Для использования в работе налоговых органов подготовлены рекомендации по организации взаимодействия структурных подразделений при рассмотрении письменных возражений (пояснений, ходатайств) и жалоб налогоплательщиков (<Письмо> ФНС России от 26.12.2013 N СА-4-9/23437@ «Рекомендации о порядке взаимодействия налоговых органов и их структурных подразделений»)
При поступлении в налоговый орган письменных возражений (пояснений, ходатайств) лица (его представителя), в отношении которого проводилась налоговая проверка, или лица, совершившего нарушение законодательства о налогах и сборах (далее — лицо), на акт налогового контроля структурное подразделение налогового органа, в функции которого входит документационное обеспечение налогового органа (далее — подразделение документационного обеспечения), регистрирует его в ведомственной системе электронного документооборота (далее — СЭД) и направляет на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) налогового органа не позднее следующего рабочего дня после дня поступления письменных возражений (пояснений, ходатайств).
Резолюция руководителя (заместителя руководителя) налогового органа скрепляется с письменными возражениями (пояснениями, ходатайством) на акт налогового контроля. В СЭД в регистрационной карточке документа формируется электронная резолюция.
До исполнителей, поименованных в резолюции, регистрационная карточка документа доводится в электронном виде средствами СЭД. Оригинал документа выдается исполнителю, поименованному в резолюции первым, соисполнителям выдаются копии.
Если при регистрации письменных возражений (пояснений, ходатайства) на акт налогового контроля в СЭД в регистрационную карточку вкладывается сканированный образ документа, направлять соисполнителям копии возражения (пояснения, ходатайства) на бумажном носителе не требуется.
Структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля, не позднее 2 рабочих дней со дня поступления в указанное подразделение письменных возражений лица обеспечивает возможность ознакомления должностных лиц подразделения досудебного урегулирования налоговых споров с материалами налоговой проверки или материалами дела об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Кодексом налоговых правонарушениях (далее — материалы налогового контроля), и документами, представленными лицом, а также направляет в подразделение досудебного урегулирования налоговых споров копию извещения лица о дате, времени и месте рассмотрения материалов налогового контроля.
При подготовке заключения по письменным возражениям (пояснениям, ходатайствам) подразделение досудебного урегулирования налоговых споров при необходимости направляет в структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля, и (или) иные структурные подразделения налогового органа запрос о предоставлении пояснений по доводам письменных возражений и материалам налогового контроля. Структурное подразделение налогового органа, получившее указанный запрос, не позднее 2 рабочих дней или иного срока, согласованного с руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, координирующим деятельность подразделения досудебного урегулирования налоговых споров, представляет в подразделение досудебного урегулирования налоговых споров пояснения по поставленным вопросам.
Рассмотрение материалов налогового контроля проводится с участием представителей структурного подразделения налогового органа, составившего акт налогового контроля, подразделения досудебного урегулирования налоговых споров, правового подразделения налогового органа.
В случае отсутствия в налоговом органе подразделения досудебного урегулирования налоговых споров, выделенного как отдельное структурное подразделение, необходимость одновременного участия двух сотрудников правового подразделения налогового органа отсутствует.
При необходимости к участию в рассмотрении материалов налогового контроля по решению руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, рассматривающего материалы налогового контроля, могут быть привлечены представители иных структурных подразделений налогового органа.
При рассмотрении руководителем (заместителем руководителя) налогового органа материалов налогового контроля, а также возражений (пояснений, ходатайств) лица сотрудниками структурного подразделения налогового органа, в функции которого входит подготовка заключений по возражениям (пояснениям, ходатайствам), составляется протокол.
По решению руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, рассматривающего материалы налогового контроля, и при наличии согласия лица, в отношении которого составлен акт (его представителя), может вестись аудиозапись, которая приобщается к протоколу. Ведение аудиозаписи осуществляется сотрудниками структурного подразделения налогового органа, в функции которого входит подготовка заключений по возражениям (пояснениям, ходатайствам).
Протокол и аудиозапись (при наличии) передаются в структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля, для приобщения к материалам налогового контроля.
Ответственным за вручение (направление) лицу (его представителю) всех документов (уведомлений, извещений, решений и других), формируемых в процессе и по результатам рассмотрения материалов налогового контроля, является структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля. Копии указанных документов передаются в подразделение досудебного урегулирования налоговых споров не позднее следующего рабочего дня после их подписания.
Должностное лицо структурного подразделения налогового органа, составившего акт налогового контроля, в случае отправки лицу документов по почте руководствуется порядком направления документов, установленным в пункте 5 статьи 31 Кодекса.
Подразделение досудебного урегулирования налоговых споров по результатам оценки письменных возражений (пояснений, ходатайств) и материалов налогового контроля подготавливает по ним заключение. Заключение представляется руководителю (заместителю руководителя) налогового органа, рассматривавшему материалы налогового контроля, не позднее 2 рабочих дней со дня рассмотрения материалов налогового контроля, но не позднее дня вынесения решения по результатам рассмотрения материалов налогового контроля. Копия заключения направляется в структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля.
Заключение подписывается должностным лицом подразделения досудебного урегулирования налоговых споров, непосредственно подготовившим заключение, и согласовывается с начальником подразделения досудебного урегулирования налоговых споров. Наличие пометки «Для служебного пользования» на заключении не является обязательным.
Заключение должно содержать позицию подразделения досудебного урегулирования налоговых споров по каждому доводу лица, заявленному в письменных возражениях, пояснениях, а также по ходатайствам лица с указанием норм законодательства Российской Федерации, писем Службы, письменных разъяснений Минфина России и судебной практики по данному вопросу (при наличии). Кроме того, заключение должно содержать оценку обстоятельств, исключающих привлечение лица к ответственности за совершение налогового правонарушения и обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность за совершение налогового правонарушения, независимо от наличия доводов налогоплательщика в отношении указанных обстоятельств.
В случае назначения и проведения дополнительных мероприятий налогового контроля лицо должно быть ознакомлено с их результатами. При этом обязанность по приглашению налогоплательщика на ознакомление с результатами проведенных дополнительных мероприятий налогового контроля возлагается на структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля.
Подразделение досудебного урегулирования налоговых споров при необходимости по поручению руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, рассматривающего акт налогового контроля и материалы налогового контроля, подготавливает в срок, установленный руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, дополнительное заключение по пояснениям лица и документам, полученным по итогам проведения дополнительных мероприятий налогового контроля.
Ответственным за подготовку проекта решения, принимаемого по результатам рассмотрения акта налогового контроля, материалов налогового контроля, письменных возражений (пояснений, ходатайств) лица и результатов дополнительных мероприятий налогового контроля (при наличии), является структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля.
Проект решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, принимаемого в соответствии со статьями 101 или 101.4 Кодекса, направляется на согласование в правовое подразделение налогового органа не позднее 3 рабочих дней до дня вынесения решения.
В случае наличия письменных возражений (пояснений, ходатайств) лица с указанным проектом направляется копия подготовленного по ним подразделением досудебного урегулирования налоговых споров заключения.
Правовое подразделение налогового органа рассматривает данный проект в течение 2 рабочих дней, но не позднее установленного Кодексом срока для вынесения решения по результатам рассмотрения материалов налогового контроля. В случае если правовое подразделение налогового органа не согласовывает проект решения полностью или в части, то проект решения визируется с замечаниями, которые излагаются в прилагаемой к проекту решения докладной записке на имя руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, рассмотревшего материалы налогового контроля. Копия докладной записки направляется в структурное подразделение налогового органа, составившее акт налогового контроля.