Заказ-наряд на ремонт автомобилей следует хранить не менее 5 лет после отчетного года, в котором проводился ремонт. Договоры купли-продажи новых автомобилей следует хранить не менее 5 лет после истечения срока их действия.
Обоснование вывода:
Согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. При этом экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Отметим, если разными федеральными законами или нормативными правовыми актами установлены различные сроки хранения одних и тех же документов, руководствоваться следует требованиями, устанавливающими максимальный срок хранения таких документов. Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налогообложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет после отчетного года.
Вопросы хранения документов регламентируются также следующими нормативно-правовыми актами:
— Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105;
— Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), которые, однако, с учетом специфики предмета регулирования в большинстве случаев на негосударственные организации не распространяются;
— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).
При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
Отметим, что в Перечне приводится минимальный срок хранения документов. В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В соответствии с п. 838 Перечня документы о ремонте транспортных средств (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) следует хранить 3 года.
Исходя из того, что заказ-наряд содержит перечень оказываемых услуг (выполняемых работ), перечень запасных частей и материалов, предоставленных исполнителем, их стоимость и количество (п. 15 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290), полагаем, что его следует отнести к первичным учетным документам. А в соответствии с п. 362 Перечня первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие) должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.
Таким образом, полагаем, что заказ-наряд на ремонт автомобилей следует хранить не менее 5 лет после отчетного года, в котором проводился ремонт.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:
1) в статьях, содержащих конкретное название договора;
2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора.
Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.
В п.п. 439-451 Перечня перечислены разные виды договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). Договоры купли-продажи транспортных средств отдельно не указаны в других статьях Перечня.
При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.
В связи с этим полагаем, что договоры купли-продажи новых автомобилей следует хранить не менее 5 лет после истечения срока их действия (garant.ru).