Чиновники Минфина признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу (письмо от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников

В представленном письме чиновники признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу. Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт:

• комфортно;
• упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником расходов;
• повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Эту позицию Минфин России озвучил еще в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

Разъяснения от Банка России

Выдача работникам авансов в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях — на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателя, — предусмотрена Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ст. 137).

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Пункт 10 данного Положения гласит: работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточных.

Можно ли выдавать подобные авансы в безналичной форме — путем перечисления на банковскую карточку работника? Трудовое законодательство ответа не дает.

Неясно одно — почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов…

Между тем выдачу наличных денег может осуществить не только кассир (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), но и банкомат (п. 1.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П). Кроме того, работник для оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) может использовать не только наличность, но и свою банковскую карту (п. 2.3 Положения № 266-П).

Разъясняя применение Положения № 266-П, Банк России письмом от 24.12.2008 № 14-27/ 513 сообщил: вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. К компетенции Банка России он не относится. Впоследствии эту позицию поддержал и Минфин России — в письме от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966. Но ее можно распространить на любые авансы, выданные работникам под отчет.

К сожалению, комментируемое письмо не содержит ссылки на упомянутое разъяснение Банка России. Но и Минфин России не уполномочен давать разъяснения, относящиеся к сфере труда или денежного обращения.

Карта — «зарплатная» или любая?

Комментируемое письмо дублирует основной вывод письма Минфина России № 02-03-10/ 37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/ 5.2-554 от 10.09.2013. Разница между ними в том, что прежнее письмо адресовано муниципальным образованиям. А новое разъяснение распространяется на все организации. Причем вне зависимости от системы налогообложения. Ведь в компаниях на «упрощенке» для подотчетных лиц особые правила не предусмотрены.

Неясно одно — почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов.

Обслуживание «зарплатного» проекта удобно для компании тем, что перечисление зарплаты производится одним платежным поручением (общей суммой) с приложением реестра, в котором указаны выплаты отдельным сотрудникам. Однако каждая банковская карта, выданная в рамках «зарплатного» проекта, имеет самостоятельное значение и в равной степени может использоваться для зачисления на нее средств в индивидуальном порядке.

Кроме того, выплату как зарплаты, так и суммы иного назначения можно производить на любую банковскую карту работника. А главное — ошибочно думать, что реестр составляется исключительно на получателей, обслуживаемых одним банком. В случаях, предусмотренных договором, плательщик может составлять распоряжение на общую сумму с реестром в целях перевода денежных средств нескольким получателям, обслуживаемым разными банками (п. 1.17, п. 1.19 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).

Каких-либо функциональных преимуществ «зарплатная» карта, выдача которой инициирована работодателем, не имеет, и открытый к ней банковский счет работодателю никоим образом не подконтролен.

Поэтому предписание Минфина о перечислении «подотчетных» денег исключительно на карту, выданную в рамках «зарплатного» проекта, не имеет под собой правовых оснований. «Зарплатной» может считаться любая карта по счету, указанному работником для выплаты заработной платы (ч. 3 ст. 136 ТК РФ).

Организационное решение

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Именно в этих документах необходимо закрепить возможность использования личных карт работников при расчетах под отчет. Причем с локальным актом работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 68 ТК РФ).

Учетная политика не является локальным нормативным актом (вопреки оговорке, допущенной в комментируемом письме). Поэтому ограничиваться закреплением в ней решения о расчетах с подотчетными лицами через личные карты недостаточно. Тем не менее, как может выглядеть такой ее элемент, показывает пример.

ПРИМЕР

Пункт 2.11 Учетной политики Федерального агент- ства по техническому регулированию и метрологии, утвержденной приказом Росстандарта от 28.12.2012 № 1210, содержит следующие положения:

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и в безналичном порядке.

Выдача денежных средств под отчет на команди- ровочные расходы на территории Российской Феде- рации в рублях и компенсация документально под- твержденных хозяйственных расходов безналичным способом осуществляются по заявлению подотчетно- го лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника, открытый в кре- дитной организации с применением банковских карт, используемых в рамках зарплатного проекта.

По мнению автора, требования, изложенные в пункте 6.3 Указания № 3210-У, в том числе о необходимости оформления заявления, остаются в силе. В случае использования карты кассира заменяет банкомат.

Риски при использовании карты

Цель перечисления должна быть раскрыта в поле «Назначение платежа» платежного поручения. В противном случае налоговые инспекторы попытаются обвинить работодателя в неудержании НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу № А52-174/2007). Попутно возникнет вопрос о доначислении на эту сумму взносов на обязательное социальное страхование. Ведь карта как-никак «зарплатная».

Следующий этап «обороны» — авансовый отчет о расходовании денег. Тут придется вспомнить, что унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) рассчитана на выдачу наличных из кассы. В условиях их выдачи через банковскую карту форму авансового отчета необходимо видоизменить. И тут возникает главный вопрос: как подтвердить зачисление денег на карту? Ведь можно представить ситуацию, когда средства со счета работодателя списаны, а на счет работника так и не поступили.

Поступление средств на банковский счет работника подтверждается выпиской по этому счету, которую работник прилагает к авансовому отчету. Банкомат может формировать ее за плату, которую тоже возмещает работодатель. На сумму выданных наличных банкомат печатает чек.

И последнее. Факт поступления наличных от работодателя остается зафиксированным по счету работника. А поскольку налогоплательщиком является именно работник, нельзя исключить претензии о неуплате НДФЛ именно к нему. При таких обстоятельствах подотчетнику необходимо выдать на руки расписку о принятии к проверке авансового отчета. Такой «корешок» он должен хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Е.Ю. Диркова, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»