Направление работника в служебную командировку (в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ — поездку по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) осуществляется в несколько этапов. На каждом этапе непосредственный руководитель работника и кадровая служба заполняют одну из унифицированных форм первичной учетнойдокументации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 для оформления командировок:
Рассмотрим каждый этап подробно и заполним каждую из перечисленных форм.
Служебное задание для направления в командировку
Решение о направлении работника в командировку принимает его непосредственный руководитель или вышестоящее должностное лицо. Письменно такое решение оформляется документом, именуемым «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»<*> и составляемым по унифицированной форме № Т-10а. Как уже отмечалось, с апреля 2004 года применяется новаяунифицированная форма, утвержденная вышеупомянутым постановлением Госкомстата России. Изменения, внесенные в ранее применявшуюся форму, несущественны и носят технический характер: реквизиты в графе 3 таблицы изложены в новой редакции, отвечающей Трудовому кодексу РФ; графа «срок» разделена на две подграфы, предназначенные для указания отдельно «полной» командировки и «чистой» командировки (без учета времени нахождения в пути).
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, которое устанавливается по времени прибытия в пункт(ы) назначения, где должно быть выполнено служебное поручение, и времени убытия из него (них).
Нужно отметить, что налоговые органы в качестве подтверждения действительности внутрироссийских командировок чаще всего затребуют командировочное удостоверение, а не приказ (распоря жение) о направлении в командировку.
Наиболее распространенными причинами споров с налоговыми органами являются ошибки, допущенные по невнимательности или поспешности при заполнении командировочного удостоверения:
| в сведениях о работнике (фамилии, имени, отчестве); | |
| в наименованиях населенных пунктов и названиях организаций, в которые направляется работник. |
При несовпадении этих сведений с данными проездных документов налоговые органы ставят под сомнение сам факт служебной командировки работника. Аналогичные проблемы возникают в том случае, если на лицевой стороне командировочного удостоверения указано название одной организации, а на оборотной стороне, в отметках о прибытии и выбытии — название другой.
Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены две формы приказа (распоряжения) о направлении в командировку: № Т-9, которой оформляется решение работодателя о выезде в служебную командировку одного работника, и № Т-9а, предназначенная для направления в служебную поездку группы работников.
На практике особых сложностей с заполнением обеих форм не возникает — практически все данные, необходимые для заполнения форм приказа (распоряжения) переносятся из служебного задания, разумеется, если таковое составлялось. Если же основанием для направления работника в командировку является не служебное задание, а иной документ, а также следующими пояснениями: