По строке 1230 баланса отразите задолженность, не погашенную на отчетную дату:

— поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, учтенную по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные»;
— покупателей и заказчиков по отгруженным им товарам (работам, услугам), учтенную по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
— налоговой инспекции по излишне уплаченным налогам и сборам, учтенную по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
— внебюджетных фондов по излишне уплаченным страховым взносам, учтенным по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
— подотчетных лиц по выданным и не возвращенным в кассу фирмы подотчетным средствам, учтенную по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
— работников фирмы по предоставленным им ссудам и займам, а также по возмещению материального ущерба, учтенную по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
— учредителей по вкладам в уставный капитал фирмы, учтенную по дебету счета 75 «Расчеты с учредителями»;
— по штрафам, пеням и неустойкам, признанным должником или по которым получены решения суда об их взыскании, учтенную по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Таким образом, в этой строке баланса должны быть указаны дебетовые сальдо по счетам 60, 62, 68, 69, 71, 73, 75 и 76 за вычетом кредитового сальдо по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» (п. 73, 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 35 ПБУ 4/99).
Дебиторскую задолженность, погашение которой ожидается более чем через 12 месяцев после отчетной даты, называют долгосрочной, а дебиторскую задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев после отчетной даты — краткосрочной.
Обратите внимание: в форме бухгалтерского баланса отсутствуют отдельные строки для отражения информации о краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности.
Тем не менее, согласно пункту 19 ПБУ 4/99, в бухгалтерском балансе активы и обязательства нужно классифицировать как долгосрочные и краткосрочные.
В приложениях 3 и 5.1 приказа Минфина России от 2 июля 2010 года N 66н приведена информация о движении дебиторской задолженности. Подраздел 5.1 так и называется «Наличие и движение дебиторской задолженности».
Поэтому если у вашей компании есть дебиторская задолженность, в графе «Пояснения» строки 1230 вам необходимо сделать ссылку на соответствующее пояснение, а в промежуточной отчетности для уточнения информации о характере задолженности можно ввести дополнительные строки, например:
— строка 1231 «Дебиторская задолженность, которая будет погашена в течение 12 месяцев после отчетной даты»;
— строка 1232 «Дебиторская задолженность, которая будет погашена более чем через 12 месяцев после отчетной даты».
Зачет между статьями активов и пассивов (дебетовым и кредитовым остатками по счетам 62, 60, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76) не допускается (п. 34 ПБУ 4/99).

Формирование задолженности

Если ваша фирма отгрузила покупателю товары (продукцию), то после того, как к покупателю перешло право собственности на них, сделайте проводку:
Дебет 62 Кредит 90-1
— учтена задолженность покупателя за отгруженные товары (продукцию).
Если ваша организация выполнила для заказчика работы (оказала услуги) и заказчик их принял, сделайте запись:
Дебет 62 Кредит 90-1 (91-1)
— учтена задолженность заказчика за выполненные работы (оказанные услуги).
Отразить задолженность покупателя (заказчика) вы должны независимо от того, получили вы от него деньги за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или нет.

Пример
В отчетном году ЗАО «Актив» продало товар, цена которого составляет 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). Покупатель должен был оплатить товар не позднее чем через один месяц после его отгрузки. На конец года товар оплачен покупателем не был.
Бухгалтер «Актива» сделал проводку:
Дебет 62 Кредит 90-1
— 118 000 руб. — отражена выручка от продажи.
Эта сумма указывается по строке 1230 баланса за отчетный год.
Исключение из этого порядка предусмотрено для фирм, которые применяют в бухгалтерском учете кассовый метод учета доходов и расходов, формирующих отчет о прибылях и убытках. Такую учетную политику вправе применять малые предприятия.

Как учесть задолженность по договору с особым порядком перехода права собственности

Договор с покупателем может предусматривать, что право собственности на товары (продукцию) переходит к нему только после их оплаты. В этой ситуации при отгрузке товаров (готовой продукции) сделайте проводку:
Дебет 45 Кредит 41 (43, 01, 10…)
— отгружены товары (готовая продукция) по договору с особым порядком перехода права собственности.
Стоимость таких товаров, не оплаченных на конец отчетного периода, указывают по строке 1210 бухгалтерского баланса.
Выручку (прочий доход), а вместе с ней и задолженность покупателя, отражают в учете только после оплаты товаров (продукции). Для этого делают записи:
Дебет 50 (51) Кредит 62
— поступили деньги от покупателя;
Дебет 62 Кредит 90-1
— отражены выручка от продажи товаров (готовой продукции) и дебиторская задолженность покупателя.
Дебет 62 Кредит 91-1
— отражен прочий доход от продажи основных средств (материалов и др).
Задолженность покупателя гасится оплатой, произведенной ранее.

Как отразить задолженность, выраженную в условных денежных единицах

В договоре купли-продажи может быть предусмотрено, что товар оплачивается в рублях по курсу иностранной валюты на день перечисления денег покупателем. В такой ситуации вы должны:
— отразить задолженность покупателя на момент перехода к нему права собственности на отгруженные ценности (по курсу иностранной валюты, действующему на этот момент);
— пересчитать ее в рубли на дату формирования бухгалтерской отчетности и на дату оплаты товара покупателем;
— возникшие при этом курсовые разницы включить в состав прочих доходов или расходов.
Исключение из порядка пересчета предусмотрено для авансов, которые перечислены в иностранной валюте. Их не пересчитывают и показывают в отчетности по курсу, который действовал на дату их перечисления (п. 9-10 ПБУ 3/2006).
Это же правило применяют и в налоговом учете (п. 11 ст. 250 НК РФ, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Если курс иностранной валюты на отчетную дату или на дату оплаты товара больше, чем на дату его отгрузки, возникает положительная курсовая разница. Она является прочим доходом фирмы. В бухгалтерском учете его начисляют проводкой:
Дебет 62 Кредит 91-1
— отражена положительная курсовая разница по расчетам с покупателями.
Если курс валюты на отчетную дату или на дату оплаты товара будет ниже, чем на день его отгрузки, то возникнет отрицательная курсовая разница.
В бухгалтерском учете нужно сделать проводку:
Дебет 91-2 Кредит 62
— отражена отрицательная курсовая разница по расчетам с покупателями.
С 1 октября 2011 года корректировать налоговую базу и налоговые вычеты при образовании курсовых разниц больше не нужно (Федеральный закон от 19 июля 2011 г. N 245-ФЗ). И покупатель, и продавец могут их учесть (в том числе в части НДС) в составе внереализационных доходов или расходов (п. 4 ст. 153 НК РФ).

Пример
В декабре отчетного года ЗАО «Актив» реализовало партию товаров ООО «Пассив» по договору купли-продажи на сумму 11 800 долл. США (в том числе НДС — 1800 долл. США). Оплата осуществляется в рублях по курсу Банка России на день платежа. Право собственности на товар переходит к покупателю в момент его передачи.
Курс доллара составил:
— на дату отгрузки товаров — 26,4 руб./USD;
— на последний день отчетного периода — 26,35 руб./USD;
— на дату оплаты товаров — 26,3 руб./USD.
На конец года товар оплачен не был.
После отгрузки товаров в бухгалтерском учете «Актива» сделаны проводки:
Дебет 62 Кредит 90-1
— 311 520 руб. (11 800 USD х 26,4 руб./USD) — отражена задолженность покупателя;
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— 47 520 руб. (1800 USD х 26,4 руб./USD) — начислен НДС;
Дебет 91-2 Кредит 62
— 590 руб. (11800 USD х (26,40 руб./USD — 26,35 руб./USD) — отражена отрицательная курсовая разница по расчетам с покупателями по состоянию на конец отчетного периода.
В балансе «Актива» за отчетный год по строкам 240 и 241 должна быть указана задолженность «Пассива» в сумме 310 930 руб. (311 520 — 590).
После поступления денег в январе следующего года в бухгалтерском учете «Актива» сделаны проводки:
Дебет 51 Кредит 62
— 310 340 руб. (11 800 USD х 26,3 руб./USD) — поступила оплата от покупателя;
Дебет 91-2 Кредит 62
— 590 руб. (310 930 — 310 340) — отражена отрицательная курсовая разница по расчетам с покупателями.
В бухгалтерском балансе за следующий год дебиторская задолженность «Пассива» отсутствует.

Как отразить задолженность, оформленную векселем

Получение векселя покупателя (товарного векселя) не является погашением его задолженности. Такой вексель выдается только для отсрочки платежа. Поэтому долг покупателя, оформленный векселем, отражают по строке 1230 бухгалтерского баланса.
Для учета задолженности, оформленной векселем, откройте к счету 62 отдельный субсчет «Векселя полученные». Операции, связанные с получением векселя, отражают записями:
Дебет 62 Кредит 90-1
— продана продукция (товары, прочее имущество; выполнены работы, оказаны услуги);
Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 62 субсчет «Векселя полученные» Кредит 62
— получен от покупателя вексель;
Дебет 50 (51, 52) Кредит 62 субсчет «Расчеты по векселям полученным»
— покупатель погасил вексель.
Обычно номинальная стоимость товарного векселя, выдаваемого покупателем поставщику, превышает сумму его задолженности.
В этом случае разница между номинальной стоимостью векселя и суммой задолженности покупателя по договору рассматривается как процент, уплаченный за отсрочку платежа. На эту разницу увеличивается сумма дебиторской задолженности, которая учитывается по строке 1230 баланса.

Пример
В декабре отчетного года ООО «Пассив» продало ЗАО «Актив» товары на сумму 118 000 руб. с отсрочкой платежа сроком на два месяца.
В счет оплаты товаров «Актив» выдал продавцу товарный вексель номинальной стоимостью 132 000 руб. Для упрощения примера порядок начисления НДС не рассматривается.
На конец отчетного года вексель погашен не был.
Бухгалтер «Пассива» должен сделать следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90-1
— 118 000 руб. — отражена выручка от реализации товаров покупателю;
Дебет 62 субсчет «Векселя полученные» Кредит 62
— 118 000 руб. — получен вексель от покупателя;
Дебет 62 субсчет «Векселя полученные» Кредит 90-1
— 14 000 руб. (132 000 — 118 000) — отражена сумма превышения номинала векселя над стоимостью товаров.
В годовом балансе «Пассива» по строке 1230 указывается сумма задолженности покупателя в размере 132 000 руб.

Как отразить выданные авансы

Покупатель, перечислив аванс, может принять к вычету НДС, не дожидаясь момента, когда поставщик отгрузит товар.
Выданный аванс отражается так:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 50 (51, 52…)
— выдан аванс поставщику (подрядчику);
Дебет 68 Кредит 76 субсчет «НДС с авансов выданных»
— принят к вычету НДС с аванса (если он оплачен с расчетного счета).
Обратите внимание: суммы авансов, перечисленных в счет строительства объектов основных средств, отражают в разделе I баланса «Внеоборотные активы» (письмо Минфина РФ от 24 января 2011 г. N N 07-02-18/01) — по строке 1190.
Сумму выданных авансов, не погашенных на конец отчетного периода, отражают по строке 1230.
При поступлении материальных ценностей (приемке выполненных работ, оказанных услуг) в учете делают записи:
Дебет 08 (10, 20, 26, 41…) Кредит 60
— оприходованы материальные ценности (работы, услуги);
Дебет 19 Кредит 60
— учтена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика (подрядчика);
Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
— зачтен аванс;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету НДС с полученных товаров;
Дебет 76 субсчет «НДС с авансов выданных» Кредит 68
— восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса.

Пример
ЗАО «Актив» перечислило ООО «Пассив» аванс под предстоящую поставку товаров в сумме 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). Общая стоимость товаров составляет 354 000 руб. (в том числе НДС — 54 000 руб.). После отгрузки товаров «Актив» должен перечислить остальную сумму — 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
— 118 000 руб. — перечислен аванс поставщику;
Дебет 68 Кредит 76 субсчет «НДС с выданных авансов»
— 18 000 руб. — принят к вычету НДС с аванса.
После получения товаров делаем проводки:
Дебет 41 Кредит 60 субсчет «Расчеты по полученным товарам»
— 300 000 руб. — оприходованы товары;
Дебет 19 Кредит 60 субсчет «Расчеты по полученным товарам»
— 54 000 руб. — учтен НДС по оприходованным товарам;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по полученным товарам» Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»
— 118 000 руб. — зачтен аванс;
Дебет 68 Кредит 19
— 54 000 руб. — принят к вычету НДС с полученных товаров;
Дебет 76 субсчет «НДС с выданных авансов» Кредит 68
— 18 000 руб. — восстановлен НДС, принятый к вычету с перечисленного аванса.

Погашение или списание дебиторской задолженности

Погашение дебиторской задолженности производится в порядке, определенном договором.
При поступлении от покупателя (заказчика) денег в оплату задолженности сделайте проводку:
Дебет 50 (51, 52…) Кредит 62
— поступили средства от покупателя (заказчика) в оплату продукции, товаров, работ, услуг.

Как учесть списание задолженности

Вы должны списать непогашенную дебиторскую задолженность:
— если истек срок исковой давности (три года с того момента, как должник должен был исполнить свои обязательства, но не сделал этого);
— если вам стало известно о том, что долг не реален для взыскания (например, должник обанкротился или ликвидирован).
Обратите внимание: исключения вашего должника из ЕГРЮЛ за отсутствие деятельности еще недостаточно, чтобы вы могли списать его долги в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 7 июля 2008 г. N 03-03-06/1/309).
Сумму списанной задолженности в бухгалтерском учете отражают в составе прочих расходов, а в налоговом учете отражают в составе внереализационных расходов, если прежде по ней не создавался резерв сомнительных долгов).
Списание задолженности отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 62
— списана задолженность покупателя (заказчика).
Списанную задолженность нужно учитывать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет. Поэтому после ее списания сделайте запись:
Дебет 007
— дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.
После списания или погашения задолженности по строке 1230 баланса ее не отражают.


• · Оборотные активы (Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера. Бухгалтерская отчетность»)