Статья 168.1 ТК РФ регулирует порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная
работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами
экспедиционного характера.
К расходам, возникающим при служебных поездках, относятся:
· расходы по проезду;
· расходы по найму жилого помещения;
· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое
довольствие);
· иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Нормы и порядок возмещения таких расходов пока законодательно не установлены. По мнению Минфина РФ,
размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указаны в ст. 168.1 НК
РФ, а также в перечне работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором,
соглашениями, локальными нормативными актами (Письмо Минфина России от 29.08.06№ 03-03-04/1/642).
Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также предусмотреть в трудовом договоре.
В Письме Минфина не содержится подобных выводов, но нужно учитывать, что в налоговую себестоимость можновключать только расходы, которые документально подтверждены и экономически оправданны. Как расходы наоплату труда можно учитывать только те выплаты, которые предусмотрены в трудовом или коллективном договоре. Но т.к. именно ТК РФ предписывает устанавливать «разъездные» компенсации, то это требование выполнить будет незатруднительно.
Сложнее это обосновать экономически. В ходе проверки инспекторы будут пристально изучать список должностей с
разъездным характером работы, поэтому для «разъездных» работников должны быть соответствующие должностные
инструкции.
Размеры компенсации затрат фирма определяет самостоятельно При этом она может установить, что расходы
возмещаются на основании предъявленных документов. Дополнительные нюансы тоже можно предусмотреть в
коллективном договоре, например, относительно утерянных подтверждающих документов. Хотя, и в таком случае
проверяющие могут отказать во включение расходов без подтверждения.
В отношении документального подтверждения затрат нужно также отметить, что, в отличие от командировок, оформление
приказов, командировочных удостоверений на служебные поездки «разъезжающих» сотрудников не предусмотрено.
Но разработать форму отчета есть смысл. В этом документе работники должны будут указывать, например, сколько дней
продолжалась их служебная поездка, какие затраты и в какой сумме они произвели.
Периодичность составления такого отчета зависит от различных условий, в том числе и от интенсивности
разъездов.
Отчет о служебных поездках в купе с билетами, счетами, квитанциями, чеками послужит документальным
подтверждением затрат.
Гораздо больше проблем возникает с «разъездными» суточными. Их величину, как и размер, каждая компания
устанавливает сама. НК РФ не предусматривает никакого их нормирования. Поэтому, «разъездные» суточные можно
учитывать в пределах сумм, которые компания установила в коллективном (трудовом) договоре, либо в положении о
возмещении расходов «разъезжающим» сотрудникам.
При этом необходимо:
1. Утвердить перечень работ и профессий, на которые распространяются компенсации (обязательно чтобы
разъездной характер работы был прописан в должностной инструкции или в договоре). Можно
указать, что у таких сотрудников нет постоянного места работы, а вся их работа «осуществляется в пути». При
этом в инструкциях важно подчеркнуть, что разъезды являются постоянной должностной обязанностью этих
сотрудников (это необходимо отразить и в трудовом договоре).
2. Создать соответствующие локальные нормативные акты, закрепляющие обязанность работодателя выплачивать
компенсацию за разъездную работу.
3. В положении об оплате труда утвердить размер и порядок выплаты компенсации (после предоставления
отчета или (и) в момент выдачи заработной платы).
4. Сотрудникам не выписывать командировочное удостоверение и не оформлять приказ на командировку
(следует иметь в виду, что поездки сотрудников «по распоряжению работодателя на определенный срок для
выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» считаются командировками (ст. 166 ТК РФ)).
5. Утвердить форму отчета, где в обязательном порядке нужно будет указывать продолжительность поездка,
размер и виды понесенных затрат. А приложенные к отчету билеты, счета, квитанции, чеки и т.п. послужат
документальным подтверждением затрат. Работа водителей, занятых на междугородных маршрутах,
носит разъездной характер. Об этом высказался Минфин РФ в Письме от 01.06.05 № 03-05-01-04/168. И если водители
постоянно работают на регулярных междугородных маршрутах, то такие поездки служебными командировками
не признаются. Это же мнение было высказано в Письме Минфина РФ от 08.02.05№ 03-05-01-04/21.