Право работодателя поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, закреплено в ст. 191 ТК РФ. В частности, работодатель может объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии. Этот перечень не является закрытым: другие виды поощрения работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Вместе с тем, часто на практике индивидуальные предприниматели под подарками понимают буквально все, что предоставляют дополнительно работнику: и денежные средства, и путевки, и материальные ценности, как собственного производства, так и приобретенные на стороне, клубные карты в спортзал, добровольное медицинское страхование. При этом в зависимости от видов так называемых подарков будет зависеть их документальное оформление и налогообложение. Следует выделить отдельные виды так называемых подарков: — материальные ценности, в том числе клубные карты; — денежные средства, которые лучше оформлять как материальную помощь; — добровольное медицинское страхование; — подарочные сертификаты. В целях минимизации рисков следует закрепить порядок предоставления данных видов льгот и подарков в локальном акте, например, в Положении о премировании или в Положении о заработной плате. Таким образом, индивидуальный предприниматель сможет, во-первых, ознакомить работника заранее с порядком предоставления подарков, а во-вторых, избежать налоговых рисков. Документами, подтверждающими целевой характер производимых расходов, являются: —

приказ (распоряжение) руководителя учреждения о проведении мероприятия;

— план проведения мероприятия;

— счет (счет-фактура),

товарная накладная на приобретение подарков;

— договор, заключенный с поставщиком подарков .

При этом возможна розничная покупка подарков, которая будет подтверждаться соответствующими чеками, товарными накладными. План проведения мероприятия может отсутствовать в случае, если подарки вручаются лично сотрудникам и не отражаются как представительские расходы. При выдаче подарка работникам оформляем приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы N Т-11, N Т-11а <14>) и ведомость в произвольной форме. Необходимо помнить, что если используются документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то они должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, а именно:

— наименование документа,

— дату составления,

— наименование ИП, фирмы,

— содержание хозяйственной операции,

— измерители (в денежном и натуральном выражении),

— наименование должностных лиц и их личные подписи.

Если подарок дороже 3000 руб., не следует забывать и о договоре дарения, заключаемом в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ) .