Покупку автомобиля необходимо прежде всего правильно оформить.
К документам, которые подтверждают расходы, относятся следующие:
1. Договор купли-продажи автомобиля;
2. Счет-фактура;
3. Акт приема-передачи;
4. Чеки контрольно-кассовой техники.
Также у индивидуального предпринимателя должна храниться ПТС, оформленная не на физическое лицо, а на индивидуального предпринимателя.
Данные затраты должны быть отражены в книге доходов и расходов.
При этом следует учитывать, что налоговые органы вправе потребовать от налогоплательщика документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты налогов и сборов, а также документы, подтверждающие правильность их исчисления (пп.1 п. 1 ст. 31 НК РФ). Этому праву соответствует обязанность налогоплательщика подчиниться правомерному требованию налоговиков о представлении документов (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Документом, подтверждающим производственную направленность использования ИП автомобиля в предпринимательской деятельности, является путевой лист.
Обязательные реквизиты, а также порядок заполнения путевых листов, которые применяют, в том числе и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевые листы должны оформляться при всех поездках индивидуального предпринимателя.