Не задумываясь можно сказать, что нет документов, нет признания расходов. Самый распространенный вариант, если контрагент вам не передал документы. Ст.9 ФЗ от 21.11.1996г. №129-ФЗ четко обязывает все операции сопровождать первичными документами. Даже арбитражная практика не сможет помочь в такой ситуации.
Все предприятия сталкиваются с подобными проблемами. Некоторым удается добиться документов от поставщиков, а некоторым нет. Поэтому и приходится потом сдавать «уточненки» по НДС, прибыли и т.д. В такой ситуации можно лишь посоветовать работать с проверенными контрагентами, или с организациями, занимающимися крупной деятельностью. Обычно на таких предприятиях проблем с оформлением документами не возникает.
Бывают случаи, когда случается пожар, кража в результате которых, первички уже нет, или есть «что-то» походившее на нее. В таких ситуациях реальность затрат можно доказать в суде. Например, попробовав восстановить документы (или же запросив их копии) при работе с контрагентами. Правда трудиться придется долго и упорно. Однако, труды эти не пропадут даром т.к. в суде организация сможет представить в свою защиту, что для восстановления документов принимаются все меры.
Также распространенной ошибкой является оформление документов в иностранной валюте. Бухучет ведется в валюте РФ (письмо Росстата от 31 мая 2005г. №01-02-9/381 и письмо Минфина от 12 января 2007г. №03-03-04/1/866). Если же предприятие решает показать цены в иностранной валюте, то документ можно оформить, добавив в дополнительные графы. Если же первичные документы содержат все необходимые реквизиты, то можно попробовать защититься в суде от штрафов (постановление от 19 августа 2009г №КА-А40/7963-09).
При загранкомандировке сотрудник привозит документы на иностранном языке. Это может быть счет гостиницы, проездные билеты (общественный транспорт, такси), другие дополнительные расходы. Если вы компенсируете сотруднику расходы по таким документам, то они требуют обязательного перевода на русский язык. Перевод может сделать не только профессиональный переводчик (хотя здорово, если таковой имеется в штате), но и сам сотрудник или секретарь (помощник) того руководителя, кто ездил в командировку. Для перевода потребуется чистый лист и построчный перевод этого документа. Хотя на моем опыте при работе с документами из Украины, я перевод не требовала, ведь документ можно прочитать и без перевода на русский язык. Сотрудник может долго сопротивляться, подобным требованиям. Решение в нескольких вариантах…переводить самому бухгалтеру или посоветовать сотруднику, попросить помощи у коллег или знакомых. Обычно такой порядок разговора помогает. Если же сотрудник все же отказывается выполнять перевод, не принимайте у него эти документы. Все основания у вас для этого есть. На эту тему есть много писем.
— Минфин от 22 марта 2010 №03-03-06/1/168
— УФНС от 26 мая 2008г. №20-12/050126.
Вообщем-то, мнения сотрудников ИФНС при проверке различны. Однако положительная судебная практика имеется ФАС МО от 08 октября 2008г. №КА-А40/8061-08. В данной ситуации суд указал, что действующее законодательство не обязывает переводить документы, составленные на иностранном языке. Поэтому расходы суд признал учтенными правомерно и без перевода.
Как это не может показаться банальным в документах обязательно должна присутствовать расшифровка подписи (п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета, п.2 ст.9 ФЗ №129-ФЗ).
НО, есть положительная арбитражная практика в постановлениях ФАС МО:
от 24июня 2011г. №КА-А40/5868-11
от 27 сентября 2010 №КА-А40/10957-10
от 19 августа 2009г. №КА-А40/7963-09
Самый интересный случай это недостоверность информации в первичке.
К таким случаям можно отнести:
— подпись документов неустановленными лицами
— отсутствие контрагента по его местонахождению
— признание расходов от несуществующей компании (постановление Президиума ВАС РФ от 31 мая 2011г.№17649/10)
— отрицание директором своего участие в заключение сделки (постановление ФАС МО от 18 мая 2011г. №КА-А41/4177-11 и от 25 апреля 2011г. №КА-А450/2799-11-2)
— отрицание сотрудника в том, что он подписывал документы (постановление ФАС МО от 04 августа 2011г №КА-А40/8273-11 и от 22 сентября 2011 №А41-38042/10).
Налоговикам часто сложно бывает доказать подобные споры, поскольку для этого потребуется доказательства нереальности сделки и раскрытие налоговой схемы.
Штрафы по некорректной первичке (ст.120 и ст. 122 НК РФ) за нарушение в одном налоговом периоде могут составить 10 000 руб., за два или более периода 30 000руб. Из-за нарушения при занижении налоговой базы штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000руб. Налоговые инспекторы не вправе за одно и тоже нарушение применять сразу два штрафа по ст.120 и по ст.122 НК РФ.
http://chetovodi.ru