Официальная позиция Минфина заключается в том, что акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом, только если его составление необходимо в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором. Данный вывод содержится в письме Минфина России от 20.08.2007 N 03-03-06/1/576. Таким образом, акт является обязательным, если соответствующее условие оговорено в договоре.

Накладная служит документом, подтверждающим приемку-передачу товара. Ее форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132. В соответствии с вышеуказанным постановлением она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно — материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно — материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

При этом обратите внимание на тот факт, что отсутствие или неправильное указание каких-либо реквизитов в товарных и товарно-транспортных накладных, по которым передается результат выполненной работы, не является основанием для освобождения заказчика от обязанности оплаты работы. Данный вывод следует из судебной практики (Определение ВАС РФ от 21.07.2010 N ВАС-9837/10 по делу N А53-12439/09)

Товарная накладная может быть оформлена как в бумажном виде, так и в электронном.

В Письме Минфина России от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491 сообщается, что накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком.