Бухгалтерский учет электронных билетов

Если организация приобретает проездные билеты на транспорт, то находящиеся в кассе оплаченные проездные билеты учитываются на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

Дт 50 — Кт 60 — при приобретении непосредственно у агентства или у самой авиакомпании;

Дт 50 — Кт 71- при приобретении через подотчетное лицо.

При этом сам по себе билет является лишь договором перевозки (воздушной, железнодорожной или иной). На момент приобретения билетов услуга по перевозке еще не оказана, то есть приобретение билета свидетельствует не об оказании услуги, а только о заключении договора. Таким образом, в общем случае проездные билеты приходуются на счет 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». Однако организация может принять решение об учете стоимости проездных билетов (в первую очередь — электронных!) на счете учета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). В этом случае при направлении работника в командировку организация не отражает задолженность работника в сумме стоимости билетов.

По возвращении из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах. При этом, исходя из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, стоимость билетов в авансовом отчете указывается, только если электронные билеты после приобретения учитывались в составе денежных документов.

На основании чека электронного терминала, распечатанных электронных билетов со штрихкодом, командировочного удостоверения (форма N Т-10) и утвержденного авансового отчета организация списывает дебиторскую задолженность и признает стоимость проезда в данном случае в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). При признании расхода производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60 в зависимости от выбранного варианта учета электронных билетов. Таким образом, бухгалтерская запись Дт 44 — Кт 60 может быть произведена только после утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

В соответствии с п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки внутри РФ, включая расходы на проезд. Данные вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику услуги по перевозке. Такими документами могут являться: чек электронного терминала об оплате с выделенным НДС и распечатки электронных билетов (письмо минфина от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476) или железнодорожный билет, как бланк строгой отчетности, с выделенной в нем суммой НДС.

Согласно п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

При командировках внутри России в электронных билетах может выделяться НДС, при этом сам электронный билет является документом строгой отчетности. В целях налогообложения прибыли командировочные расходы, включая расходы на проезд работников к месту командировки и обратно, признаются прочими расходами (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы подтверждаются чеком электронного терминала об оплате, распечатками электронных билетов, посадочными талонами и командировочным удостоверением, подтверждающим нахождение работника в месте командировки. Указанные расходы признаются после утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) (www.rg.ru).