Как подтвердить отправку документа в ФНС?

В случае отправки документа по почте подтвердить отправку возможно: по почтовому штемпелю, проставленному на конверте; по почтовому штемпелю, проставленному на описи вложения; почтовой квитанцией о приеме заказного письма. Отправка документов по каналам электронной связи можно подтвердить: формируемым специализированным оператором связи или инспекцией электронным документом; подтверждением о получении документа; квитанцией о приеме документа.

Согласно статье 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме вместе с документами, которые должны прилагаться к налоговой декларации (расчету). Налогоплательщики вправе представить документы, которые в соответствии с НК РФ должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронной форме.

При отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки (ст.80 НК РФ).

Вместе с тем, полный перечень документов, которыми можно подтердить почтовую отправку в законодательстве отсутствует.

В Постановлении ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А40/9406-07 по делу N А40-70124/06- 114-463 суд пришел к выводу о том, что отправку подтверждает почтовая квитанция о приеме заказного письма. Своевременным представлением налоговой декларации по почте является ее сдача на почту до 24 часов последнего дня срока. Своевременная подача декларации подтверждается почтовой квитанцией о приеме заказного письма, а не календарным штемпелем на конверте.

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 10.09.2007 N Ф04-6097/2007(37903-А81-34) по делу N А81-2017/2006 в качестве подтверждающего документа суд принял реестр налоговой отчетности. Суд установил, что дата календарного штемпеля на конверте проставлена неверно. Фактическую дату отправки декларации суд определил по представленной налогоплательщиком почтовой квитанции и реестру налоговой отчетности.

Также в качестве подтверждения может использоваться опись вложения с отметкой почтового отделения. В Постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2008 N КА-А40/1740-08 по делу N А40-31485/07-117-183 суд пришел к выводу о том, что компания подтвердила своевременное отправление декларации описью вложения с отметкой отделения связи о принятии почтового отправления.

Кроме того, компания может использовать подтверждение оператора, в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения. В Постановлении ФАС Центрального округа от 20.01.2010 по делу N А48-3286/2009 суд пришел к выводу о неправомерном привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение срока представления декларации, признав, что декларация в электронном виде представлена своевременно. Данный вывод суд сделал, основываясь в том числе на «подтверждении оператора», в котором были зафиксированы дата и время отправки сообщения.

Если уведомление об отправке корреспонденции не сохранить, то такое отправку письма или документации подтвердить будет нельзя. В качестве примера можно назвать Постановление ФАС Поволжского округа от 22.08.2013 по делу N А55-35672/2012. В данном решении суд указал, что документов, подтверждающих, что данное уведомление имеет отношение к направлению ответчику письма представлено не было.

Но судебная практика в отношении подтверждения отправки документов противоречива. В некоторых случаях суды поддерживают компании в случае, если из копий почтовых квитанций и реестра почтовых отправлений невозможно установить, что конкретное требование направлено конкретному налогоплательщику (Постановления ФАС Московского от 28.06.2012 N А40-118754/11-116-321 и Центрального от 26.07.2011 N А35-9210/2010 округов). Или же если в реестре отсутствует штрихкодовый идентификатор (Постановление ФАС Московского округа от 20.01.2011 N КА-А41/17022-10).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об электронной подписи»).

Начиная с 1 января 2014 г. плательщики НДС (в том числе являющиеся налоговыми агентами) обязаны представлять декларации по данному налогу только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (абз. 1 п. 5 ст. 174 НК РФ). На основании письма от 18.02.2014 N ГД-4-3/2712 налоговое ведомство также сообщило, что декларацию по НДС в электронной форме нужно подавать начиная с отчетности за I квартал 2014 г.

В случае отправки декларации в электронном виде подтверждением отправки будут являться следующие документы. Приказом ФНС России от 30 января 2012 г. N ММВ-7-6/36@ были установлены форматы следующих документов, подтверждающих отправку электронного документа:

— информационное сообщение об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;

— извещение о получении электронного документа;

— подтверждение даты отправки документа;

— подтверждение даты получения документа;

— уведомление об уточнении электронного документа.