Налоги и Право

Истребование документов при проведении проверки

МЕТКИ:Истребование документов при проведении проверки

Абзац 2 п. 12 ст. 89 НК РФ содержит достаточно странную формулировку: «При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы в порядке, установленном статьей 93 настоящего Кодекса», следуя которой можно сделать вывод, что налоговый орган может и не требовать документы для проверки.
Аналогичную формулировку содержит п. 1 ст. 93 НК РФ.

Порядок истребования документов у проверяемого лица определен ст. 93 НК РФ.

Перечислим два основных правила истребования документов у проверяемого лица:

1. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, направляет проверяемому лицу требование о представлении документов <7>, которое передается руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю):

— лично под расписку;

— по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде.

Однако, если указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.

Анализ судебной практики свидетельствует, что налоговый орган в реестре заказной корреспонденции должен указывать, какой именно документ направляет налоговый орган налогоплательщику, представлять опись вложения (к примеру, Постановление ФАС Центрального округа от 10.10.2012 по делу N 64-7378/2011). Также, независимо от способа направления налогоплательщику требования о представлении документов, это требование должно быть фактически вручено налогоплательщику. В случае недоказанности налоговым органом факта вручения требования примененный штраф за представление документов будет являться незаконным (см., к примеру, Постановление ФАС Центрального округа от 10.10.2012 по делу N 64-7378/2011, Постановление ФАС Уральского округа от 12.12.2011 N Ф09-8107/11 по делу N А50-8331/11).

В случае необходимости налоговый орган вправе также ознакомиться с подлинниками документов. Письмом ФНС РФ от 08.10.2010 N АС-37-2/12931@ утверждена форма уведомления, которое вручается налогоплательщику для обеспечения возможности должностным лицам налогового органа, проводящим проверку, ознакомиться с оригиналами документов.

Документы представляются либо лично или через представителя, либо по почте заказным письмом или в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение 10 дней (20 дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Как отмечено в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@, копии документов используются в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

При этом, как отмечено в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.2012 по делу N А75-10186/2011, налоговый орган не вправе возвращать копии заверенных документов не в соответствии с ГОСТами, данное обстоятельство не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). Налогоплательщик представил в налоговый орган копии истребованных документов, оформленных в виде сшива, содержащего удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и присвоенную печать юридического лица.

Налогоплательщику необходимо представлять в налоговый орган документы с указанием конкретного перечня, наименования и реквизитов каждого документа, в противном случае при возникновении спора налогоплательщику будет проблематично доказать, что те или иные документы были представлены в налоговый орган (см., к примеру, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.07.2009 по делу N А52-4907/2008). Кроме того, необходимо указывать реквизиты документов, а в случае возникновения спора на налогоплательщике лежит обязанность по доказыванию факта их передачи налоговому органу (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.10.2012 по делу N А39-474/2012).

Статьей 93 НК РФ установлены ограничения для налогового органа по истребованию документов у проверяемого лица:
— налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков) документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица (консолидированной группы налогоплательщиков). Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ);
— не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
— налоговый орган не вправе истребовать документы, не имеющие отношения к предмету проверки. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 03.05.2012 по делу N А05-7722/2011 отдельно отмечено, что законодателем в ст. 93 НК РФ указано на «необходимые для проверки документы», т.е. налоговый орган вправе истребовать документы, связанные с проверкой, и те, которые налогоплательщик должен иметь в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, ст. 93 НК РФ установлено право должностного лица налогового органа, проводящего проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, с установленными этой статьей ограничениями.
Долгополов О.И. Выездная налоговая проверка (законодательство, особенности, судебная практика) // СПС КонсультантПлюс. 2013.