Кассовая дисциплина 2015

Для соблюдения кассовой дисциплины в 2015 году важно разобраться, как устанавливать кассовый лимит, применять ККТ и оформлять кассовые документы. Также важно помнить, что для наличных расчетов есть свои правила.

Порядок ведения кассовых операций

Чтобы не нарушать кассовую дисциплину в 2015 году, все кассовые операции надо вести согласно порядку, утвержденному указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Данный порядок ведения касовых операций действует с 1 июня прошлого года.

Напомним основные изменения в порядке ведения кассовых операций.

Лимит кассы.Теперь все компании вправе сами выбрать, рассчитать лимит кассы из объема поступлений или выдачи наличных (абз. 2 п. 2 указания № 3210-У).

Собственный лимит остатка кассы нужен всем подразделениям, которые сдают наличную выручку в банк, а не в головной офис (абз. 4 п. 2 указания № 3210-У).

Причем, если компания утверждает отдельные лимиты для головного офиса и подразделений, безопаснее считать их из одинаковых показателей-либо из объема поступлений наличных, либо из объема их выдачи. Правда, как мы выяснили в опрошенных инспекциях, они будут не против лимитов из разных показателей. Кроме того, как подтвердили инспекторы, можно взять в расчете и разные периоды: расчетный и период между днями сдачи денег в банк.

 

Исправление и заполнение кассовой книги. Компаниям можно исправлять кассовую книгу и другие документы, предусмотренные указанием, за исключением кассовых документов. К ним относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.7 указания № 3210-У). За дни, в которых не было наличных расчетов, кассовую книгу составлять не требуется (п. 4.6 указания № 3210-У).

Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления, заверить правки подписью сотрудника, который оформлял документ, и расшифровать ее (поставить фамилию и инициалы).

Передача кассовой книги. Компании могут самостоятельно определять, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головной офис копию листа кассовой книги (п. 4.6 указания № 3210-У). Главное, успеть передать документы до составления бухгалтерской отчетности. К примеру, если компания составляет только годовой баланс, то копии книги достаточно передавать раз в год, например в декабре. Если компания формирует промежуточную квартальную отчетность, то получать от подразделения документы надо в конце каждого квартала.

Упрощение порядка для малых компаний и предпринимателей. Компании и индивидуальные предприниматели вправе не утверждать лимит кассы (абз. 10 п. 2 указания № 3210-У). А для бизнесменов действует еще больше льгот. Подробнее об упрощенных правилах — здесь.

Визирование расходных ордеров. Расходники и приходники могут подписывать главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир. Только если руководитель сам ведет бухучет, то он и ставит автограф на документе за главбуха (п. 4.3 указания № 3210-У).

В подтверждение о принятии наличных кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Кассир ставит только штамп, а расписываться не должен (п. 5.1 указания № 3210-У). Тем не менее, как и в случае с подписью руководителя на расходнике, на квитанции к приходному ордеру есть место для подписи кассира. Поэтому покупателям при получении квитанции стоит просить кассира поставить визу на ней.

Сумму, которую получает «физик», можно сразу напечатать в расходном ордере прописью и цифрами. А получатель поставит только подпись. Это следует из пункта 6.2 указания № 3210-У.

Передача денег между кассирами. Деньги, переданные между старшим и рядовыми кассирами, отражаются в книге учета (по форме КО-5). В них надо записать сумму переданных наличных.

Заявление на подотчет. На заявлении о выдаче наличных под отчет сотрудник может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 указания № 3210-У). Руководитель может написать сумму, только если она отличается от той, которую просит выдать сотрудник. То же самое касается и срока выдачи денег.

Приходный кассовый ордер на бланки. Все бланки строгой отчетности по окончании дня компания вправе оформить один приходный кассовый ордер (п. 5.2 указания № 3210-У).

Передача платежной ведомости на подпись главбуху. Кассир в последний день выдачи зарплаты передает расчетно-платежную или платежную ведомость на подпись главбуху или бухгалтеру (п. 6.5 указания № 3210-У).

Сдача денег обособленным подразделением.Представитель обособленного подразделения может передавать деньги непосредственно в кассу компании или на расчетный счет сам или через инкассатора (п. 3 указания № 3210-У). Но сдать деньги на почту для передачи на счет компании не получится.

 

Порядок расчетов наличными

Сделки, на которые распространяется лимит. Предельный размер наличных, которыми компания вправе рассчитываться в рамках одного договора с другой организацией или предпринимателем, не изменился и равен 100 тыс. рублей. Лимит по одному договору действует, даже если контракт уже закончился. Например, у компании истек договор аренды, она освободила помещение, но за ней числится долг. Погасить его наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей. И только если ранее по этому же договору арендатор не платил наличными.

Цели расходования наличных. Компании вправе тратить наличную выручку строго на определенные цели. Запрещено расходовать выручку на расчеты по аренде недвижимости, выдачу и возврат займов и т. д. (п. 4 указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У). Иначе возможен штраф до 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ.

На что можно расходовать наличную выручку:
— выдачу сотрудникам зарплаты, пособий, подотчетных;
— оплату поставщикам и заказчикам товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (кроме аренды недвижимости);
— возврат денег покупателям за товары, работы, услуги, оплаченные наличными.

На что запрещено тратить наличную выручку:
— аренду недвижимости;
— выдачу и возврат займов;
— операции с ценными бумагами;
— проведение азартных игр.

Спорные вопросы ведения кассовых операций и применения ККТ

Утрата журнала кассира-операциониста. В случае если компания утеряла журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, его стоит восстановить. Это регистр учета, и он необходим, чтобы контролировать поступление наличной выручки и показания счетчиков (постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Если журнал включал данные за один налоговый период, инспекторы вправе оштрафовать за его отсутствие на 10 тыс. рублей. А если в него вошли два и больше налоговых периода, то уже на 30 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ).

Компания вправе восстановить журнал, который потеряла. Единых правил для этого нет. На практике обычно за предыдущие периоды действующий кассир заполняет новый журнал по данным Z-отчетов. В журнале расписываются кассир и администратор. А заполненный журнал кассира-операциониста компания представляет для регистрации в налоговую.

Уведомление о снятии кассы с учета. Налоговики могут сами снять с учета одну из кассовых машин и уведомить об этом компанию. Например, ту модель, которую исключили из реестра. При этом у кассы может закончиться нормативный срок амортизации, и компания ее больше не использует. В этом случае у компании нет обязанности подавать заявление (п. 19 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470.). Но если уведомление из налоговой пришло позже, чем истек срок амортизации кассы, то компанию могут оштрафовать за то, что она использовала кассу. За такое нарушение возможен штраф до 40 тыс. рублей по статье 14.5 КоАП РФ.

Компания не вправе пробивать чеки со дня, когда кассу сняли с учета. Инспекторы должны уведомить о снятии с учета ККТ не позднее дня, следующего за днем, когда истек нормативный срок ее амортизации (п. 85 Административного регламента, утв. приказом Минфина России от 29.06.12 № 94н). Но пока компания не получила уведомление, она сама должна контролировать дату истечения срока амортизации кассы (п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).

Нумерация справки-отчет кассира. В законодательстве нет требований к номерамсправки-отчета кассира-операциониста (постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Поэтому порядок нумерации компания может разработать сама. Например, можно начинать нумерацию с единицы каждый месяц, квартал, год. Но справка — первичный документ, поэтому порядок его заполнения, в том числе нумерации, надо закрепить в учетной политике (письмо ФНС России от 23.06.14 № ЕД-4-2/11941).

Если у компании, например, два обособленных подразделения, чтобы не запутаться в справках кассира, можно нумеровать справки цифрами и буквами. В состав номера могут входить не только цифры, но и цифры с буквами, а также разделительные знаки.

Замена квитанции с ошибкой. Если у компании своя форма квитанции и в ней возникли ошибки, например в строке «Сумма прописью», можно не исправлять такой документ. Главное, чтобы бланк строгой отчетности был заполнен четко и разборчиво. Вносить исправления в бланк нельзя (п. 10, 20 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Взамен испорченного бланка надо оформить новый, а испорченный перечеркнуть, сдать сотруднику, который отвечает за хранение бланков. Хранить такие бланки надо не менее пяти лет, а потом уничтожить (п. 19 Положения № 359).

www.gazeta-unp.ru