Прежде чем начать подготовительный этап, необходимо четко регламентировать договорную работу с помощью локального акта, которым могут руководствоваться все службы компании, в котором были бы прописаны вопросы проверки контрагентов, утверждения проекта договора, согласования, претензионной работы.
Следует при этом отметить, что локальные нормативные акты, связанные с контролем договорной работы, могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).
В таком локальном акте в качестве преддоговорного этапа необходимо осветить следующие этапы работы над договором:
— проверка контрагента;
— утверждение проекта договора;
— подготовка протокола разногласий в случае необходимости.
Рассмотрим содержание этих этапов более подробно.
Проверка контрагентов
Проверка контрагентов осуществляется на преддоговорной стадии. Она проводится в целях проверки добросовестности контрагента как налогоплательщика, проверяется также наличие материальных ресурсов для исполнения договора.
Так, контрагента можно проверить на официальном Интернет-сайте ФНС России (www.nalog.ru) и УФНС России по г.Москве (www.r77.nalog.ru), где функционирует online-сервис «Проверь себя и контрагента». Он включает в себя несколько блоков информации, которые можно использовать для получения достоверных сведений о факте регистрации лица. Сервис также может уточнить, сколько еще юридических лиц находится на одном адресе и не идет ли процедура исключения фирмы из ЕГРЮЛ.
Сервис включает в себя такие поисковые подсистемы, как:
— сведения о юридических лицах, внесенные в ЕГРЮЛ;
— сведения о юр.лицах и ИП, в отношении которых представлены документы для государственной регистрации;
— сообщения юридических лиц, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации» о принятии решений о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала;
— сведения о решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ;
— юридические лица, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица;
— адреса, указанные при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами.
При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется.
Некоторые компании в целях проверки контрагентов запрашивают перечень документов, который также определен в положении о договорной работе.
Пример 1
Перечень запрашиваемых сведений о потенциальном контрагенте ФГБОУ ВПО «УГАВМ»
1.1. Учредительные документы (со всеми изменениями и дополнениями).
1.2. Свидетельство о государственной регистрации.
1.3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
1.4. Документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор: для генерального
директора — протокол уполномоченного органа юридического
лица о назначении (избрании) на должность генерального директора (копия, заверенная печатью);
для иного лица — доверенность, из содержания которой следует, что указанное в ней лицо
уполномочено на подписание данного договора (копия, заверенная печатью контрагента).
1.5. Выписка регистрирующего органа из единого государственного реестра юридических лиц, выданную не позднее чем за 1 (один) месяц до дня представления.
1.6. Лицензии на право осуществления определенного вида деятельности в случае, если работы или услуги, предоставляемые контрагентом, подлежат лицензированию в соответствии с действующим законодательством, а также свидетельства об аккредитации или сертификат качества продукции (товаров) в случае необходимости.
1.7. Паспорта, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (данный документ представляется, если договор заключается с физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем) -если в качестве контрагента выступает физическое лицо.
Утверждение проекта договора
Данная стадия состоит из следующих этапов:
- подготовка и оформление коммерческого предложения, смет, сопроводительных документов;
- принятие решения по заключению договора;
- разработка юридической службой текста договора или использование утвержденного формата договора.
Разрабатывая проект договора необходимо уделить особое внимание следующим условиям договора:
— предмет договора;
— существенные условия договора;
— иные условия договора;
— штрафные санкции;
— правильное указание реквизитов.
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
- Преамбула.
- Предмет договора.
- Права и обязанности сторон.
- Стоимость и порядок осуществления расчетов.
- Особые условия договора.
- Ответственность сторон.
- Изменение, расторжение и прекращение договора.
- Конфиденциальность.
- Разрешение споров.
- Обстоятельства непреодолимой силы.
- Срок действия договора.
- Адреса и реквизиты сторон.
- Подписи сторон.
Стороны самостоятельно определяют порядок разработки проекта договора и его заключения. При этом они должны основываться на общих принципах, установленных в Гражданском кодексе применительно к конкретному виду договоров. При разработке проекта договора разработчик может использовать различные вспомогательные материалы, например, типовые проекты договоров.
Оформляя текст договора, необходимо соблюдать структуру договора, стиль изложения. Кроме того, необходимо проверить договор на отсутствие стилистических ошибок, указание достоверных данных в приложениях к договору. Например, если компания приложит к договору старые цены, то компания может потерпеть убытки, столкнуться с претензиями контрагентов и потерять клиентов.
Следует отметить, что приложения к договору являются его неотъемлемой частью и оформляются, как правило, с целью вынесения за рамки конструкции договора различных технических деталей. Помимо этого приложениями к договору могут оформляться какие-либо дополнительные требования, спецификации, инструкции, чертежи или, например, цены, зафиксированные на определенный период времени.
Подготовка протокола разногласий в случае необходимости
Данная стадия преддоговорной работы используется в том случае, если компания не согласна с предложением контрагента. Если вам предложили к подписанию проект договора, который вас не устраивает, то оптимальным продолжением работы над договором является составление протокола разногласий. Каких-либо требований к форме данного документа действующее законодательство не предусматривает. Часто содержательная часть оформляется в виде таблицы. В первой колонке указывается спорное условие договора, во второй — измененная формулировка, подлежащая согласованию. Также рекомендуется включать в таблицу и третью колонку, в которой могут быть изложены различные примечания в отношении согласуемого условия — это могут быть ваши аргументы, направленные на убеждение в своей правоте.
Вместе с тем, в протоколе разногласий следует указывать:
— номер и дату договора, а также предмет договора, к которому составляется протокол разногласий;
— реквизиты сторон;
— содержательную часть, в которой имеются возражения к тексту договора.
После составления протокола разногласий он направляется контрагенту вместе с подписанным договором.
На что следует обратить внимание?
На преддоговорной стадии следует в обязательном порядке проверить контрагента. Кроме того, необходимо предоставлять контрагенту тот проект договора, который планируется подписать, поскольку в противном случае, компания рискует потерять время на длительные согласования, принять не доработанный проект договора. В случае, если договор содержит кабальные условия, а также условия, не соответствующие обычаям делового оборота следует подготовить проект разногласий к договору.
Среди рискованных моментов можно назвать следующие:
— заключая договор, необходимо оценить риски, связанные с недобросовестностью контрагента путем проверки контрагента (наличие лицензии, наличие персонала для выполнения работ, услуг);
— следует оценить возможность признания сделки мнимой, притворной, ничтожной или признания договора недействительным. Мнимая сделка, то есть сделка, совершенная лишь для вида. Притворная сделка, то есть сделка, которая совершена с целью прикрыть другую сделку, ничтожна;
— оцените риски неплатежей по договору, поскольку они влияют на финансовую устойчивость компании;
— кроме того, имеются иные риски, например, налоговые риски, которые также должны оцениваться на преддоговорной стадии;
— еще один риск связан с навязыванием кабальных условий в сделке, наличием несоразмерных судебных санкциях.
Подписание договора, исполнение его условий
Подписание договора
На стадии подписания договора чаще всего выполняются технологические операции:
- оформлением договора (2-3 экз. в зависимости от количества согласующих сторон);
- согласованием договора;
- проверкой правильности оформления договора;
- подписание договора руководителем компании.
Согласование договора проводится ответственными службами компании.
Оформленный договор ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с:
- Руководителем структурного подразделения;
- Юристом;
- Главным бухгалтером;
- Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;
- другими заинтересованными должностными лицами.
Лист согласования договора разрабатывается компанией самостоятельно.
Приведем пример листа согласования договора:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
(является неотъемлемой частью первого экземпляра договора)
к договору купли-продажи канцелярских товаров на сумму 100 000 рублей;
заключенному с ООО «Комус»,
на ___5______ листах с приложениями N ___1_______ на ________12_____ листах.
Структурное подразделение, инициирующее составление договора: Адиминистративно-хозяйственное управление, ответственный исполнитель — Иванов А.А., телефон 145-26-45
| Наименование структурногоподразделения | Дата визирования /замечания | Подпись с расшифровкой |
| Административно-хозяйственное управление | 15.05.2012 | Иванов А.А. |
| Финансовое управление | 16.05.2012 | Петров С.Г. |
| Бухгалтерия | 16.05.2012 | Сидорова А.А. |
| Юридический отдел | 16.05.2012 | Казина М.И. |
Дата и время визирования / устранения замечаний — 16.05.2012
Подписан — 17.05.2012.
После подписания договора каждая сторона по договору получает свой экземпляр договора.
Регистрация договора
После этого договор регистрируется в реестре или журнале регистрации договоров.
Причем журнал регистрации договоров может как вестись в ручную, так и с использованием программного обеспечения. Журнал учета договоров обеспечивает ведение реестра договоров и карточек каждого договора в электронном виде, с указанием физических мест хранения исходных договоров (документов), это облегчает поиск любого договора, как в электронном виде, так и самого документа.
Рассмотрим пример журнала договоров с листом согласований и контролем поручений:
Если реестр ведется в ручную, то он может иметь следующий вид:
| Реестр договоров. | |||||||
| Номер п/п | Контрагент | Реквизиты договора | Предмет договора | Период договора | Сумма платежа | Срок платежа | Условия платежа |
| 1 | Омега | №5 от 11.01.12 | Аренда склада | до 31.12.12 | 100000 | до 5 числа текущего месяца | Основание договор |
| 2 | Омега | №6 от 11.01.12 | Коммунальные платежи за склад | до 31.12.12 | по счету | до 10 числа текущего месяца | Выставленный счет |
| 3 | Дельта | №56 от 01.09.11 | Аренда офиса | до 31.08.12 | 80000 | до 25 числа предыдущего месяца | Выставленный счет |
На практике возможен следующий вариант присвоения договора. Если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата
Контроль исполнения договора
Также важно проконтролировать исполнение договора.
Функции контроля могут быть возложены как на одно подразделение, так и на несколько.
Контрольные функции закрепляются в положении о договорной работе или же возлагаются в соответствии с обычаями делового оборота на ответственного исполнителя. Рассмотрим, как закрепляется данная функция в конкретном положении.
Пример
Закрепление контрольной функции в положении о договорной работе ОАО «РЖД»
«После регистрации договора подразделение — исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств.
Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.
Контроль исполнения предусматривает проведение следующих мероприятий:
1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в Бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;
2) проверка сроков действия договора, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков договора;
3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких, как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;
5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в Правовой департамент, Департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения с целью принятия необходимых мер.
Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.
Бухгалтерская служба, Правовой департамент и Департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения».
Особое внимание следует уделить контролю за платежами.
При этом очень важно оптимизировать работу с кредиторской задолженностью. Чтобы оптимизировать использование средств, составляющих кредиторскую задолженность, не увеличивая при этом сроков ее погашения, необходимо досконально изучить существующий в компании порядок осуществления платежей, внимательно рассмотрев условия договоров, проверив правильность ввода деталей платежей в компьютерные системы финансового подразделения компании и сопоставив сроки еженедельных платежей с условиями контрактов во избежание досрочной оплаты.
Очень важно установить:
— сроки и даты оплаты по договору;
— даты просрочки платежей и возможные штрафные санкции;
— суммы штрафных санкций в случае просрочки платежей.
Рассмотрим пример расчета штрафных санкций.
На что следует обратить внимание?
На стадии согласования условий договора следует обратить внимание на то, чтобы вторая сторона не «подсунула» договор с другими условиями, которые на преддоговорной стадии не рассматривались. В этом случае существует риск заключения договора на кабальных условиях.
Право подписания договора имеют:
- лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
- лица, получившие доверенность.
Если договор подпишут неустановленные лица, то имеются риски судебных споров.
Кроме того, все договоры должны быть в обязательном порядке зарегистрированы, что позволит облегчить их поиск, исполнение, хранение. Выдачу оригиналов и копий договоров следует осуществлять на основании письменного запроса. Кроме того, все договоры должны храниться в одном месте, а не каждой службой в отдельности.
Также важно проконтролировать исполнение договора, в том числе оплату по договору, исполнение договорных обязательств.
Проверка финансовых потоков и платежей является чрезвычайно важной задачей, поскольку в случае отсутствия контроля возможно наступление следующих негативных последствий:
— рост дебиторской и кредиторской задолженности;
— финансово неустойчивое положение компании и возможное банкротство;
— риски судебных споров;
— уплата штрафных санкций.
При проверке исполнения договора важно контролировать не только каждый этап исполнения договора, но и порядок согласования, разработки документов, оплаты и претензионной работы. Так, если договор месяцами согласуется в структурных подразделениях, то контрагент может просто отказаться от заключения договора. Поэтому некоторые компании утверждают планы мероприятий по каждому договору, который заполняет ответственный исполнитель.
Самой распространенной ошибкой является отсутствие контроля за договорной работой или ослабленный контроль. Также ошибочно считать, что контроль может осуществляться, например, юристами или бухгалтерами самостоятельно нормативного регулирования.
Поэтому очень важно установить контроль за договорной работой и разработать документ, в котором бы содержалась пошаговая инструкция по проведению контроля за договорной работой, контроля за исполнением обязательств по договорам и претензионной работой.
Претензионная и судебная работа
Претензионная работа является очень важной составляющей контроля договорной работы, поскольку позволяет исправить недостатки работ, услуг, исключить убытки в работе.
При этом очень важно в самих договорах определять порядок претензионной работы. Поясним почему. Например, по договорам подряда в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе незамедлительно заявить об этом подрядчику. При этом не ясно, в какой срок должно быть сделано заявление, чтобы суд признал его незамедлительным. Заказчик, не предъявивший подрядчику претензий относительно качества работ в разумный срок после выявления недостатков, теряет право требовать возмещения убытков. Такой вывод подтвержден и судебной практикой — определение ВАС РФ от 13.03.2009 N 2104/09 по делу N А50-9723/2007-Г02.
До написания претензии целесообразно рассчитать штрафные санкции.
Расчет штрафных санкций
Например, строительная компания не получила средства за выполненные генподрядные работы. Оплата по договору должна была осуществляться 26.05.2010. Сумма оплаты по договору составила 3 130 000 рублей. Однако заказчик отказался производить оплату. Генподрядчик решил обратиться в суд для возмещения убытков. Штрафные санкции рассчитываются по ставке рефинансирования.
| Период | Кол-во дней | Ставка рефинансирования | Сумма (рубли) | |
| 26.05.2010 | 31.05.2010 | 6 | 8 | 4 116,16 |
| 01.06.2010 | 27.02.2011 | 272 | 7,75 | 180 768,22 |
| 28.02.2011 | 02.05.2011 | 64 | 8 | 43 905,75 |
| 03.05.2011 | 25.12.2011 | 237 | 8,25 | 167 669,38 |
| 26.12.2011 | 31.12.2011 | 6 | 8 | 4 116,16 |
| 01.01.2012 | 01.06.2012 | 152 | 8 | 103 991,26 |
| Итого | 504 566,94 | |||
Обратите внимание, что обязанность по расчету штрафных санкций лучше возложить на бухгалтерскую или плановую службу.
Претензионная работа
Как правило, порядок проведения претензионной и исковой работы также отражается в локальном акте компании. Приведем конкретный пример из положений локального акта.
Пример
Порядок составления претензионных документов в ОАО «РЖД» (Приказ ОАО «РЖД» от 04.08.2006 N 205 «Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений ОАО «РЖД» и отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок материально-технических ресурсов, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб — филиал ОАО «РЖД»)
«Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД», являющимися получателями товара (далее — получатели)….
При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки….
Претензия предъявляется в письменной форме.
В претензии указываются:
— требования заявителя;
— сумма претензии и обоснованный ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;
— обстоятельства, на которых основываются требования и доказательства, подтверждающие их со ссылкой на соответствующее законодательство;
— перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств;
— иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Претензия должна быть составлена в жесткой форме. Должны быть исключены компромиссные решения или полумеры.
Судебная работа
В случае несоблюдения претензионных требований необходимо обратиться в суд.
В самом исковом заявлении должны быть указаны сведения о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора с ответчиком, а к исковому заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие соблюдение претензионного порядка урегулирования спора.
Иск составляется в письменной форме.
В соответствии со ст.131-132 ГПК РФ, в иске указывается следующая информация.
В исковом заявлении должны быть указаны:
1) наименование суда, в который подается заявление;
2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, ее место нахождения;
4) в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;
5) обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
6) цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;
7) сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;
8) перечень прилагаемых к заявлению документов.
В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца.
К исковому заявлению прилагаются:
- его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц;
- документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
- доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца;
- документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют;
- текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания;
- доказательство, подтверждающее выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором;
- расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.
Также необходимо помнить об оплате государственной пошлины, размер которой зависит от суммы иска.
Вместе с тем, и претензионная работа имеет свои особенности.
На что следует обратить внимание?
Если компания не воспользовалась претензионным порядком, то в суде ей может быть отказано в исковых требованиях.
Если компания пропустила срок исковой давности, то его восстанавливать также придется в суде, поэтому очень важно контролировать сроки.
Для осуществления претензионного порядка следует установить его в локальном акте компании или договоре.
Если компания не выполняет обязательства и не исполняет претензию, то необходимо отстаивать свои интересы в суде. Подавая иск, необходимо помнить о сроках исковой давности, если иск подан за пределом исковой давности, то компании либо придется в суде доказывать причину продления срока либо списывать задолженность в бухгалтерском учете. Также необходимо обратить внимание на содержание претензии и иска.
Обратите внимание, что ответственность за претензионную и договорную работу возлагают чаще всего на юридическую службу, а ответственность за расчет санкций — на бухгалтеров.
В заключение необходимо отметить, что несмотря на то, что каждая компания самостоятельно контролирует договорную работу, общие рекомендации, данные в данной статье, могут быть полезны для всех компаний. Ведь нет таких компаний, у которых нет контрагентов, которых необходимо проверять, нет компаний, которые не должны контролировать платежи и сроки, а также очень мало компаний и индивидуальных предпринимателей, которые не ведут претензионно — исковую работу.
К основным моментам договорной работы можно отнести преддоговорную работу, в которой важно быстро и качественно подготовить проект договора, а также проверить контрагента. На стадии подписания договора основным моментом является контроль за соблюдением договорных условий. При этом в случае несоблюдения условий важно перейти к стадии претензионно-судебной работы.