Ранее компании не представляли работу без документов на бумажных носителях, теперь, электронные документы получают все большее развитие в деятельности компаний, все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными госуслугами, анализируют судебную практику, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой и Пенсионным фондом, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами.
Рассмотрим основные виды электронных документов, используемых бухгалтерами и юристами. К ним относятся:
— бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете»);
— налоговые декларации (Приказ ФНС РФ от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@ «О внесении изменений в Приказ МНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ «Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»);
— таможенная декларация (ст.180 Таможенного кодекса Таможенного союза);
— персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч.10 ст.15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Напомним, что в 2011 г. расчеты в ПФР и ФСС РФ должны представляться в электронной форме, если среднесписочная численность сотрудников страхователя превышает 50 человек за предшествующий расчетный период (в 2010 г. — 100 человек);
— реестр застрахованных лиц в ПФР (п.2.1. ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
Также компании могут использовать в своей деятельности следующие электронные документы:
— первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете»);
— книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;
— счета-фактуры (статья 169 НК РФ).
Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов. Подтверждающими документами могут являться:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
— или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
— распечатка электронного документа — электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Такой позиции придерживается Минфин в письме от 01.07.2010 N 03-03-07/23.
Из этой позиции следует, что электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога.
Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе госуслуг, они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.
Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юридическое лицо должно:
— назначить доверенное лицо, которое зарегистрируется на портале как физическое лицо и будет подавать от имени юридического лица заявления в электронном виде. Данные заявления от этого физического лица будут рассматриваться Федеральным агентством связи, как заявления от представителя юридического лица.
— направить в Федеральное агентство связи копию доверенности, выданной пользователю для подтверждения его полномочий. Такие разъяснения даны Россвязью — «О порядке получения государственной услуги по регистрации сертификатов соответствия в электронном виде через единый портал государственных и муниципальных услуг».
Однако ведомство не разъясняет, что делать, если генеральный директор является единственным сотрудником и реальным представителем компании.
Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Так, документ, который составлен в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п.1 ст.4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ, такое же мнение выразил и Минфин в письмах от 27.10.2008 № 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 № 03-02-07/1-383.
Рекомендации компаниям
При введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо осуществить следующие мероприятия:
- целесообразно установить в локальном нормативном акте порядок осуществления электронного документооборота, какую отчетность, в каком виде компания предоставляет, чаще всего, таким документом является учетная политика предприятия;
Вместе с тем, суд в постановлении ФАС Центрального округа от 05.11.2008 по делу N А54-221/2008-С18 указал, что законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, на которых может быть представлена отчетность (бумажный, электронный), и способ ее представления (лично, по почте, по телекоммуникационным каналам связи). При этом не устанавливается для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций. Таким образом, компания может самостоятельно использовать способ предоставления отчетности.
- заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи;
четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов
4. при организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок при взаимодействии, так как в противном случае, придется доказывать свою правоту в суде.
В качестве примера судебного решения можно назвать постановление ФАС Московского округа от 19.10.2010 N КА-А40/12165-10 по делу N А40-17895/10-115-145. Налогоплательщик представлял отчетность в электронном виде, оператор связи подтвердил, что декларация по НДС была создана и подготовлена к отправке вовремя, однако по техническим причинам не попала в базу данных налогового органа и не была обработана. В итоге, в суде удалось доказать, что вина налогоплательщика в совершении правонарушения отсутствует.
5. Следует хранить документы на бумажном носителе, которые подтверждают своевременность передачи документов.
Например, эти доказательства были рассмотрены в постановлении ФАС Поволжского округа от 05.05.2009 по делу N А57-15071/08-5. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц.