемых организацией с расчетного счета. Чаще всего, ошибки в расходе денежных средств возникают по причине своего рода халатности руководителя, особенно, если он является единственным уполномоченным лицом, чья подпись зарегистрирована в банковской карточке. Бухгалтер, обычно, указывает на ошибки при заполнении чеков на снятие наличных денег, если его подпись тоже зарегистрирована в банковской карточке.
Каждый квартал организация заполняет кассовую заявку, в которой указывает, сколько приблизительно наличных денег она планирует тратить на различные нужды, в том числе на заработную плату и хозяйственные расходы.
Лучше отслеживать все факты снятия наличных денег с расчетного счета и сопоставлять их расход с реальными целями. В ином случае, банк может вменить организации нецелевое использование денежных средств. Существенных санкций за такую ошибку не предусмотрено, однако, лучше вести правильный учет наличных денег в организации.
Целевое использование наличных денежных средств относится и к случаям выдачи денежных средств под отчет. При этом такие суммы не облагаются НДФЛ (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29 июля 2009 г. N 09АП-12421/2009-АК по делу N А40-20481/09-35-76).

(Голубева А.Г., Уткина С.А., Шестакова Е.В. Ошибки в бухгалтерском и налоговом учете: способы их обнаружения и исправления (под ред Е.В. Шестаковой). — Система ГАРАНТ, 2012 г.)