Инвентаризация имущества — это свер­ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д., включая обособленные подразде­ления фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация­ми и т. д.

Инвентаризация нужна для обеспечения до­стоверности данных учета.

Прежде всего оформите приказ руководи­теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку­ментов предусмотрены специальные формы — № ИНВ-22 и № ИНВ-23. Создайте инвентариза­ционную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру­гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал­терского учета, в которых зафиксированы пе­речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

• дата и наименование той или иной хозяй­ственной операции;
• ее сумма;
• остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.

Руководитель инвентаризационной комис­сии обязан завизировать приходные и расход­ные документы и сделать в них запись «до ин­вентаризации на (дата)».

На основании названных документов ко­миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза­ции. Эти данные заносят в инвентаризацион­ные описи и акты (графа «По данным бухгал­терского учета»).

Инвентаризационная опись (акт) — это до­кумент, в котором отражают результаты инвен­таризации. Для каждого вида имущества и обя­зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня­ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате­риалов — опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ­ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — спи­саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин­вентаризации могут признать недействитель­ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

Сроки проведения инвентаризации

Фактическое наличие находящегося в ор­ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об­мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель­ными приборами и т. п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты­вают. Основная задача инвентаризации — выяснить, совпадают ли данные бухгалтер­ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель — обеспечить достоверность данных отчетности.

Внимание

Проверить нужно не только имущество, которое принад­лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно­сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно­сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен­ное хранение; материалы, принятые в переработку.

Дату инвентаризации определяет руководи­тель фирмы по согласованию с бухгалтером.

Инвентаризацию проводят в период с 1 октя­бря по 31 декабря отчетного года. К назначен­ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию основных средств разреше­но проводить один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет.

Торговые фирмы сверяют наличие на сво­их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре­комендуется делать с такой же периодичностью.