Замена отпусков денежным эквивалентом не допускается. В ст. 127 Кодекса закреплено право работника на компенсацию за все неиспользованные дни отпуска при увольнении. Статья 126 Трудового кодекса предусматривает выплату денег вместо предоставленного отдыха, только если отпуск более 28 дней или сотрудникам положен дополнительный отдых. В соответствии с п. 8 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Трудовое законодательство не только не препятствует работодателю выплачивать увольняемому работнику компенсацию за все неиспользованные отпуска независимо от количества лет, за которые накопились такие отпуска, но и прямо обязывает работодателя поступать именно таким образом.

Таким образом, Ваша компания обязана выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск данным работникам.

Вместе с тем, для минимизации расходов целесообразно предпринять следующие действия:

1. Определите категории работников, которым положен дополнительный отдых и возможна замена отпуска деньгами. Соответственно подсчитайте затраты и осуществите необходимые выплаты данным категориям работников.
2. В дальнейшем придерживайтесь установленного графика отпусков. Информируйте заранее работника об отпуске, что позволит минимизировать накопление отпусков в будущем. В случае, если работник по какой-то причине не может пойти в отпуск, то с него требуется взять объяснение. Обратите также внимание на то, что непредоставление отпуска более 2 лет подряд не допускается.
3. Составьте график предоставления неиспользованных отпусков. Вместе с тем, данная мера может быть установлена только с согласия работника. Однако многие работники заинтересованы в использовании некоторых дней отпуска, например, работникам требуется дни для посещения органов исполнительной власти, медицинских учреждений и т.д. В этом случае для работодателя не выгодно предоставлять работнику отпуск «за свой счет», поскольку это будет способствовать накоплению дней очередного отпуска.
4. Создайте резерв для выплат за неиспользованные отпуска, что позволит не единовременно списывать затраты, а накапливать в резерве данные расходы. Количество лет, за которые у работника накопились неиспользованные отпуска, влияет лишь на размер расхода налогоплательщика.

Также компании используют кардинальный метод формального увольнения работника с целью осуществления всех выплат, поскольку формально можно принять работника обратно в любое время. Компенсации работнику в связи с увольнением не облагаются страховыми взносами, но это и вызывает ряд проблем, поскольку в этом случае налоговые органы постараются доказать, что увольнение было фиктивным. Вместе с тем, в Письме от 20 мая 2005 г. N 03-03-01-02/2/90 Минфин России указал следующее: «…если речь ведется о выплате компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении работника, то вопрос решается однозначно — все суммы выплачиваемой компенсации (включая суммы компенсации за прошлые годы) подлежат принятию в целях налогообложения по налогу на прибыль». Таким образом, при условии соблюдения всех требований трудового законодательства рассматриваемые расходы могут уменьшать налоговую базу независимо от количества лет, за которые у увольняемого работника накопились неиспользованные отпуска.

Некоторые работодатели используют систему, при которой составляется график отпусков и работники вне зависимости от того, пошли они в отпуск или нет, отмечаются табели рабочего времени как находящиеся в отпуске, соответственно расчет отпускных тоже облегчается. Однако данная схема имеет ряд недостатков. Во-первых, в случае проверки, осуществляемой трудовой инспекцией или налоговыми органами, работодателю необходимо будет представлять доказательства, в соответствии с которыми работник был отозван из отпуска. Во-вторых, работодателю не нужно забывать, что имеются судебные риски в случае, если подпись на документе поставит работник, формально находящийся в отпуске. В-третьих, большие проблемы могут возникнуть в случае несчастного случая, произошедшего с работником, находящемся в отпуске.