Зачем устанавливать лимит по кассе?

Существует несколько доводов в пользу установления лимита по кассе:

  1. Установление лимита по кассе закреплено законодательно в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П);
  2. Без установленного лимита по кассе практически невозможно открыть расчетный счет в банке;
  3. В случае, если лимит по кассе не установлен, это является нарушением законодательства и приводит к штрафным санкциям. Согласно статье 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;

— на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

В соответствии со ст.4.5 КоАП привлечь к административной ответственности могут в течение двух месяцев со дня, когда был превышен лимит.

4. Возможны судебные споры при нарушении лимита по кассе. В качестве примера можно привести Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2012 по делу N А56-44496/2011.

В данном судебном решении суд пришел к выводу о том, что нарушениями законодательства является:

— осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

— несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

— накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Аналогичный вывод сделан в Постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.02.2012 по делу N А12-20502/2011.

При этом нарушением, ведущем к административной ответственности, относится отсутствие либо искажение учета поступивших или не поступивших в кассу наличных денежных средств (части денежных средств).

В Письме ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195 налоговый орган также обращает внимание на вышеуказанные нарушения.

Вместе с тем, следует отметить, что законодательством РФ не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей открывать счет в банке. Однако юридические лица и индивидуальные предприниматели не освобождается от обязанности, установленной п. 1.4 Положения, по хранению на банковских счетах в банках наличных денег сверх установленного лимита. Следовательно, если лимит превышен, для исполнения указанной обязанности юрлицо или предпринимателю необходимо открыть счет в банке.

Так как же правильно определить кассовый лимит, чтобы не нарушить законодательство?

Для того, чтобы определить лимит по кассе, нужно воспользоваться формулой, установленной в Положении о порядке ведения кассовых операций. В данном документе определены две основные формулы:

— одна используется, если известен ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

— вторая используется, при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Так, отсутствие поступлений наличных денег возможно:

— при наличии безналичных расчетов;

— при наличии расчетов путем использования Интернет-банкинга;

— при наличии расчетов путем осуществления почтовых переводов.

Однако чаще все-таки используется первая формула расчета лимита по кассе.

Формула 1

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

— период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

Максимальный расчетный период при этом составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Рассчитаем лимит по данной формуле.

Индивидуальный предприниматель Черкасов при расчете лимита по кассе использует следующие показатели.

P — расчетный период с 01.02.2013 по 28.02.2013.

Расчетный — 28 дней;

Nc — период времени между днями сдачи в банк денежной наличности (инкассация) — 2 рабочих дня;

V — объем выручки от реализации товаров (работ, услуг) за расчетный период составляет 157 000 руб.

Используя формулу 1 рассчитаем лимит остатка денежных средств.

157 000/ 28 * 2 = 11 214 рублей

Однако часто требуется установить лимит по кассе, воспользовавшись другой формулой.

Формула 2

,

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

R — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях

Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях

— период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях.

Рассчитаем лимит по данной формуле.

Индивидуальный предприниматель Черкасов осуществляет только безналичные расчеты и при расчете лимита по кассе использует следующие показатели.

R — объем выдач наличных составляет 75 000 руб.

P — расчетный период с 01.02.2013 по 28.02.2013.

Расчетный — 28 дней;

Nn — получение по денежному чеку наличных денежных средств из банка осуществляется 2 раза (вместе с заработной платой);

Используя формулу 2 рассчитаем лимит остатка денежных средств.

75 000/ 28 * 2 = 5 357 рублей

На практике может возникнуть ситуация, когда работникам денежные средства не выдаются из кассы, а переводятся на банковские карты. Приобретение инструментов, материалов, запасов также производится по безналичному расчету.

В этом случае средства просто не выдаются на руки.

В случае если объем выдачи наличных денежных средств из кассы организации за расчетный период равен 0 руб. (денежные средства перечисляются подотчетному лицу на банковскую карту), то остаток в кассе организации на конец дня, равный внесенной подотчетным лицом неиспользованной сумме, будет считаться сверхлимитным. Данная сумма из кассы должна быть внесена на банковский счет организации.

Таким образом, воспользоваться формулой для расчета лимита по кассе достаточно просто.

Лимит остатка наличных денег определяется в рублях. При этом для округления лимита остатка наличных денег до рубля могут применяться правила математического округления (Письмо Банка России от 24.09.2012 N 36-3/1876).