Универсальный передаточный документ может использоваться для подтверждения затрат. Причем не только на общей системе налогообложения, но и в случае применения «упрощенки».
Для чего нужен универсальный документ
Универсальный передаточный документ (УПД) был разработан ФНС России на основе счета-фактуры. При этом были учтены такие формы по передаче материальных ценностей, как ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН (письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).
Отметим, что УПД является рекомендуемой формой (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402@).
Вместе с тем ценность универсального документа заключается в том, что он может использоваться и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Ведь помимо необходимых сведений, предусмотренных для счета-фактуры, УПД содержит обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).
Разобраться в целевом назначении универсального документа поможет такой его показатель, как статус. Он указывается в левом верхнем углу и может принимать следующие значения:
1 — при использовании документа одновременно для бухгалтерского и налогового учета;
2 — при применении документа только для оформления фактов хозяйственной жизни.
В последнем случае не нужно заполнять следующие реквизиты, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры:
«К платежно-расчетному документу» (стр. 5 УПД);
«В том числе сумма акциза» (гр. 6 УПД);
«Налоговая ставка» (гр. 7 УПД);
«Цифровой код страны происхождения товара» (гр. 10 УПД);
«Краткое наименование страны происхождения товара» (гр. 10а УПД);
«Номер таможенной декларации» (гр. 11 УПД).
Заметим, что статус носит информационный характер (приложение № 4 к письму № ММВ-20-3/96@). Фактически он определяется наличием или отсутствием в УПД всех показателей, обязательных для первичных документов или счетов-фактур.
Обратите внимание: УПД может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В письме ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики согласились с тем, что компания имеет право подтверждать расходы электронной «первичкой». При условии, что она признается равнозначной документам, составленным на бумажном носителе. Использование электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Порядок применения универсального документа отражается в бухгалтерской и налоговой учетной политике или в отдельном приказе руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, абз. 5 ст. 313 Налогового кодекса РФ). При этом рекомендуется указать:
— форму документа, которая будет использоваться (рекомендованная налоговиками или с дополнительными реквизитами);
— объем фактов хозяйственной деятельности, которые будут фиксироваться с помощью УПД;
— перечень контрагентов, операции с которыми будут учитываться с помощью такой «первички».
УПД в налоговом учете
Универсальный документ можно использовать не только для принятия к вычету НДС, но также и для подтверждения налоговых расходов.
Вычет налога на добавленную стоимость
Если универсальный документ имеет статус 2, но при этом заполнены обязательные для счета-фактуры поля, то компания вправе воспользоваться вычетом по налогу на добавленную стоимость. Для этого нужно зарегистрировать УПД в книге покупок в момент, когда возникнет такое право (п. 2 разд. II приложения № 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Однако прежде всего надо проверить наличие в универсальном документе обязательных реквизитов, предусмотренных для счета-фактуры пунктами 5, 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Напомним, к ним относятся номер и дата составления документа, названия, ИНН и адреса продавца и покупателя, данные о грузоотправителе и грузополучателе, номер расчетно-платежного документа. Кроме этого должны быть указаны количественные и стоимостные характеристики товара, а также ставка и сумма налога. Все эти сведения отражаются по строкам 1–7 и графам 1–11 УПД. Важно также наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных лиц.
При этом ошибки, не препятствующие налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму НДС, не являются основанием для отказа в вычете.
Отметим, что универсальный документ не заменит ни корректировочный, ни авансовый счет-фактуру. То есть, например, он не дает права на вычет сумм налога, уплаченного в составе предоплаты. Следует это из перечня операций (приложение № 2 к письму № ММВ-20-3/96@), для оформления которых он может использоваться. К их числу относятся: отгрузка товаров, передача имущественных прав, результатов выполненных работ, подтверждение фактов оказания услуг.
Напомним, торговые компании, применяющие «упрощенку», не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Тем не менее они могут вместо товарных накладных и актов использовать рекомендованную форму УПД, указав в ней статус 2. В этом случае в документе будут отсутствовать такие показатели, как ставка и сумма налога.
Возможность использования универсального документа теми организациями, которые применяют специальные налоговые режимы, подтверждается письмом № ММВ-20-3/96@. Факт оформления ими такой «первички» не повлечет за собой обязанности по исчислению и уплате НДС в бюджет.
Подтверждаем затраты
Согласно статье 313 Налогового кодекса РФ, подтвердить данные налогового учета могут первичные документы. К их числу относится и УПД — ведь состав его реквизитов соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ.
Поэтому при использовании универсального документа в качестве «первички» необходимо лишь убедиться в том, что он содержит следующие обязательные сведения (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
— наименование документа и дату его составления;
— название организации;
— содержание факта хозяйственной жизни;
— величину ее натурального или денежного измерения с указанием их единиц;
— наименование должностей лиц, совершивших сделку или операцию, а также тех, кто является ответственным за оформление;
— подписи, фамилии, инициалы этих лиц.
Причем при соблюдении перечисленных требований универсальный документ подтвердит расходы не только при расчете налога на прибыль, но и в случае применения спецрежима в виде упрощенной системы налогообложения.
На это обратили внимание чиновники в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@. Ведь в соответствии с пунктом 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами, оформленными по российскому законодательству.